CRM dla fotografa produktowego i reklamowego: zlecenia B2B, licencje i faktury

W fotografii komercyjnej klientem jest sklep, agencja albo dział marketingu, a osoba do kontaktu zmienia się częściej niż firma. Na karcie klienta wpisujesz imię i nazwisko osoby kontaktowej, e-mail i telefon, a w sekcji „Dane do faktury” nazwę firmy, NIP i adres. Nazwa firmy i NIP trafiają na fakturę, adres także do umowy jako pole, więc nie przepisujesz ich przy każdym zleceniu. Tagi w formie „klucz: wartość” („branża: kosmetyki”, „agencja: XYZ”, „tło: białe”) przypominają ustalenia przed kolejną sesją i zawężają listę. Profil klienta pokazuje wszystkie jego zlecenia z etapami, więc przy piątym zamówieniu od tego samego sklepu widzisz poprzednie cztery: usługę, termin i cenę. Lista zleceń filtruje po kliencie, a „Duplikuj zlecenie” robi kopię dla tej samej firmy na kolejną partię produktów. Więcej w opisie bazy klientów.

Packshoty dla sklepu internetowego wyglądają co miesiąc tak samo: partia produktów, ustalona liczba ujęć na sztukę, retusz, format i licencja. W Zlecenia → Presety zakładasz preset „Packshoty”: usługę słowami klienta („Zdjęcia produktowe na białym tle”), lokalizację (studio), cenę i pozycje wyceny: „Produkt, 3 ujęcia” z ceną za sztukę, „Retusz podstawowy”, „Ujęcie 360°”, „Licencja: sklep i media społecznościowe, 2 lata”. Do presetu dopisujesz pytania do klienta (brief, niżej) i własną listę kontrolną: „kalibracja tła”, „lista SKU od klienta”, „nazwy plików według SKU”. Osobne presety robisz na „Zdjęcia wizerunkowe zespołu”, „Reportaż z eventu firmowego” i „Kampania dla agencji”. Nowe zlecenie z presetu jest gotowe w kilka sekund i dostaje kopię, więc zmiana cennika nie rusza zleceń w toku. Dla każdego etapu ustawiasz, po ilu dniach bez ruchu zlecenie jest zaległe, a zaległe trafia na „Dziś”. Więcej w opisie zleceń i etapów.

Brief przysłany mailem ginie w wątku, a ustalenia z telefonu nie mają dowodu. Zamiast tego zadajesz pytania w formularzu dla klienta. Pytania przychodzą z presetu i mogą być krótkim tekstem, dłuższym tekstem, datą, wyborem z listy albo odpowiedzią tak/nie: „Lista produktów albo link do arkusza z SKU”, „Tło” (białe, szare, kontekstowe), „Format plików” (JPG, TIFF, PNG z przezroczystością), „Proporcje kadru”, „Termin publikacji”, „Czy potrzebujecie plików do druku?”. Klient odpowiada w Strefie klienta, bez konta i hasła, a odpowiedzi trafiają na stronę zlecenia i do dzwonka; może je poprawić, a Ty widzisz zawsze najnowsze. Do sekcji „Dokumenty od klienta” wgrywa pliki i linki: logo, przykłady konkurencji, folder z produktami. Na liście zadań obie strony widzą, co zostało: „dostarczyć produkty do studia”, „zatwierdzić wybór ujęć”, „opłacić fakturę”. Więcej w opisie Strefy klienta.

W fotografii reklamowej cena zdjęcia to dwie rzeczy: praca i prawo do użycia. Na stronie zlecenia klikasz „Nowa wycena”, dodajesz pozycje z podpowiedzi presetu albo własne, a licencję wpisujesz jako osobne pozycje: „Licencja: sklep internetowy i media społecznościowe, 2 lata”, „Licencja: druk katalogu, 5 000 egzemplarzy”, „Rozszerzenie: reklama zewnętrzna, 12 miesięcy”. Klient widzi, za co płaci, a dopłata za szersze pola eksploatacji nie jest zaskoczeniem po sesji. Suma liczy się sama, a Ty dopisujesz datę ważności oferty. „Zapisz i wyślij e-mailem” wysyła link, klient klika „Akceptuję”, wpisuje imię i nazwisko i zaznacza potwierdzenie albo odrzuca z powodem. Kwota trafia do zlecenia. Gdy agencja negocjuje zakres, unieważniasz wysłaną wersję i wysyłasz nową; klient widzi jedną, aktualną, a historia zostaje u Ciebie. Różnicę tłumaczy wpis licencja czy przeniesienie praw do zdjęć. Więcej w opisie wycen i umów.

Umowę piszesz w edytorze, zaczynasz od przykładowego wzoru albo od własnego wzoru z Dokumentów, a imię osoby kontaktowej, adres, termin i cena wypełniają się danymi zlecenia. Po wysłaniu treść zostaje zamrożona, a klient czyta ją w Strefie klienta, przewija do końca, wpisuje imię i nazwisko i klika „Podpisuję umowę”. To forma dokumentowa (art. 77² Kodeksu cywilnego): wystarcza do umowy o wykonanie zdjęć i do udzielenia licencji niewyłącznej na wskazane pola eksploatacji. Gdy klient chce przeniesienia autorskich praw majątkowych albo licencji wyłącznej, potrzebna jest forma pisemna pod rygorem nieważności (art. 53 i art. 67 ust. 5 ustawy o prawie autorskim). Podpisujecie wtedy na papierze, a w Blendii oznaczasz umowę jako podpisaną ręcznie, z datą i skanem do 5 MB. Obie drogi kończą się tak samo i same przesuwają zlecenie na „Umowa podpisana”. Gotowe teksty czekają we wzorze umowy na sesję biznesową i we wzorze umowy na event firmowy.

Po sesji zakładasz galerię typu „Podgląd” i wgrywasz ujęcia do zatwierdzenia, do 50 plików w galerii. Osoba z marketingu ogląda je pod linkiem, bez konta, zaznacza ujęcia do retuszu i przy każdym dopisuje komentarz: „usuń refleks na nakrętce”, „to na baner”, „poprawić kolor etykiety”. Ustawiasz limit wyborów zgodny z zamówieniem, na przykład 3 ujęcia na produkt, i pozwalasz wrócić i zmienić zaznaczenie, gdy decyzję podejmuje kilka osób. Zdjęcia w podglądzie mają znak wodny, a przeglądarka dostaje tylko pomniejszone kopie, najwyżej 1600 pikseli, bez pobierania i bez ZIP-a, więc surowe ujęcia nie trafią do sklepu przed retuszem i fakturą. Gdy klient kliknie „Wyślij wybór”, dostajesz e-mail i powiadomienie, a „Kopiuj nazwy wybranych plików” daje listę do wklejenia w Capture One. Większą partię dzielisz na kilka galerii („Kosmetyki, seria A”, „Seria B”), a Strefa klienta pokazuje je razem. Więcej w opisie galerii.

Gotowe pliki oddajesz w pełnej galerii: klient pobiera pojedyncze pliki w oryginale albo całość jako ZIP, galerię możesz zabezpieczyć hasłem, a „Wyślij link do klienta” otwiera szablon „Zdjęcia gotowe” i proponuje przestawić zlecenie na „Dostarczone”. Galeria mieści do 50 plików, zdjęcia do 10 MB każde, i wygasa najdłużej po 60 dniach, bo jest do odbioru, nie do archiwum. Partia 300 packshotów w TIFF-ach się w niej nie zmieści i to celowe: na stronie zlecenia w sekcji dostawy wybierasz „Zewnętrzna galeria” i wklejasz link do Dysku Google, Dropboxa, WeTransferu albo własnego dysku. Ten link trafia do Strefy klienta i do wiadomości „Zdjęcia gotowe”, więc klient dostaje jeden adres niezależnie od tego, gdzie leżą pliki. Trzy dni po terminie bez galerii „Dziś” przypomina „Stwórz galerię”, a tydzień przed wygaśnięciem galerii dostajesz e-mail i powiadomienie.

Faktury nie wystawia Blendia, tylko Twój program do faktur połączony w Finanse → Wystawianie faktur. Na stronie zlecenia klikasz „Wystaw w Fakturowni” albo „Wystaw w inFakt”, a okno pokazuje fakturę przed wystawieniem: nabywca jako firma z nazwą i NIP-em z karty klienta, adres, usługa, kwota brutto, którą zlecenie już ma, data sprzedaży z terminu zlecenia i termin płatności z liczby dni ustawionej w Finansach, na przykład 14 dni dla firm. Dokument wybierasz raz: faktura ze stawką 23%, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, albo „zw” z podstawą zwolnienia. Program nadaje numer według Twojej serii i obsługuje KSeF według swoich ustawień, a Blendia pobiera PDF, kładzie go w Strefie klienta, wysyła e-mail i zapisuje płatność w ewidencji. Na jedno zlecenie możesz mieć fakturę zaliczkową i końcową. Wystawiasz gdzie indziej? Przepisujesz dane przyciskami „Kopiuj” i załączasz gotowy PDF. Więcej w opisie płatności i faktur.

Firmy płacą przelewem po terminie, czasem po drugim przypomnieniu. Każda płatność (zaliczka przed sesją, reszta po dostawie, „Inne” za dodatkowe ujęcia) stoi na stronie zlecenia z kwotą i terminem, a gdy przelew wpłynie, klikasz „Opłacona”. Odhaczenie działa w obie strony: opłacona faktura odhacza płatność, a odhaczona płatność oznacza fakturę. Płatność po terminie pojawia się na „Dziś” z przyciskiem „Przypomnij”, który wysyła e-mail z szablonu „Prośba o wpłatę” z kwotą, terminem, numerem rachunku i linkiem do Strefy klienta; klient widzi tam listę płatności i „Dane do przelewu”. Blendia nie pośredniczy w płatnościach i nie łączy się z bankiem. Finanse zbierają wpłaty ze wszystkich zleceń: „Przychód w tym miesiącu” to suma zleceń z terminem w miesiącu, które mają podpisaną umowę albo są dalej, „Wpływy w tym miesiącu” mówią, ile faktycznie wpłynęło, a wykres pokazuje przychód miesiąc po miesiącu. Ta sama kwota stoi na „Dziś” i w poniedziałkowym podsumowaniu.