Integracje z programami do faktur: Fakturownia, inFakt, wFirma i iFirma

Jak to działa w jednym zdaniu

Łączysz swoje konto w programie do faktur w Finanse → Wystawianie faktur, a na stronie każdego zlecenia, w sekcji „Faktura”, pojawia się przycisk „Wystaw w Fakturowni”, „Wystaw w inFakt”, „Wystaw w wFirmie” albo „Wystaw w iFirmie”. Kliknięcie otwiera okno z fakturą, zanim cokolwiek wyjdzie z Blendii: nabywca z karty klienta (firma z NIP-em albo osoba prywatna), adres, usługa z pola „Usługa”, kwota brutto, data sprzedaży, termin i sposób płatności, rodzaj dokumentu i stawka VAT. Poprawiasz, co trzeba, i zatwierdzasz.

Co się dzieje po kliknięciu „Wystaw w …”

Program tworzy fakturę na Twoim koncie i nadaje jej numer według Twojej serii. Blendia pobiera PDF i robi z nim cztery rzeczy naraz:

1. zapisuje fakturę w rejestrze (Finanse → Faktury) ze statusem „Zarejestrowana”,
2. tworzy w ewidencji płatność na kwotę z faktury, z terminem,
3. pokazuje dokument klientowi w Strefie klienta, w sekcji „Faktura”,
4. wysyła klientowi e-mail z linkiem, tak jak przy wycenie i umowie.

E-mail wysyła Blendia, nie program do faktur, więc klient dostaje fakturę w tym samym miejscu co umowę, wycenę i galerię. Jeśli program odrzuci dane, zobaczysz jego powód, a w Blendii nic nie zostanie zapisane. Jeśli faktura powstała, ale PDF nie dotarł, przy zleceniu czeka przycisk „Pobierz PDF i dokończ”.

Opłacenie, KSeF i codzienne sprawdzanie

Gdy klient zapłaci, klikasz „Oznacz jako opłaconą”. Faktura i jej płatność w Blendii odhaczają się razem, a ten sam stan idzie do programu. W drugą stronę Blendia raz dziennie sprawdza faktury z ostatnich 90 dni, a na karcie faktury masz przycisk „Odśwież z …” z nazwą programu. Wpłata zaznaczona w programie przechodzi do Blendii; sprawdzanie nigdy nie cofa opłacenia, które już masz.

KSeF zawsze obsługuje program. Blendia pokazuje przy fakturze stan wysyłki i numer KSeF, a gdy numer się pojawi, pobiera nowy PDF z numerem i kodem QR. Tło prawne opisujemy w tekście o VAT, kasie fiskalnej i KSeF dla fotografa.

Cztery programy w jednej tabeli

We wszystkich czterech programach opłacenie zaznaczone po stronie programu wraca do Blendii przy codziennym sprawdzeniu albo po „Odśwież z …”.

Czym programy różnią się w praktyce

Zgubiona odpowiedź. Czasem połączenie zrywa się w chwili, gdy program już tworzy fakturę. Fakturownia i wFirma przechowują identyfikator dokumentu z Blendii, więc Blendia najpierw szuka faktury po nim i nie tworzy drugiej. inFakt i iFirma takiego pola nie mają. Tam Blendia niczego nie ponawia sama, bo druga faktura dostałaby kolejny numer, i prosi, żeby najpierw zajrzeć do programu.

Tempo. Fakturownia, wFirma i iFirma odpowiadają od razu. inFakt tworzy fakturę jako zadanie w tle: zwykle w kilka sekund, a gdy trwa dłużej, Blendia dokończy ją po kliknięciu „Pobierz PDF i dokończ” albo w nocy, z e-mailem do klienta.

Zwolnienie z VAT. W Fakturowni i iFirmie podstawę zwolnienia wybierasz w Blendii z listy (limit obrotu z art. 113 ustawy o VAT, art. 43 ust. 1, art. 82 ust. 3, dyrektywa VAT) albo wpisujesz własną. inFakt ma własną listę podstaw, a wFirma bierze podstawę z ustawień firmy i sama dobiera rodzaj dokumentu.

Ryczałt. Dla inFakt, wFirmy i iFirmy ustawiasz w Blendii stawkę ryczałtu, którą program wpisuje przy pozycji. wFirma bez niej nie wystawi faktury firmie na ryczałcie. Stawkę dla swoich usług potwierdź z księgową; o samym wyborze formy opodatkowania piszemy w tekście ryczałt czy skala.

Jak wybrać program

Najprościej: zostań przy tym, w którym już masz konto, numerację i historię faktur. Blendia nie wymaga zmiany programu, a połączenie trwa kilka minut. Jeśli dopiero wybierasz, zwróć uwagę na trzy rzeczy. Czy wystawiasz rachunki (z Blendii zrobisz to tylko przez Fakturownię)? Czy masz kilka firm na jednym koncie (Fakturownia i wFirma pozwalają wybrać firmę, która wystawia)? Czy chcesz decydować o KSeF suwakiem w Blendii (inFakt i iFirma), czy wolisz ustawić go raz w programie (Fakturownia i wFirma)?

Ceny i pakiety programów do faktur zmieniają się, więc sprawdź je u ich dostawców. Blendia nic do nich nie dolicza: integracja jest w jednym planie z cennika.

Bez połączenia też się da

Korzystasz z innego programu albo z bezpłatnej aplikacji e-Faktura w KSeF? W Finanse → Wystawianie faktur zostaw „Bez połączenia”. Na stronie zlecenia masz wtedy „Dane do faktury” z przyciskiem „Kopiuj” przy każdym polu, a gotowy PDF dołączasz przyciskiem „Załącz PDF faktury”. Dalej dzieje się to samo: rejestr, płatność, Strefa klienta i e-mail. Pełny opis ewidencji płatności i rejestru znajdziesz na stronie Płatności i faktury i w pomocy o finansach.

Bezpieczeństwo kluczy

Klucz albo kod API sprawdzamy w programie, zanim go zapiszemy. Przechowujemy go zaszyfrowany (AES-256-GCM) w tabeli, którą czyta tylko serwer Blendii, a nie Twoja przeglądarka; w ustawieniach widać tylko 4 ostatnie znaki, także dla Ciebie. Kluczy nie zapisujemy w logach, a „Rozłącz” kasuje je od razu. Naraz połączony jest jeden program.