Zlecenia i etapy

Zlecenie to jedna robota dla jednego klienta. Lista zleceń jest w menu Zlecenia.

Nowe zlecenie

Kliknij Nowe zlecenie (na „Dziś”, na liście zleceń, na stronie klienta albo w kalendarzu na konkretnym dniu).

• Preset zlecenia — na samej górze okna. Wybrany wypełnia usługę, lokalizację, cenę, pytania do klienta i listę zadań, a przy wycenie podpowie swoje pozycje.
• Klient — lista wszystkich klientów alfabetycznie, przewijana. Pole nad nią zawęża listę po imieniu, nazwisku albo e-mailu (polskie znaki nie mają znaczenia: „zolc” znajdzie „Żółć”); gdy pasuje jeden klient, Enter go wybiera. Nie ma go na liście? Przycisk Dodaj „…” jako nowego klienta przełącza na Nowy klient z wpisanym imieniem — wystarczy imię.
• Nazwa robocza — jak chcesz je widzieć na liście. Jedyne pole obowiązkowe. Tylko dla Ciebie — klient jej nigdy nie widzi.
• Usługa — co robisz („Sesja rodzinna w plenerze”, „Film ślubny”). Widzi ją klient: w Strefie klienta, w tytule wyceny, w umowie, na fakturze. W wiadomościach to {typ_sesji}.
• Lokalizacja, Data, Godzina — jeśli już wiesz. Bez daty zlecenie startuje w etapie „Zapytanie”, z datą — w „Termin umówiony”. Pusta godzina przy dacie zapisze się jako 12:00.

Lista

Przełącznik u góry ma dwa widoki: Lista i Pipeline. Terminy mają własny ekran — Kalendarz w menu.

Lista to rejestr zleceń do przeglądania: tabela z kolumnami Klient, Rodzaj, Etap, Termin, Wartość i Ostatnia aktywność. Kliknięcie wiersza otwiera zlecenie.

Sortowanie

Kliknij nagłówek kolumny, żeby posortować; drugie kliknięcie odwraca kierunek. Domyślnie lista jest ułożona według ostatniej aktywności, od najświeższej — bo ten ekran odpowiada na pytanie „gdzie jest zlecenie, przy którym przed chwilą pracowałem”. Na pytanie „co mnie czeka” odpowiada Kalendarz. W telefonie zamiast nagłówków jest lista Sortuj.

Filtry

Filtry łączą się ze sobą (wszystkie naraz muszą pasować):

• Szukaj — fragment nazwiska klienta, nazwy zlecenia albo miejsca.
• Klient — zacznij pisać, podpowie się z Twojej bazy.
• Termin od / do — zakres dat. Zlecenia bez terminu wypadają, gdy ten filtr jest włączony.
• Usługa — lista zbudowana z tego, co masz na zleceniach i w presetach.
• Etapy — chipy pod filtrami, każdy do włączenia i wyłączenia osobno. Nic nie wymusza jednego etapu.

Włączone filtry stoją nad tabelą jako chipy: kliknięcie chipa zdejmuje ten jeden filtr, Wyczyść filtry zdejmuje wszystkie. Gdy nic nie pasuje, zobaczysz „Brak zleceń dla tego filtru” z tym samym przyciskiem.

Domyślnie zaznaczone są wszystkie etapy — widzisz każde zlecenie, także te na etapie „Zapytanie” i „Wycena wysłana”. Kliknięcie etapu go ukrywa (albo pokazuje z powrotem), a Wyczyść filtry albo krzyżyk przy „Etapy: …” przywraca wszystkie.

Czego na liście nie ma

Pieniędzy w podsumowaniu. Przychód w tym miesiącu i wartość otwartych zleceń mieszkają w Finansach — jednym miejscu na liczby, zamiast tej samej kwoty w dwóch zakładkach.

Pipeline

Te same zlecenia jako kolumny według etapów, z licznikiem i sumą cen przy każdym etapie, chipem do zawężenia i strzałkami, które przesuwają kartę o etap. Widok można wyłączyć w ustawieniach zleceń, jeśli nie myślisz „lejkiem”.

Etapy zlecenia

Sześć etapów, zawsze dokładnie jeden: Zapytanie → Wycena wysłana → Umowa podpisana → Termin umówiony → Dostarczone → Zakończone. Opis każdego: Słowniczek.

Etap zmieniasz na stronie zlecenia: kliknij nazwę etapu na pasku u góry albo użyj strzałek ← →. Zmiana zapisuje się od razu i trafia na oś zdarzeń.

Od etapu zależą automaty: przypomnienia idą tylko z „Termin umówiony”, prośba o opinię tylko po „Dostarczone”, a „Wymaga uwagi” liczy dni spędzone w etapie.

Etap Umowa podpisana stoi między „Wyceną wysłaną” a „Terminem umówionym”. Gdy umowa zostanie podpisana — przez klienta w strefie klienta albo oznaczona przez Ciebie jako podpisana poza systemem — zlecenie samo przechodzi na ten etap (tylko z „Zapytania” albo „Wyceny wysłanej”; zlecenie dalej w pipeline nie cofa się). Jeśli nie podpisujesz umów, przesuwaj zlecenie dalej tak jak dotąd. Więcej: Umowy i podpisy.

Strona zlecenia

Kliknij zlecenie na liście. Pod tytułem stoi klient z kontaktem (e-mail, telefon, Instagram — klikalne), a strona ma dwie kolumny. Część sekcji zależy od włączonych modułów.

Na górze: pasek etapów i plakietka Umowa podpisana, jeśli umowa tego zlecenia jest już podpisana.

Lewa kolumna — praca, w kolejności:

• Szczegóły — nazwa, rodzaj, lokalizacja, termin, godzina, cena (informacyjnie — nie jest fakturą). Zapis przyciskiem Zapisz szczegóły.
• Od klienta — wiadomość z formularza albo oczekiwania ze strefy klienta, jeśli są.
• Wycena i Płatności — moduł Finanse. Więcej: Finanse.
• Umowa — wysłanie do podpisu w strefie klienta albo oznaczenie podpisu ręcznego. Więcej: Umowy i podpisy.
• Faktura — dane do faktury do skopiowania, Załącz PDF faktury i lista załączonych faktur. Więcej: Finanse → Faktury.
• Dostawa — galeria w aplikacji albo link do zewnętrznej (Vimeo, Drive…). Więcej: Galerie.
• Wygeneruj dokument — PDF z Twoich wzorów. Więcej: Dokumenty.
• Notatki do zlecenia — Twoje zapiski, chronologicznie.

Prawa kolumna — wszystko wokół:

• Wiadomość do klienta — wybierz szablon, popraw, wyślij e-mailem albo skopiuj. Więcej: Komunikacja.
• Strefa klienta — link dla klienta, wiadomość powitalna, lista zadań; zapis przyciskiem Zapisz kartę. Więcej: Strefa klienta.
• Formularz dla klienta — Twoje pytania, odpowiedzi klienta; zapis przyciskiem Zapisz pytania. Więcej: Formularz dla klienta.
• Automaty — dwa wiersze: stan przypomnień o terminie i prośby o opinię, z przyciskami „Wyślij teraz” / „Klient wystawił opinię”.
• Historia e-maili.
• Oś zdarzeń — historia: etapy, e-maile, przypomnienia, wybór zdjęć, wiadomości klienta.

Na dole: Duplikuj zlecenie (kopia dla tego samego klienta, np. kolejna sesja co roku) i Usuń zlecenie (kasuje też kartę, galerie i płatności zlecenia).

Lista dla Ciebie

Na stronie zlecenia, w lewej kolumnie: Twoja prywatna lista do tego zlecenia — pozycje do odhaczenia (sprzęt, ustalenia, przelew) albo do wpisania (notatka, data, wybór z listy). Klient jej nie widzi. Pozycje przychodzą z presetu zlecenia jako kopia; „Edytuj pozycje” zmienia je tylko dla tego zlecenia. Zapis przyciskiem Zapisz listę.

Presety zleceń

Zlecenia → Presety — gotowe zestawy do zleceń, które robisz często. Kliknij Dodaj preset. Każdy preset ma:

• nazwę (np. „Sesja rodzinna w plenerze”), rodzaj, cenę i lokalizację,
• Pozycje wyceny — to, co zwykle wyceniasz przy tej usłudze, np. „Reportaż” 4000 zł i „Sesja ślubna” 500 zł. Wpisujesz je tutaj (Dodaj pozycję wyceny: nazwa, opcjonalny opis, cena) albo kopiujesz z Cennika (Skopiuj z cennika…). Przy wycenie zlecenia z tego presetu pojawią się jako podpowiedź: przyciski z nazwą i ceną, które dodają pozycję jednym kliknięciem, i Dodaj wszystkie. Nic nie wstawia się samo — wycena zaczyna się pusta,
• listę zadań dla klienta na strefie klienta,
• dwa zestawy pytań: Formularz dla klienta (klient wypełnia w swojej strefie: krótki tekst, dłuższy tekst, data, wybór z listy, tak/nie) i Lista dla Ciebie (widoczna tylko dla Ciebie na stronie zlecenia).

Zapis przyciskiem Zapisz preset. Preset wybierasz w oknie Nowe zlecenie albo przy zamianie zapytania: po kliknięciu Utwórz klienta i zlecenie aplikacja zapyta o preset (podpowie ten, którego rodzaj zgadza się z zapytaniem). Z zapytania preset uzupełnia tylko to, co jest jeszcze puste — termin i dane klienta zostają z zapytania.

Zlecenie dostaje kopię wszystkiego — późniejsza zmiana presetu nie zmienia już istniejących zleceń. Zrób preset dla każdej usługi, którą sprzedajesz często.

Ustawienia zleceń

Zlecenia → Ustawienia zleceń:

Widok pipeline

Przełącznik. Wyłączony chowa widok kolumn i chipy z licznikami etapów. Etapy same zostają.

Progi „Wymaga uwagi”

Po ilu dniach w etapie zlecenie ma się pojawić na „Dziś” jako utknięte. Domyślnie: Zapytanie 3 dni, Wycena wysłana 7, Dostarczone 14. Puste pole = etap nigdy nie jest „utknięty”.