Ryczałt czy skala: jak fotograf płaci podatek i wystawia fakturę

Ryczałt, jeśli masz mało kosztów i chcesz płacić prosty podatek od przychodu. Skala, jeśli kupujesz sprzęt, dużo jeździsz, wynajmujesz studio i wolisz odliczać koszty, a przy tym masz prawo do kwoty wolnej i ulg. Podatek liniowy wchodzi w grę, gdy dochód rośnie ponad drugi próg skali, a koszty nadal chcesz odliczać. Fotograf prowadzący jednoosobową działalność ma do wyboru te trzy formy i każda inaczej liczy podatek, inaczej liczy składkę zdrowotną i inaczej wpływa na to, ile musisz doliczyć do ceny sesji.

Ten tekst nie zastąpi księgowej. Pokazuje, na czym polegają różnice, jak przełożyć je na cennik i jak w każdym wariancie wystawić fakturę. Na końcu jest lista tego, co w tej sprawie robi Blendia, a czego celowo nie robi.

Jakie formy opodatkowania ma fotograf do wyboru?

Osoba prowadząca działalność gospodarczą rozlicza podatek dochodowy na jeden z trzech sposobów:

• Skala podatkowa (zasady ogólne): podatek od dochodu, czyli od przychodu pomniejszonego o koszty. Stawki 12% i 32% po przekroczeniu progu 120 000 zł dochodu, kwota wolna 30 000 zł (art. 27 ust. 1 ustawy o PIT). Tylko tu masz wspólne rozliczenie z małżonkiem i ulgę na dziecko.
• Podatek liniowy: 19% od dochodu bez względu na jego wysokość (art. 30c ustawy o PIT). Koszty odliczasz tak samo jak na skali, ale nie ma kwoty wolnej, wspólnego rozliczenia ani większości ulg.
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: podatek od przychodu, bez odliczania kosztów, według stawki przypisanej do rodzaju usługi (ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym, art. 12). Ryczałt jest dostępny, dopóki przychód z poprzedniego roku nie przekroczył 2 000 000 euro (art. 6 ust. 4 tej ustawy).

Do tego dochodzi decyzja o VAT, ale to osobny podatek i osobny wybór. Piszemy o nim niżej, a szczegóły limitów, kasy fiskalnej i KSeF są w tekście Fotograf a VAT, kasa fiskalna i KSeF.

Czym różnią się koszty uzyskania i składka zdrowotna?

Dwie rzeczy decydują o tym, która forma wychodzi taniej: czy możesz odliczyć koszty i jak liczy się składka zdrowotna.

Koszty. Na skali i na liniowym podatek płacisz od dochodu. Aparat, obiektywy, komputer, dysk, program do obróbki, paliwo, wynajem studia, ubezpieczenie sprzętu, kurs, prąd w pracowni: wszystko, co służy uzyskaniu przychodu, pomniejsza podstawę (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Sprzęt droższy niż 10 000 zł zwykle amortyzujesz w czasie, a nie rozliczasz od razu (art. 22d i 22f tej ustawy). Na ryczałcie kosztów nie odliczasz w ogóle: nowy korpus za kilkanaście tysięcy złotych nie zmienia Twojego podatku ani o złotówkę.

Składka zdrowotna. Od 2022 roku liczy się ją inaczej dla każdej formy (art. 81 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych). Na skali to procent dochodu (w chwili pisania 9%), na liniowym niższy procent dochodu (4,9%), a na ryczałcie stała kwota miesięczna zależna od tego, w którym z trzech progów rocznego przychodu jesteś. Przy każdej formie obowiązuje minimalna składka, więc przy małym dochodzie zapłacisz ją nawet wtedy, gdy podatku nie ma. Progi i kwoty zmieniają się co rok, dlatego aktualne wartości sprawdzaj na podatki.gov.pl albo w ZUS, a nie w tekście sprzed sezonu.

Dla kogo ryczałt ma sens?

Ryczałt wygrywa, gdy Twoje koszty są małe w stosunku do przychodu. Typowy przykład: sprzęt masz od lat i już go spłacono, pracujesz w plenerze albo u klienta, obróbkę robisz na własnym komputerze, a największym wydatkiem w miesiącu jest paliwo i abonamenty. Wtedy odliczanie kosztów na skali dałoby niewiele, a ryczałt jest prostszy: jedna ewidencja przychodów, przewidywalna składka zdrowotna, mniej dokumentów do zbierania.

Ryczałt ma też cenę, o której łatwo zapomnieć. Nie odliczysz straty, nie rozliczysz się z małżonkiem, nie skorzystasz z ulgi na dziecko. Jeśli planujesz w tym roku wymianę korpusu i obiektywów, policz oba warianty przed decyzją, bo tego wydatku na ryczałcie nie zobaczysz w podatku.

Dla kogo skala albo podatek liniowy?

Skala pasuje, gdy koszty są duże: wynajmujesz studio, kupujesz sprzęt, jeździsz po całym kraju na reportaże, zatrudniasz drugiego fotografa, drukujesz albumy. Każda z tych faktur pomniejsza dochód, a przy niższym dochodzie działa kwota wolna i pierwsza stawka. Skala jest też jedyną formą, na której rozliczysz się wspólnie z małżonkiem i odliczysz ulgę na dziecko. W praktyce większość fotografów na starcie zaczyna właśnie od skali, bo nie wymaga żadnego oświadczenia i daje najwięcej ulg.

Liniowy warto rozważyć dopiero, gdy dochód wyraźnie przekracza drugi próg skali i nadal masz koszty do odliczenia. Poniżej progu 32% liniowy zwykle przegrywa ze skalą, bo płacisz 19% od pierwszej złotówki bez kwoty wolnej. Filmowcy z dużymi produkcjami, studia z kilkoma osobami i fotografia reklamowa z drogim sprzętem częściej lądują tutaj niż fotograf rodzinny.

Jaka jest stawka ryczałtu dla usług fotograficznych?

Tu jest pułapka, w którą wpada wiele osób szukających odpowiedzi w sieci: źródła podają różne stawki. Stawka ryczałtu zależy od tego, do którego grupowania PKWiU zaliczysz swoją usługę, a fotograf świadczy czasem kilka różnych usług naraz (sesja, reportaż, obróbka, sprzedaż odbitek, licencja na zdjęcia do reklamy, film). Katalog stawek jest w art. 12 ustawy o ryczałcie, a klasyfikację usług fotograficznych znajdziesz w dziale 74.20 PKWiU.

Celowo nie podajemy tu liczby. Potwierdź stawkę z księgową, która zna Twój zakres usług, albo wystąp o interpretację indywidualną przez podatki.gov.pl. Jeśli świadczysz usługi z różnych grupowań, ewidencja musi rozdzielać przychody na każdą stawkę osobno, inaczej całość może zostać opodatkowana najwyższą z nich (art. 12 ust. 3 tej ustawy).

Kiedy i jak wybrać albo zmienić formę?

Formę wybierasz na cały rok. Oświadczenie o wyborze liniowego albo ryczałtu składasz do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód w roku, a gdy pierwszy przychód jest w grudniu, do końca roku (art. 9a ust. 2 ustawy o PIT i art. 9 ust. 1 ustawy o ryczałcie). W praktyce zaznaczasz to we wniosku w CEIDG, także przy zakładaniu firmy. Brak oświadczenia oznacza skalę. Zmiana w trakcie roku nie jest możliwa, więc decyzję podejmij po policzeniu obu wariantów na własnych liczbach z poprzedniego sezonu.

Jak forma opodatkowania wpływa na cenę sesji?

Podatek to koszt Twojej firmy, nie koszt klienta, ale jeśli go nie wliczysz w cenę, zapłacisz go z własnej kieszeni. Dlatego cena sesji powstaje od dołu: koszty zlecenia, Twoje godziny pomnożone przez stawkę, a na to podatek i składki, a jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, jeszcze VAT.

Różnica między formami siedzi w środkowym kroku. Na ryczałcie podatek liczysz od całej kwoty, jaką dostaniesz od klienta, więc w kalkulacji dokładasz go do każdej złotówki przychodu, także tej, która potem pójdzie na paliwo. Na skali podatek liczysz od tego, co zostaje po kosztach, więc przy kosztownym zleceniu (dojazd, wynajem, drugi fotograf) doliczasz mniej. W obu przypadkach składka zdrowotna jest kosztem stałym albo procentowym, który trzeba rozłożyć na wszystkie zlecenia w miesiącu.

Krok po kroku pokazuje to tekst Jak wycenić sesję zdjęciową, a liczby na własnych danych sprawdzisz w kalkulatorze wyceny sesji, który ma osobne pole na podatek i składki.

Jak fotograf wystawia fakturę: bez VAT czy z VAT?

Forma opodatkowania dochodu nie decyduje o wyglądzie faktury. Decyduje o nim VAT. Możesz być na ryczałcie i być czynnym podatnikiem VAT, możesz być na skali i korzystać ze zwolnienia.

Bez VAT. Dopóki wartość sprzedaży w poprzednim roku nie przekroczyła 200 000 zł, korzystasz ze zwolnienia podmiotowego z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT; w pierwszym roku limit liczysz proporcjonalnie (ust. 9). Nie musisz wystawiać faktury każdemu, ale na żądanie klienta zgłoszone w ciągu 3 miesięcy musisz (art. 106b ust. 3). Taka faktura ma stawkę „zw” i podstawę zwolnienia; w praktyce programy do faktur wpisują „art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT” (art. 106e ust. 1 pkt 19). Kwota na fakturze jest jednocześnie netto i brutto.

Z VAT. Po przekroczeniu limitu albo po dobrowolnej rezygnacji ze zwolnienia rejestrujesz się jako czynny podatnik i do ceny doliczasz VAT według stawki podstawowej, dziś 23%. Faktura ma netto, stawkę, kwotę podatku i brutto. Klient firmowy odliczy ten VAT, klient prywatny zapłaci go w cenie. Rozliczasz go w deklaracjach osobno od podatku dochodowego. Faktury między firmami stopniowo obejmuje obowiązek KSeF, o czym więcej w osobnym tekście.

Niezależnie od wariantu na fakturze dla firmy potrzebujesz nazwy, adresu i NIP-u nabywcy, a dla osoby prywatnej imienia, nazwiska i adresu. Zbieraj je przy podpisaniu umowy, nie w dniu wystawienia faktury.

Co robi Blendia, a czego nie robi?

Blendia nie liczy podatku, nie księguje i nie zastępuje księgowej. Nie łączy się też z bankiem i nie pośredniczy w płatnościach: klient płaci przelewem na Twój rachunek, a Ty zapisujesz, co wpłynęło. To, co robi, dotyczy strony zlecenia i dokumentów:

1. Faktura ze zlecenia. Łączysz Blendię ze swoim kontem w Fakturowni albo inFakt (Finanse → Wystawianie faktur). Na stronie zlecenia klikasz „Wystaw w Fakturowni” albo „Wystaw w inFakt”, a okno jest już wypełnione: nabywca z karty klienta (firma z NIP-em albo osoba prywatna), usługa ze zlecenia, kwota brutto, data sprzedaży z terminu zlecenia, termin płatności z Twoich ustawień. Faktura powstaje na Twoim koncie w programie, z Twoją numeracją i danymi sprzedawcy.
2. „Zw” albo 23%. Domyślny dokument to faktura ze stawką „zw” i podstawą „limit obrotu (art. 113)”, bo tak zaczyna większość fotografów. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, w ustawieniach wystawiania faktur przestawiasz stawkę na 23%. Przy inFakt podstawę zwolnienia wybierasz z jego listy, a przy Fakturowni możesz wystawić także rachunek.
3. Bez połączenia też działa. Wystawiasz fakturę gdziekolwiek, dane do niej kopiujesz przyciskiem „Kopiuj” ze strony zlecenia i załączasz gotowy PDF. Blendia zapisuje ją w rejestrze, tworzy płatność, pokazuje dokument klientowi w Strefie klienta i wysyła mu e-mail.
4. Ewidencja płatności. Zaliczka, reszta i inne wpłaty z kwotą i terminem, odhaczane po wpływie. Zaległości trafiają na ekran „Dziś”. Finanse → Płatności zbierają wpłaty ze wszystkich zleceń z sumą wpływów w miesiącu.
5. Przychód miesiąca. Suma cen zleceń z terminem w danym miesiącu, które mają podpisaną umowę albo są dalej. Obok „Wpływy w tym miesiącu” mówią, ile faktycznie wpłynęło. To podpowiedź do planowania, nie ewidencja podatkowa: podstawę opodatkowania liczy Twoja księgowość na podstawie faktur i wyciągów.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda cała ścieżka od wpłaty zaliczki do faktury końcowej, przejrzyj stronę Płatności i faktury albo rozdział pomocy Finanse, gdzie krok po kroku opisane jest połączenie z programem do faktur i to, co dzieje się po wystawieniu.