Wzór umowy na obsługę fotograficzną eventu firmowego: harmonogram, zdjęcia na żywo, licencja i wizerunek uczestników

Umowa o obsługę fotograficzną wydarzenia i udzielenie licencji

Umowa zawarta dnia [data zawarcia] między:

[imię i nazwisko Wykonawcy], działalność pod firmą [nazwa firmy], [adres], NIP [numer NIP], e-mail [adres e-mail], tel. [numer telefonu], dalej: Wykonawca,

a

[pełna nazwa Zamawiającego], [adres siedziby], NIP [numer NIP], [KRS / CEIDG], reprezentowany przez [imię i nazwisko, stanowisko], dalej: Zamawiający.

§ 1. Przedmiot umowy i harmonogram

1. Wykonawca zobowiązuje się do obsługi fotograficznej wydarzenia [nazwa wydarzenia: konferencja / gala / spotkanie integracyjne] w dniu [data] w miejscu: [nazwa obiektu, adres], w godzinach od [godzina] do [godzina], zgodnie z harmonogramem stanowiącym Załącznik nr 1.
2. Obsługę wykonuje [liczba] fotografów, w tym Wykonawca osobiście. Za pracę pozostałych fotografów Wykonawca odpowiada jak za własną i rozlicza się z nimi samodzielnie.
3. Zakres fotografowania obejmuje: [wystąpienia na scenie, przerwy sieciowe, strefy partnerów, wręczenie nagród, portrety gości przy ściance, zdjęcie grupowe, wnętrza i scenografię przed wejściem gości], zgodnie z listą priorytetów w Załączniku nr 1.
4. Wykonawca stawia się na miejscu [liczba] minut przed godziną rozpoczęcia z ust. 1 w celu przygotowania stanowiska, sprawdzenia światła i uzgodnienia szczegółów z osobą kontaktową Zamawiającego: [imię i nazwisko, telefon].
5. Praca ponad godziny z ust. 1 na życzenie Zamawiającego kosztuje [kwota] zł netto za każdą rozpoczętą godzinę od każdego fotografa. Przerwa na posiłek w czasie trwania wydarzenia dłuższego niż [liczba] godzin wlicza się w czas pracy; Zamawiający zapewnia posiłek dla ekipy.
6. Zamawiający zapewnia: wejściówki lub identyfikatory dla ekipy, dostęp do wszystkich stref wydarzenia objętych ust. 3, miejsce do odłożenia sprzętu zamykane na klucz albo nadzorowane, [miejsca parkingowe / nocleg przy wydarzeniu poza miejscowością Wykonawcy], dostęp do prądu i internetu na potrzeby § 2.

§ 2. Zdjęcia na żywo w trakcie wydarzenia

1. W trakcie wydarzenia Wykonawca przekazuje Zamawiającemu [liczba] zdjęć wstępnie obrobionych w ciągu [liczba] godzin od godziny rozpoczęcia, a następnie [liczba] zdjęć co [liczba] godzin, do końca wydarzenia.
2. Zdjęcia na żywo są przekazywane [na adres e-mail / do wspólnego folderu w chmurze / przez komunikator] wskazany przez Zamawiającego: [adres]. Zamawiający wskazuje jedną osobę odbierającą zdjęcia i decydującą o ich publikacji w czasie wydarzenia: [imię i nazwisko].
3. Zdjęcia na żywo mają obróbkę podstawową (kadr, kolor, światło) i są przeznaczone do publikacji w mediach społecznościowych w dniu wydarzenia. Nie zastępują materiału z § 3 i mogą się w nim powtórzyć w wersji ostatecznej.
4. Zamawiający zapewnia Wykonawcy warunki do pracy przy zdjęciach na żywo: stanowisko z krzesłem i stołem, dostęp do prądu i internetu. Opóźnienie wynikające z braku tych warunków nie obciąża Wykonawcy.

§ 3. Oddanie materiału po wydarzeniu

1. Wykonawca oddaje [liczba: co najmniej [liczba] zdjęć za każdą godzinę pracy / zdjęcia wybrane przez Wykonawcę, nie mniej niż [liczba]] obrobionych zdjęć w terminie [liczba] dni roboczych od wydarzenia, w galerii internetowej dostępnej przez co najmniej [liczba] dni [albo: linkiem do zewnętrznej galerii]. W tym czasie Zamawiający pobiera pliki i zabezpiecza je we własnym zakresie.
2. Zdjęcia są dostarczane w formacie JPG w rozdzielczości do druku oraz w wersji do internetu. Wykonawca nie przekazuje plików nieobrobionych ani ujęć niewybranych; ujęcia nieostre, z zamkniętymi oczami i zdublowane Wykonawca odrzuca według własnej oceny.
3. Obróbka obejmuje kadrowanie, korekcję kolorów, światła i kontrastu. Retusz twarzy, usuwanie osób i elementów z kadru oraz montaż nie są objęte umową i mogą być zlecone osobno za [kwota] zł netto za ujęcie.
4. Zamawiający zgłasza uwagi do materiału w terminie [liczba] dni roboczych od oddania, jednorazowo i łącznie. Brak uwag w tym terminie albo rozpoczęcie korzystania ze zdjęć oznacza odbiór bez zastrzeżeń.
5. Wykonawca przechowuje kopię materiału przez [liczba] miesięcy od oddania. Po tym czasie może go usunąć; ponowne udostępnienie w tym okresie kosztuje [kwota] zł netto.

§ 4. Wynagrodzenie i faktura

1. Wynagrodzenie za obsługę wydarzenia, wybór i obróbkę wynosi [kwota] zł netto i obejmuje pracę [liczba] fotografów w godzinach z § 1 ust. 1, zdjęcia na żywo z § 2 i materiał z § 3.
2. Wynagrodzenie za udzielenie licencji na polach z § 5 ust. 2 wynosi [kwota] zł netto. Pola z § 5 ust. 3 są wyceniane osobno, na żądanie Zamawiającego.
3. Do kwot netto dolicza się podatek VAT według stawki [stawka] [albo: Wykonawca jest zwolniony z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, a kwoty są kwotami ostatecznymi].
4. W terminie [liczba] dni od zawarcia umowy Zamawiający wpłaca zadatek w wysokości [kwota] zł na rachunek [numer rachunku]; do zadatku stosuje się art. 394 Kodeksu cywilnego. Pozostałą część wynagrodzenia Zamawiający płaci na podstawie faktury wystawionej po odbiorze materiału, w terminie [liczba] dni od jej doręczenia.
5. Koszty dojazdu poza [miejscowość] w kwocie [kwota] zł netto [oraz noclegu] Zamawiający pokrywa dodatkowo na podstawie tej samej faktury.
6. Licencja z § 5 wchodzi w życie z chwilą zapłaty całości wynagrodzenia, z wyjątkiem zdjęć na żywo z § 2, z których Zamawiający może korzystać od chwili otrzymania w zakresie § 5 ust. 2 pkt 2.
7. Za opóźnienie w zapłacie Wykonawcy przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.

§ 5. Licencja

1. Wykonawca udziela Zamawiającemu licencji niewyłącznej na korzystanie z dostarczonych zdjęć na czas [oznaczony: [liczba] lat od dnia oddania / nieoznaczony], bez ograniczeń terytorialnych, w związku z działalnością Zamawiającego, relacjonowaniem wydarzenia i promocją kolejnych edycji.
2. Licencja obejmuje następujące pola eksploatacji, każde wskazane osobno:
3. Utrwalanie i zwielokrotnianie techniką cyfrową i drukarską na potrzeby pól wymienionych niżej.
4. Komunikacja wewnętrzna Zamawiającego: intranet, newsletter dla pracowników, prezentacje, raport roczny, materiały rekrutacyjne.
5. Publiczne udostępnianie na stronie internetowej Zamawiającego [adres] i wydarzenia [adres] oraz w profilach Zamawiającego w mediach społecznościowych w publikacjach organicznych (niepłatnych).
6. Materiały prasowe: przekazanie zdjęć mediom i partnerom wydarzenia w celu relacji z wydarzenia, z oznaczeniem autorstwa, bez prawa dalszego wykorzystania przez media w celach innych niż relacja.
7. Druk materiałów związanych z wydarzeniem i jego kolejnymi edycjami: zaproszenia, foldery, roll-upy, w nakładzie do [liczba] egzemplarzy.
8. Pola wyceniane osobno, nieobjęte licencją z ust. 2 bez odrębnego uzgodnienia i wynagrodzenia: reklama płatna w internecie (kampanie w wyszukiwarkach i mediach społecznościowych), reklama zewnętrzna i prasowa (billboardy, citylighty, ogłoszenia płatne), wykorzystanie zdjęć w produktach lub usługach oferowanych odpłatnie, przekazanie zdjęć sponsorom i partnerom do ich własnej promocji.
9. Zamawiający może przekazywać zdjęcia swoim podwykonawcom (agencja PR, agencja eventowa, drukarnia, twórca strony) wyłącznie w celu realizacji pól z ust. 3 do 7. Dalsza sublicencja i sprzedaż zdjęć nie są dozwolone.
10. Zamawiający może kadrować zdjęcia, nakładać na nie tekst i logo oraz dopasowywać kolorystykę do identyfikacji wizualnej. Montaż zmieniający treść ujęcia i umieszczenie zdjęcia w kontekście naruszającym dobre imię osób przedstawionych wymagają odrębnej zgody Wykonawcy.
11. Jeżeli licencja jest udzielona na czas nieoznaczony, strony wyłączają możliwość jej wypowiedzenia przez Wykonawcę, z wyjątkiem rażącego naruszenia jej warunków przez Zamawiającego.
12. Umowa nie przenosi autorskich praw majątkowych i nie udziela licencji wyłącznej. Przeniesienie praw oraz licencja wyłączna wymagają odrębnej umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności, z osobno ustalonym wynagrodzeniem.

§ 6. Prawa osobiste i portfolio

[Zostaw jeden wariant. Przed wysłaniem umowy usuń drugi wariant, oznaczenia „Wariant A/B” i to zdanie.]

1. Wariant A: Zamawiający oznacza autorstwo zdjęć w formie „fot. [imię i nazwisko]” wszędzie, gdzie jest to technicznie możliwe, a w materiałach prasowych zawsze. W mediach społecznościowych oznaczenie może mieć formę odesłania do profilu Wykonawcy [nazwa profilu].
2. Wariant B: Wykonawca zezwala na rozpowszechnianie zdjęć bez oznaczania autorstwa, z wyjątkiem materiałów prasowych, w których oznaczenie jest obowiązkowe. Zezwolenie nie oznacza zrzeczenia się autorstwa ani zgody na przypisanie go innej osobie.
3. Wykonawca może prezentować zdjęcia z wydarzenia w swoim portfolio (strona internetowa, media społecznościowe, konkursy branżowe) [od dnia oddania / po pierwszej publikacji przez Zamawiającego / od dnia [data]], z wyłączeniem zdjęć wskazanych przez Zamawiającego zgodnie z § 7 ust. 6 oraz zdjęć ukazujących treści poufne z § 9 (slajdy, dokumenty, prototypy).
4. Zamawiający nie usuwa ze zdjęć ani nie zmienia metadanych o autorze.

§ 7. Uczestnicy wydarzenia i ich wizerunek

1. Zamawiający jako organizator wydarzenia informuje uczestników o fotografowaniu i o zasadach wykorzystania zdjęć: w regulaminie lub warunkach udziału, w potwierdzeniu rejestracji oraz w widocznym miejscu przy wejściu na wydarzenie. Informacja zawiera treści wymagane przez art. 13 RODO, w tym wskazanie Zamawiającego jako administratora, celów i pól publikacji z § 5 oraz sposobu zgłoszenia sprzeciwu. Wzór informacji stanowi Załącznik nr 2.
2. Zdjęcia zbiorowe, z sali, z przerw i ze stref wydarzenia, na których pojedyncze osoby są jedynie szczegółem całości (zgromadzenie, publiczna impreza), Zamawiający wykorzystuje bez odrębnych zgód tych osób. Wykonawca fotografuje w taki sposób, aby ten charakter zachować wszędzie, gdzie jest to możliwe.
3. Zgody na rozpowszechnianie wizerunku prelegentów, prowadzących, laureatów, osób na scenie i osób fotografowanych indywidualnie (portrety przy ściance, wywiady) zapewnia Zamawiający w swoich umowach lub oświadczeniach z tymi osobami, w zakresie odpowiadającym § 5. Wykonawca nie zbiera tych zgód i nie odpowiada za ich brak.
4. Zamawiający zapewnia sposób oznaczenia osób, które nie życzą sobie fotografowania (np. identyfikator w innym kolorze, opaska), i informuje o nim Wykonawcę przed rozpoczęciem wydarzenia. Wykonawca nie fotografuje indywidualnie osób tak oznaczonych, a jeśli znajdą się w kadrze zbiorowym, nie eksponuje ich w wyborze.
5. Portrety indywidualne przy ściance Wykonawca wykonuje wyłącznie osobom, które same do niej podchodzą; podejście do ścianki po zapoznaniu się z informacją z ust. 1 strony traktują jako zgodę na fotografowanie w tym miejscu.
6. Zamawiający może w terminie [liczba] dni roboczych od oddania materiału wskazać zdjęcia wyłączone z publikacji (osoba, która zgłosiła sprzeciw, treści poufne, ujęcia niekorzystne dla uczestników). Wykonawca nie publikuje wskazanych zdjęć w portfolio i usuwa je z galerii; Zamawiający nie publikuje ich w żadnym z pól z § 5.
7. Jeżeli po wydarzeniu uczestnik zgłosi sprzeciw wobec publikacji swojego wizerunku, każda ze stron usuwa zdjęcia z jego wizerunkiem z miejsc, którymi zarządza, w terminie [liczba] dni od otrzymania zgłoszenia, i informuje o tym drugą stronę. Nie jest to niewykonanie umowy przez Wykonawcę.

§ 8. Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych uczestników wydarzenia utrwalonych na zdjęciach jest Zamawiający. Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie tych danych w zakresie: utrwalenie, obróbka, przechowywanie i przekazanie zdjęć Zamawiającemu, wyłącznie w celu wykonania niniejszej umowy, przez czas jej wykonywania i okres przechowywania z § 3 ust. 5.
2. Wykonawca przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Zamawiającego, którym jest niniejsza umowa, zapewnia poufność osobom uczestniczącym w obsłudze wydarzenia, stosuje odpowiednie środki bezpieczeństwa (szyfrowane nośniki, dostęp chroniony hasłem, galerie z ograniczonym dostępem), pomaga Zamawiającemu w odpowiadaniu na żądania osób, których dane dotyczą, i po zakończeniu okresu z ust. 1 usuwa dane albo zwraca je Zamawiającemu. Wykonawca może korzystać z dalszych podmiotów przetwarzających (hosting, dostawca aplikacji do obsługi zleceń i galerii) i informuje o nich Zamawiającego na żądanie.
3. W zakresie zdjęć wykorzystywanych w portfolio Wykonawcy zgodnie z § 6 ust. 3 oraz w zakresie danych osoby kontaktowej Zamawiającego Wykonawca jest odrębnym administratorem i wypełnia własny obowiązek informacyjny.

§ 9. Poufność

1. Wykonawca zachowuje w poufności wszystkie informacje o Zamawiającym, jego pracownikach, klientach, partnerach, produktach, planach i wynikach, które pozna w związku z wydarzeniem, w tym treść wystąpień i prezentacji, przez okres [liczba] lat od wydarzenia. Nie dotyczy to informacji, które Zamawiający sam podał do publicznej wiadomości.
2. Wykonawca nie publikuje zdjęć ukazujących czytelne slajdy, dokumenty, prototypy i dane liczbowe, chyba że Zamawiający wyraźnie na to zezwoli.
3. Wykonawca zobowiązuje fotografów z § 1 ust. 2 do zachowania poufności w tym samym zakresie.
4. Jeżeli Zamawiający wymaga podpisania odrębnej umowy o zachowaniu poufności, strony podpisują ją najpóźniej w dniu zawarcia niniejszej umowy, a w razie sprzeczności pierwszeństwo ma umowa odrębna.

§ 10. Przełożenie i odwołanie wydarzenia

1. Zamawiający może jednokrotnie przenieść wydarzenie na inny dzień bez dopłaty, zawiadamiając Wykonawcę najpóźniej [liczba] dni przed terminem z § 1 ust. 1. Jeżeli nowy termin jest zajęty w kalendarzu Wykonawcy, strony wspólnie ustalają inny albo Wykonawca zapewnia zastępstwo o porównywalnym doświadczeniu, o czym informuje Zamawiającego przed nowym terminem.
2. Przeniesienie zgłoszone później niż w ust. 1 kosztuje [kwota] zł netto. Odwołanie wydarzenia przez Zamawiającego jest niewykonaniem umowy z przyczyn, za które odpowiada Zamawiający; Wykonawca zachowuje wtedy zadatek.
3. Jeżeli Wykonawca nie może obsłużyć wydarzenia z przyczyn, za które odpowiada, i nie zapewni zastępstwa zaakceptowanego przez Zamawiającego, Zamawiający może żądać zwrotu zadatku w podwójnej wysokości.
4. Jeżeli wydarzenie nie odbywa się z przyczyn leżących poza obiema stronami (zakazy administracyjne, klęska żywiołowa, awaria obiektu), strony wyznaczają nowy termin, a w braku porozumienia w ciągu [liczba] dni Wykonawca zwraca zadatek w pojedynczej wysokości, zatrzymując udokumentowane koszty już poniesione na to wydarzenie.
5. W razie choroby albo zdarzenia losowego po stronie Wykonawcy w dniu wydarzenia Wykonawca zapewnia zastępstwo fotografa o porównywalnym doświadczeniu i odpowiada za jego pracę jak za własną. Zamawiający nie może odmówić zastępstwa bez ważnego powodu.

§ 11. Kary umowne

[Zostaw jeden wariant. Przed wysłaniem umowy usuń drugi wariant, oznaczenia „Wariant A/B” i to zdanie.]

1. Wariant A: Za nieprzekazanie zdjęć na żywo w czasie z § 2 ust. 1 z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy Zamawiającemu przysługuje kara umowna [liczba] % wynagrodzenia z § 4 ust. 1 za każdą godzinę opóźnienia, a za opóźnienie w oddaniu materiału z § 3 ust. 1 kara [liczba] % za każdy dzień roboczy; łącznie nie więcej niż [liczba] % wynagrodzenia z § 4 ust. 1. Za korzystanie ze zdjęć poza polami, czasem albo zakresem licencji Wykonawcy przysługuje kara umowna [liczba] % wynagrodzenia z § 4 ust. 2 za każde naruszenie. Za naruszenie poufności z § 9 Zamawiającemu przysługuje kara umowna [kwota] zł za każde naruszenie. Strony mogą dochodzić odszkodowania przewyższającego kary umowne.
2. Wariant B: Strony nie zastrzegają kar umownych. Odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy regulują przepisy Kodeksu cywilnego.

§ 12. Postanowienia końcowe

1. Umowa zawierana jest w formie dokumentowej. Za jej zawarcie strony uznają akceptację treści przez osobę reprezentującą Zamawiającego w Strefie klienta (zapis imienia i nazwiska, chwili akceptacji oraz skrótu adresu IP) albo złożenie przez strony podpisów własnoręcznych. Osoba akceptująca oświadcza, że jest umocowana do zawarcia umowy w imieniu Zamawiającego.
2. Zmiany umowy wymagają co najmniej formy dokumentowej, z zastrzeżeniem § 5 ust. 12.
3. Odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu umowy jest ograniczona do wysokości otrzymanego wynagrodzenia, co nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie. Wykonawca nie odpowiada za brak ujęć wynikający z ograniczeń wprowadzonych przez Zamawiającego lub obiekt (zakaz fotografowania w części stref, brak dostępu, zakaz użycia lampy).
4. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Kodeks cywilny, ustawę o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz przepisy o ochronie danych osobowych. Sądem właściwym dla sporów jest sąd właściwy dla siedziby Wykonawcy.
5. Załączniki: nr 1 harmonogram wydarzenia i lista priorytetów, nr 2 wzór informacji dla uczestników o fotografowaniu.

Wykonawca: [imię i nazwisko, data]

Zamawiający: [imię i nazwisko, stanowisko, data]