CRM dla fotografa portretowego i rodzinnego: sesje, wybór zdjęć i galerie

Sesja rodzinna w plenerze, noworodkowa w studiu, ciążowa, portret biznesowy dla firmy: cztery różne roboty, a każdą robisz wiele razy. W Zlecenia → Presety zakładasz preset dla każdej z nich: usługę słowami klienta („Sesja noworodkowa w studiu”), cenę, lokalizację, pozycje wyceny, pytania do klienta, listę zadań w Strefie klienta i własną listę kontrolną, której klient nie widzi („nagrzej studio”, „koce i wrapy”, „zapasowa karta”). Nowe zlecenie z presetu jest gotowe w kilka sekund, a przy zamianie zapytania na zlecenie aplikacja sama podpowiada preset o zgodnej usłudze. Zlecenie dostaje kopię, więc zmiana presetu nie rusza sesji, które już prowadzisz. Klient, który był na sesji ciążowej, wraca na noworodkową i roczek: każda sesja to osobne zlecenie na tym samym profilu, a „Duplikuj zlecenie” robi kopię na kolejny rok. Więcej w opisie zleceń i etapów.

Rodzina pisze przez formularz zapytania na Twojej stronie albo przez link z bio na Instagramie. Poza imieniem, e-mailem i wiadomością włączasz telefon, usługę (klient widzi pytanie „Czego szukasz?”) i preferowany termin, a do tego dopisujesz do 10 własnych pytań: „Ile osób będzie na sesji?”, „Ile lat mają dzieci?”, „Studio czy plener?”. Formularz może pokazać kalendarz dostępności, więc rodzina widzi, które dni są zajęte, bez nazwisk i godzin. Zgłoszenie ląduje w Zapytaniach i na ekranie „Dziś”, dzwonek odzywa się od razu, a Ty dostajesz e-mail z treścią. Odpowiadasz z szablonu „Dostępność” bez zakładania klienta, a gdy rozmowa idzie dalej, jednym kliknięciem robisz z zapytania klienta i zlecenie z terminem i odpowiedziami z formularza. Zapytania z telefonu i Instagrama dopisujesz przyciskiem „Dodaj zapytanie”. Więcej w opisie formularza zapytania.

W Finanse → Cennik trzymasz pakiety: mały („30 minut, 10 zdjęć”), główny („60 minut, 30 zdjęć”) i rozszerzony („90 minut, 50 zdjęć, dwie lokalizacje”), każdy z ceną i listą „co zawiera”. Na stronie zlecenia klikasz „Nowa wycena”, wstawiasz pakiet, o który klient pytał, dodajesz pozycje z podpowiedzi presetu albo własne („Druga zmiana stroju”, „Dojazd poza miasto”), a suma liczy się sama. Wycena to jedna oferta do akceptacji, nie menu do wyboru: gdy klient woli inny pakiet, unieważniasz wysłaną wersję i wysyłasz nową, a on widzi zawsze jedną, aktualną. Klient klika „Akceptuję”, wpisuje imię i nazwisko i zaznacza potwierdzenie albo klika „Odrzucam” i może podać powód. Kwota trafia do zlecenia. Jak ułożyć te trzy pakiety, podpowiada wpis cennik fotografa: jak ułożyć pakiety, a cenę policzysz w kalkulatorze wyceny sesji. Więcej w opisie wycen i umów.

Sesja rodzinna nie potrzebuje umowy na sześć stron, ale potrzebuje jasnej zgody na wizerunek, bo na zdjęciach są dzieci. Umowę piszesz w edytorze, zaczynasz od przykładowego wzoru albo od własnego z Dokumentów, a imię klienta, termin i cena wypełniają się danymi zlecenia. Wzór ma dwa warianty zgody na pokazanie zdjęć w portfolio: przed wysłaniem zostawiasz jeden, bo w umowie klikanej w strefie nic nie da się skreślić. Zgodę na rozpowszechnianie wizerunku (art. 81 ustawy o prawie autorskim) za dziecko wyraża rodzic albo opiekun, więc umowę podpisuje osoba dorosła. Klient czyta ją w Strefie klienta, przewija do końca, wpisuje imię i nazwisko i klika „Podpisuję umowę”. To forma dokumentowa: wystarcza do umowy o sesję i licencji niewyłącznej, nie przenosi praw autorskich. Gotowe teksty czekają we wzorze umowy na sesję rodzinną i we wzorze zgody na wizerunek.

Fotograf ślubny ma kilkanaście sobót w roku, Ty masz kilka sesji w tygodniu, czasem trzy jednego dnia. Kalendarz pokazuje miesiąc, tydzień albo dzień: tydzień to siedem kolumn z wpisami, a dzień to lista po godzinach, więc widzisz, czy między sesją o 10:00 a 14:00 zmieści się jeszcze jedna. Zlecenie po podpisaniu umowy ma pełny wpis, termin z etapu zapytania albo wyceny ma przerywaną ramkę. Kliknięcie dnia daje „Nowe zlecenie tego dnia”, więc termin z rozmowy telefonicznej wpisujesz w dwa kliknięcia. Dni bez zdjęć (urlop, obróbka, warsztaty) blokujesz jednym zakresem, a formularz zapytania pokaże je jako zajęte. Zadania z godziną („odbiór odbitek z labu”, „zadzwoń do @Anna Nowak”) stoją na swoim dniu. Kalendarz subskrybujesz w telefonie jednym linkiem z ustawień, w Kalendarzu Google, Apple albo Outlooku. Więcej w opisie kalendarza.

Po sesji zakładasz galerię typu „Podgląd” i wgrywasz kadry do wyboru, do 50 plików w jednej galerii. Rodzina ogląda je pod linkiem, bez konta, zaznacza ulubione i przy każdym może dopisać komentarz: „do albumu”, „na ścianę”, „przytnij z prawej”. Ustawiasz limit wyborów zgodny z pakietem, na przykład 30 zdjęć, i decydujesz, czy klient może wrócić i zmienić zaznaczenie. Zdjęcia w podglądzie mają znak wodny, a przeglądarka dostaje tylko pomniejszone kopie, najwyżej 1600 pikseli, bez pobierania i bez ZIP-a. Gdy klient kliknie „Wyślij wybór”, dostajesz e-mail i powiadomienie, a na „Dziś” czeka sprawa „Zobacz wybór”. Przycisk „Kopiuj nazwy wybranych plików” daje listę do wklejenia w Lightroomie albo Capture One, więc obrabiasz tylko to, co wybrane. Szerszy wybór dzielisz na kilka galerii tego samego zlecenia, a Strefa klienta pokazuje je razem. Więcej w opisie galerii.

Gotowe zdjęcia oddajesz w pełnej galerii: klient ogląda je w pełnej jakości, pobiera pojedyncze pliki albo całość jako ZIP, a galerię możesz zabezpieczyć hasłem. „Wyślij link do klienta” otwiera szablon „Zdjęcia gotowe”, a po wysłaniu aplikacja pyta, czy przestawić zlecenie na „Dostarczone”. Galeria wygasa najdłużej po 60 dniach, tydzień wcześniej dostajesz e-mail i powiadomienie, a oryginały trzymasz u siebie. Ile klienci zwykle czekają na zdjęcia i jak zapisać termin w umowie, opisuje wpis ile czekać na zdjęcia po sesji. Odbitek, albumów i obrazów Blendia nie sprzedaje i nie drukuje: zamawiasz je w swoim labie, a w Blendii dopisujesz je jako pozycję wyceny („Album 20×20 cm, 20 stron”) i płatność rodzaju „Inne”, którą klient widzi w Strefie klienta razem z danymi do przelewu. Komentarz „do albumu” z galerii wyboru mówi Ci, które kadry trafiają do projektu.

Gdy zlecenie stoi na „Termin umówiony”, klient dostaje e-mail z przypomnieniem 48 godzin i 2 godziny przed sesją, jeśli przypomnienia są włączone (nowe konta mają je włączone od razu). Sesja wpisana bez godziny dostaje tylko przypomnienie 48 godzin. W Strefie klienta czeka lista zadań z presetu, którą rodzina sama odhacza: „wybierz stroje w jasnych kolorach”, „zabierz ulubioną zabawkę”, „nakarm maluszka przed przyjazdem”, a Ty widzisz, co zostało. Pytania z formularza dla klienta („Imiona i wiek dzieci”, „Czy zgadzasz się na publikację zdjęć w portfolio?” jako tak/nie) klient wypełnia w tej samej strefie, a odpowiedzi trafiają na stronę zlecenia i do dzwonka. Wiadomość „Informacje przed terminem” wysyłasz ze strony zlecenia z szablonu, z wypełnioną datą, godziną i lokalizacją. Więcej w opisie Strefy klienta.

Dobę po przestawieniu zlecenia na „Dostarczone” na ekranie „Dziś” pojawia się „Poproś o opinię” z linkiem do Twojej wizytówki Google, jeśli prośby są włączone i adres opinii ustawiony; prośby są domyślnie wyłączone, bo to wiadomość marketingowa. Gdy płatności są rozliczone, ten sam ekran proponuje „Zakończ”. Rok później, 11 do 13 miesięcy po sesji, „Dziś” podpowiada „Napisz” z szablonem „Rok po sesji”: gotowa okazja na roczek po sesji noworodkowej albo kolejną sesję rodzinną. Klientów z dotychczasowego arkusza przenosisz importem: wybierasz plik Excela, CSV, PDF albo zdjęcie listy (do 4 MB, do 2000 osób), model AI wypisuje znalezione osoby, a zwykły kod sprawdza, czy każdy e-mail i telefon naprawdę stoją w pliku. Odznaczasz duplikaty, klikasz „Importuj”, a daty sesji i uwagi lądują w notatkach. Eksport do CSV pobierasz w każdej chwili. Więcej w opisie bazy klientów.