Wzory umów
Umowa na sesję zdjęciową: wzór i 12 punktów, których nie może zabraknąć
Wzór umowy fotograficznej z omówieniem: zadatek, licencja niewyłączna, wizerunek, RODO, odstąpienie konsumenta i podpis online w formie dokumentowej.
Zaktualizowano: 2026-09-28
Wzory do skopiowania
- Wzór umowyUmowa na reportaż ślubnyGotowy wzór umowy na reportaż ślubny z omówieniem: rezerwacja terminu, zadatek, nadgodziny, drugi fotograf, zastępstwo, portfolio i goście weselni.
- Wzór umowyUmowa na film ślubnyWzór umowy dla filmowca ślubnego z omówieniem: teledysk i pełny film, liczba kamer, dron, licencje na muzykę, materiały surowe, poprawki i zadatek.
- Wzór umowyUmowa na sesję rodzinnąWzór umowy na sesję rodzinną, ciążową i noworodkową: choroba dziecka bez utraty zadatku, pogoda w plenerze, wybór zdjęć w galerii i zgoda rodziców.
- Wzór umowyUmowa na zdjęcia z chrztu i komuniiWzór umowy na reportaż z chrztu albo Pierwszej Komunii: zasady w kościele, godziny na przyjęciu, zdjęcia innych dzieci, zadatek i szybkie oddanie zdjęć.
- Wzór umowyUmowa na sesję biznesową i reklamowąWzór umowy B2B na sesję wizerunkową firmy i zdjęcia reklamowe: pola eksploatacji osobno, licencja zamiast przeniesienia praw, modele, retusz, faktura VAT.
- Wzór umowyZgoda na publikację wizerunkuKrótki wzór zgody na wykorzystanie wizerunku ze zdjęć: zakres, czas, odwołanie i klauzula RODO, z wariantem podpisywanym przez rodzica dziecka.
Umowa na sesję zdjęciową nie musi mieć dziesięciu stron. Musi za to odpowiadać na pytania, które pojawiają się, gdy coś idzie nie tak: klient odwołuje sesję tydzień przed terminem, chce „wszystkie zdjęcia z karty”, publikuje kadry z filtrem albo pyta, dlaczego zadatek nie wraca. Poniżej znajdziesz dwanaście punktów, które taką umowę trzymają w całości, wyjaśnienie, czym różni się licencja od przeniesienia praw, i opis, jak podpisać umowę z klientem przez link. Na końcu wybierzesz gotowy wzór dla swojego gatunku: ślub, film ślubny, sesja rodzinna, chrzest i komunia, sesja biznesowa albo sama zgoda na wizerunek.
Wzory na tych stronach są poglądowe. Dopasuj je do swojego zlecenia i sposobu pracy, a przepisy, na które się powołujemy, sprawdzisz pod linkami do ISAP.
Czym jest umowa o dzieło w fotografii
Sesja zdjęciowa kończy się konkretnym rezultatem: zestawem obrobionych zdjęć albo zmontowanym filmem. Dlatego umowa z klientem jest w praktyce umową o dzieło z art. 627 Kodeksu cywilnego: zobowiązujesz się wykonać oznaczone dzieło, a klient zobowiązuje się zapłacić wynagrodzenie. To odróżnia ją od umowy zlecenia, w której liczy się staranne działanie, a nie efekt. Reportaż ślubny ma w sobie trochę z obu, bo nie obiecujesz konkretnego kadru, tylko relację z dnia, ale rezultat w postaci zestawu zdjęć nadal jest tym, za co klient płaci.
Z tej kwalifikacji wynika kilka rzeczy. Klient płaci za rezultat, więc w umowie musi być jasne, co tym rezultatem jest: ile zdjęć, w jakiej formie, do kiedy. Dopóki dzieło nie jest ukończone, klient może od umowy odstąpić, płacąc umówione wynagrodzenie pomniejszone o to, co zaoszczędzisz na niewykonaniu (art. 644 KC). A jeśli dzieło ma wady, klient może żądać ich usunięcia na zasadach rękojmi (art. 638 KC). Dobra umowa nie walczy z tymi przepisami, tylko wypełnia je konkretami: co jest wadą, a co Twoim stylem, i co się dzieje z zadatkiem przy rezygnacji.
Drugi filar to prawo autorskie. Zdjęcie i film to utwory, a Ty jesteś twórcą (art. 1 i art. 8 ustawy o prawie autorskim). Klient nie kupuje „zdjęć”, tylko prawo do korzystania z nich w określonym zakresie. Bez zapisu w umowie ten zakres jest niejasny dla obu stron, a spór o publikację zdjęcia w reklamie znajomego salonu sukien zaczyna się od zdania „przecież zapłaciliśmy”.
Trzeci filar to prawo konsumenckie, jeśli klientem jest osoba prywatna. Wtedy część zapisów, które wyglądają rozsądnie z Twojej perspektywy, może być niedozwolona: przepadająca zaliczka, kara umowna tylko dla klienta, brak prawa odstąpienia od umowy zawartej przez internet. Do każdego z tych miejsc wracamy niżej.
Umowa nie musi być na papierze, ale musi być
Kodeks cywilny nie wymaga dla umowy o dzieło żadnej szczególnej formy. Ustne ustalenia na Instagramie też są umową, tylko trudno je potem udowodnić. Dlatego minimum to forma dokumentowa z art. 77² KC: treść utrwalona w sposób, który pozwala ją odczytać, i możliwość ustalenia, kto złożył oświadczenie. E-mail z akceptacją, wiadomość w komunikatorze i podpis w Strefie klienta spełniają ten warunek.
Forma pisemna, czyli własnoręczny podpis pod dokumentem, jest potrzebna tylko wtedy, gdy przepis tego wymaga. W fotografii chodzi o jeden przypadek: przeniesienie autorskich praw majątkowych i licencję wyłączną (art. 53 i art. 67 ust. 5 pr. aut.). Do tego wracamy w punkcie 8.
12 punktów, których nie może zabraknąć
1. Strony
Kto z kim zawiera umowę. Po Twojej stronie: imię i nazwisko, nazwa firmy, adres, NIP, e-mail i telefon. Po stronie klienta: imię i nazwisko, adres, e-mail i telefon. Jeśli klientem jest firma, dopisz jej nazwę i NIP, bo od tego zależy, czy klient jest konsumentem, a więc czy stosujesz punkt 11.
Przy ślubie stronami są zwykle oboje narzeczeni. Gdy umowę podpisuje jedno z nich, drugie nie jest stroną, ale jego wizerunek i tak wymaga zgody (punkt 9). W umowach dla par wpisz oboje. W umowie ze szkołą albo firmą sprawdź, kto ma prawo ją podpisać: dyrektor, członek zarządu albo osoba z pełnomocnictwem.
2. Przedmiot i zakres
Jedno zdanie o tym, co robisz, i lista tego, co wchodzi w cenę. „Sesja rodzinna w plenerze, około 60 minut, do 3 miejsc w obrębie jednego parku” mówi więcej niż „usługa fotograficzna”. Wypisz też, czego nie ma: druku, albumu, retuszu zaawansowanego, nagrań wideo, zdjęć grupowych z 80 gośćmi. Klient, który czyta listę wyłączeń przed sesją, nie pyta o nie po sesji.
W Blendii to samo pole nazywa się „Usługa” i widzi je klient: w Strefie klienta, w wycenie, w umowie i na fakturze. Nazwa robocza zlecenia zostaje tylko dla Ciebie, więc „Nowakowie, lipiec, trudny teść” nigdy nie trafi do dokumentu (zlecenia i etapy).
3. Termin i miejsce
Data, godzina rozpoczęcia i planowany czas trwania. Miejsce z adresem albo opisem („plaża w Sopocie, wejście nr 23”). Przy sesji plenerowej dopisz, co się dzieje przy złej pogodzie: kto decyduje o przesunięciu, do kiedy i bez jakich kosztów. Przy reportażu (ślub, komunia, event) zamiast jednej godziny wpisz przedział pracy i zasady nadgodzin, bo wesele rzadko kończy się o czasie.
Termin w umowie powinien zgadzać się z terminem w Twoim kalendarzu. Jeśli prowadzisz kalendarz zleceń w jednym miejscu, termin z etapu zapytania ma przerywaną ramkę, a po podpisaniu umowy staje się pełnym wpisem, więc widzisz, która sobota jest naprawdę zajęta.
4. Cena i płatności
Kwota całkowita, brutto, z rozbiciem na to, co i kiedy płatne. Konsument ma dostać cenę całkowitą, z podatkiem (ustawa o informowaniu o cenach towarów i usług). Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 113 ustawy o VAT, kwota brutto równa się netto, ale dalej nazwij ją brutto, żeby nie było wątpliwości. Podaj numer rachunku, sposób płatności i termin dopłaty: przed oddaniem zdjęć czy po. W praktyce zdjęcia wydajesz po zapłacie całości, i to też warto napisać wprost.
Dodatkowe koszty (dojazd powyżej ustalonej liczby kilometrów, nocleg, druga lokalizacja, dodatkowa godzina) wpisz z ceną jednostkową. Kwoty „do ustalenia” nie zabezpieczają nikogo. Jeśli szukasz punktu odniesienia, zajrzyj do tekstu jak wycenić sesję zdjęciową.
5. Zadatek a zaliczka
To najczęstszy błąd w umowach fotografów. „Zaliczka bezzwrotna” nie istnieje w polskim prawie. Zaliczka to część ceny wpłacona z góry; przy rozwiązaniu umowy podlega zwrotowi jako świadczenie, którego podstawa odpadła (art. 494 i art. 405 KC). Zapis, że konsument traci zaliczkę przy rezygnacji, może zostać uznany za klauzulę niedozwoloną (art. 385¹ i art. 385³ pkt 16 KC).
Zadatek działa inaczej i działa w obie strony (art. 394 KC). Jeśli klient nie wykona umowy z przyczyn, za które odpowiada, możesz od umowy odstąpić i zadatek zachować. Jeśli to Ty nie wykonasz umowy z przyczyn, za które odpowiadasz, klient może odstąpić i żądać zwrotu zadatku w podwójnej wysokości. Gdy umowa jest wykonana, zadatek zalicza się na poczet ceny. Gdy zostaje rozwiązana za zgodą obu stron albo z przyczyn, za które nikt nie odpowiada, zadatek wraca w pojedynczej wysokości.
Nazwij więc wpłatę z góry zadatkiem, wpisz kwotę i termin wpłaty, a skutki opisz w umowie własnymi słowami, żeby klient je rozumiał. Rozsądna wysokość to zwykle 20–30% ceny; zadatek równy całej cenie sąd może potraktować jak zwykłą zaliczkę. Więcej w tekście zadatek czy zaliczka za sesję. W ewidencji płatności w Blendii wpłata z góry ma rodzaj „Zaliczka”; to tylko nazwa w ewidencji, a o skutkach decyduje treść Twojej umowy (płatności i faktury).
6. Termin oddania i forma plików
Do kiedy oddajesz materiał, liczone od dnia sesji, i w jakiej formie: pliki JPG w pełnej rozdzielczości, wersje do internetu, galeria online, pendrive. Wpisz, jak długo galeria jest dostępna i że klient ma pobrać pliki w tym czasie. Galeria w Blendii wygasa najpóźniej po 60 dniach, a tydzień wcześniej dostajesz przypomnienie, więc zdążysz przedłużyć datę w tej granicy (galerie). Dopisz też, jak długo Ty przechowujesz oryginały po oddaniu, bo klient, który wróci po dwóch latach, nie może zakładać, że wciąż je masz.
W sezonie termin oddania bywa najbardziej naruszanym punktem umowy. Wpisz realny, z zapasem, a jeśli podajesz „do 8 tygodni”, dotrzymaj go. Jeśli obiecujesz kilka zdjęć „na zapowiedź” w ciągu tygodnia, wpisz to jako osobne zobowiązanie z własnym terminem.
7. Liczba zdjęć i selekcja
Ile zdjęć klient otrzyma („co najmniej 40 obrobionych zdjęć”) i kto wybiera. Jeśli to Ty, napisz, że selekcja i obróbka są częścią dzieła i wyrazem Twojego stylu, a klient nie otrzymuje plików RAW ani zdjęć odrzuconych. Jeśli klient wybiera z galerii podglądowej, wpisz, ile ma na to czasu, ile zdjęć wybiera w cenie i ile kosztuje każde dodatkowe. Galeria podglądowa w Blendii ma limit wyborów i pokazuje kadry ze znakiem wodnym w pomniejszonej kopii, więc klient wybiera, ale oryginałów stamtąd nie pobierze. Możesz też pozwolić mu wrócić i zmienić zaznaczenie, jeśli tak wolisz pracować.
Ten punkt rozstrzyga też spór o „wady”. Rękojmia dotyczy tego, co nie zgadza się z umową: brakuje zdjęć, plik jest uszkodzony, nie ma umówionego kadru z babcią. Nie dotyczy kolorystyki, która jest Twoim stylem, jeśli klient znał go z portfolio przed zawarciem umowy. Napisz to wprost i dodaj zdanie, że klient zapoznał się z Twoim portfolio i akceptuje styl obróbki.
8. Prawa autorskie: licencja a przeniesienie
Klient chce „mieć prawa do zdjęć”. W większości zleceń prywatnych wystarczy mu licencja, a przeniesienie praw jest i niepotrzebne, i trudniejsze do skutecznego zawarcia.
Przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 pr. aut.). Akceptacja w e-mailu, w komunikatorze albo kliknięcie w Strefie klienta tej formy nie spełniają, więc zapis o przeniesieniu praw w umowie zawartej przez link jest w tej części nieważny. Po skutecznym przeniesieniu tracisz też prawo do pokazywania zdjęć w portfolio, chyba że klient udzieli Ci na to licencji zwrotnej.
Licencja niewyłączna nie wymaga formy pisemnej (art. 67 pr. aut.; formy pisemnej wymaga tylko licencja wyłączna, ust. 5). Dlatego wszystkie wzory na tych stronach udzielają licencji niewyłącznej. Żeby była skuteczna i przewidywalna, wpisz w niej cztery rzeczy:
- pola eksploatacji wymienione wyraźnie, bo umowa obejmuje tylko te, które nazwiesz (art. 41 ust. 2 i art. 50 pr. aut.): utrwalanie i zwielokrotnianie (druk, kopie cyfrowe), rozpowszechnianie w internecie (media społecznościowe, komunikatory, prywatne strony), publiczne wyświetlanie w gronie rodziny i znajomych;
- cel: użytek prywatny; użytek komercyjny (reklama, sprzedaż, przekazanie firmie, konkursy z nagrodami) za osobną zgodą i wynagrodzeniem;
- czas i terytorium: bez zapisu licencja trwa pięć lat i obejmuje tylko Polskę (art. 66 pr. aut.), więc wpisz „bez ograniczeń czasowych i terytorialnych”, a prawo do wypowiedzenia ogranicz do przypadku naruszenia licencji (art. 68 pr. aut.);
- integralność i autorstwo: klient nie zmienia utworu, nie nakłada filtrów ani nie kadruje w sposób zmieniający jego charakter, i oznacza autora, gdy publikuje (art. 16 pr. aut.).
Jeśli klient biznesowy naprawdę potrzebuje przeniesienia praw, podpiszcie umowę na papierze albo kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi, które są równoważne formie pisemnej (art. 78¹ KC). W Blendii taką umowę oznaczasz jako podpisaną ręcznie i dołączasz skan.
9. Wizerunek i publikacja w portfolio
Rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej (art. 81 ust. 1 pr. aut.), a przy dzieciach zgody rodzica albo opiekuna. Zgoda ma być dobrowolna i konkretna: gdzie (strona, Instagram, Facebook, druk w materiałach reklamowych, konkursy), jak długo i czy z imieniem. Klient może jej nie udzielić i nie może to wpływać na cenę ani na wykonanie umowy. Zgoda nie powinna też być schowana w umowie jako warunek, tylko stać osobno: jako wyraźny punkt do wyboru albo osobny dokument. Dlatego przygotowaliśmy wzór zgody na wizerunek, który dołączysz do każdej umowy.
Osoba, która otrzymała zapłatę za pozowanie, nie musi udzielać osobnej zgody, chyba że wyraźnie to zastrzeże (art. 81 ust. 1 zdanie drugie). W sesjach komercyjnych z modelami zapisujesz to w umowie z modelem, nie z klientem. Osoby stanowiące jedynie szczegół całości, na przykład zgromadzenia albo publicznej imprezy, też nie muszą wyrażać zgody (art. 81 ust. 2 pkt 2), co ma znaczenie przy gościach weselnych. Zgoda na wizerunek jest jednocześnie zgodą w rozumieniu RODO (art. 6 ust. 1 lit. a) i można ją odwołać w każdej chwili, bez skutku wstecznego; zdjęcia już wydrukowane w albumie zostają, publikację w internecie usuwasz.
10. Odwołanie, zmiana terminu i siła wyższa
Trzy sytuacje, każda z własną regułą. Klient odwołuje: zadatek zostaje u Ciebie (punkt 5); jeśli odwołuje z dużym wyprzedzeniem, możesz zaproponować zamianę na nowy termin. Ty odwołujesz z własnej winy: zwracasz zadatek w podwójnej wysokości albo zapewniasz zastępstwo, jeśli klient się zgodzi. Nikt nie odpowiada: choroba, wypadek, ulewa przy sesji plenerowej, zakaz zgromadzeń. Wtedy strony przenoszą termin bez dodatkowych kosztów, a jeśli nowego terminu nie da się uzgodnić, umowa wygasa i zwracasz to, co otrzymano (art. 495 KC).
Zamiast samego słowa „siła wyższa”, którego Kodeks cywilny nie definiuje, wypisz przykłady i procedurę: kto zawiadamia kogo, w jakim czasie i w jakiej formie. Krótki zapis o zastępstwie przy Twojej chorobie oszczędza parze ślubnej nerwów, a Tobie podwójnego zadatku.
11. Odstąpienie konsumenta
Jeśli klient jest konsumentem, a umowę zawieracie na odległość (e-mail, komunikator, link do Strefy klienta), ma prawo odstąpić od niej w ciągu 14 dni bez podania przyczyny (art. 27 ustawy o prawach konsumenta). Termin liczy się od dnia zawarcia umowy (art. 28 pkt 2). Musisz o tym poinformować przed zawarciem umowy; jeśli tego nie zrobisz, prawo odstąpienia wydłuża się nawet o 12 miesięcy (art. 29). Odstąpienie w terminie oznacza zwrot wszystkiego, co klient wpłacił, także zadatku (art. 32), bo umowę traktuje się jak niezawartą.
Ustawa przewiduje wyjątki (art. 38). Najważniejszy dla fotografa to pkt 1: prawo odstąpienia nie przysługuje, gdy usługa została w pełni wykonana za wyraźną zgodą konsumenta, który wiedział, że po wykonaniu je utraci. Dlatego we wzorach jest zdanie, w którym klient prosi o wykonanie usługi przed upływem 14 dni i przyjmuje ten skutek do wiadomości. Jeśli odstąpi po rozpoczęciu, a przed zakończeniem, płaci za to, co już wykonano (art. 35). Pkt 3 wyłącza odstąpienie od zamówienia rzeczy nieprefabrykowanej, na przykład albumu ze zdjęciami pary. Pkt 12 dotyczy usług związanych z wydarzeniami, gdy w umowie oznaczono dzień, i bywa przywoływany przy reportażach, ale jego zastosowanie do fotografii nie jest jednoznaczne, więc nie opieraj na nim całej umowy.
Sesja umówiona osobiście w studiu i podpisana na miejscu nie jest umową na odległość, więc pouczenie nie jest wymagane. Nie zaszkodzi jednak, gdy zostanie. Klient firmowy nie jest konsumentem i prawa odstąpienia z tej ustawy nie ma, choć przedsiębiorca będący osobą fizyczną korzysta z części ochrony, gdy umowa nie ma dla niego charakteru zawodowego (art. 7aa).
12. RODO
Przetwarzasz dane klienta (imię, adres, e-mail, telefon, czasem dane dzieci), więc jesteś ich administratorem, tak samo jak wtedy, gdy trzymasz je w arkuszu. Podstawą jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a dla publikacji w portfolio zgoda (lit. a). Umowa powinna zawierać albo odsyłać do informacji z art. 13 RODO: kto jest administratorem, po co przetwarza dane, jak długo, komu je przekazuje (księgowość, dostawca galerii i CRM), i jakie prawa ma klient. Wystarczy krótki paragraf i link do Twojej polityki prywatności.
Blendia przetwarza dane Twoich klientów wyłącznie na Twoje zlecenie, jako podmiot przetwarzający, a umowa powierzenia jest częścią regulaminu. Pod formularzem zapytania stoi klauzula RODO z Twoją nazwą, którą możesz zastąpić własnym tekstem (formularz zapytania). Dane klienta trzymasz w jednym miejscu, więc gdy poprosi o wgląd albo usunięcie, załatwiasz to na jego stronie w bazie klientów.
Jak zawrzeć umowę: papier, e-mail, link
Trzy drogi prowadzą do ważnej umowy o usługę fotograficzną z licencją niewyłączną. Różnią się dowodem, jaki po nich zostaje.
| Forma | Jak wygląda | Co zostaje jako dowód | Kiedy konieczna |
|---|---|---|---|
| Pisemna | Wydruk, dwa podpisy własnoręczne | Dokument z podpisami | Przeniesienie praw autorskich, licencja wyłączna |
| Dokumentowa: e-mail | Wysyłasz treść, klient odpisuje „akceptuję” | Wątek e-mail z datami | Nigdy konieczna, wystarczająca dla licencji niewyłącznej |
| Dokumentowa: link | Klient czyta umowę w Strefie klienta i podpisuje imieniem i nazwiskiem | Zapis imienia, chwili, skrótu adresu i skrótu treści | Jak wyżej |
Umowa przez e-mail ma jedną słabość: treść krąży w załączniku, który każda strona może podmienić, a akceptacja bywa jednym słowem pod długim wątkiem. Umowa przez link rozwiązuje to zamrożeniem treści w chwili wysłania: klient podpisuje dokładnie to, co widział, i obie strony mają ten sam skrót treści.
Jak podpisać umowę z klientem online
W Blendii umowę podpisujesz w Strefie klienta, czyli pod tym samym linkiem, pod którym klient ma wycenę, formularz z pytaniami i później galerię. Klient nie zakłada konta i nie instaluje niczego. Wygląda to tak.
- Na stronie zlecenia otwierasz sekcję „Umowa” i klikasz „Nowa umowa”. Treść piszesz od zera, wstawiasz przykładowy wzór albo bierzesz własny wzór z Dokumentów. Pola takie jak imię klienta, data, miejsce i cena są już wypełnione danymi zlecenia.
- Klikasz „Wyślij umowę do podpisu”. Treść zostaje zamrożona, umowa pojawia się w Strefie klienta, a klient dostaje e-mail z linkiem, jeśli ma zapisany adres.
- Klient czyta umowę i musi przewinąć ją do końca, zanim podpis się odblokuje. Wpisuje imię i nazwisko, zaznacza potwierdzenie i klika „Podpisuję umowę”. Może też dorysować podpis palcem na telefonie albo myszą; rysunek jest dodatkiem, a podpisem w formie dokumentowej pozostaje imię i nazwisko z potwierdzeniem.
- Blendia zapisuje imię i nazwisko, chwilę podpisania, skrót adresu sieciowego (nigdy sam adres) i skrót treści umowy. Ty dostajesz powiadomienie i wpis na osi zdarzeń, a zlecenie samo przechodzi na etap „Umowa podpisana”.
To forma dokumentowa z art. 77² KC, nie kwalifikowany podpis elektroniczny. Wystarcza do umowy o usługę z licencją niewyłączną, zadatkiem i zgodą na wizerunek. Nie wystarcza do przeniesienia praw autorskich ani licencji wyłącznej; taką umowę podpisujecie na papierze, a w Blendii oznaczasz ją jako podpisaną ręcznie, z datą i skanem.
Gdy warunki się zmienią po wysłaniu, wysłanej umowy nie kasujesz. Unieważniasz ją i tworzysz nową wersję: stara trafia do historii wersji z treścią, skrótem i zapisem podpisu, a klient widzi zawsze jedną, aktualną. Krok po kroku opisuje to rozdział pomocy Umowy i podpisy, a wyceny, które zwykle poprzedzają umowę, rozdział Finanse.
Który wzór wybrać
Każdy wzór ma tę samą konstrukcję (strony, przedmiot, zadatek, licencja niewyłączna, wizerunek, RODO, pouczenie o odstąpieniu) i paragrafy właściwe dla gatunku. Wybierz według tego, co robisz najczęściej, a w Dokumentach zapisz go jako własny wzór z polami, żeby przy każdym zleceniu wypełniał się danymi klienta.
- Umowa z fotografem ślubnym: rezerwacja terminu z rocznym wyprzedzeniem, plan dnia, godziny pracy i nadgodziny, drugi fotograf, zastępstwo przy chorobie, RODO wobec gości.
- Umowa na film ślubny: forma i długość filmu, liczba kamer, dron, muzyka i licencje, materiały surowe, jedna runda poprawek, termin oddania do 12 tygodni.
- Umowa na sesję rodzinną: sesja plenerowa albo w studiu, dzieci i zgoda rodziców, pogoda, wybór zdjęć z galerii podglądowej.
- Umowa na chrzest i komunię: reportaż z uroczystości w kościele i na przyjęciu, zasady fotografowania w świątyni, goście, krótki termin oddania.
- Umowa na sesję biznesową: klient firmowy bez prawa odstąpienia, szersza licencja na cele komercyjne, portrety pracowników, faktura.
- Zgoda na wizerunek: osobny dokument do dołączenia do każdej umowy, z polami wyboru miejsc publikacji i z zapisem o odwołaniu.
Najczęstsze błędy, które widzimy w umowach fotografów
- „Zaliczka bezzwrotna” zamiast zadatku. Wobec konsumenta taki zapis jest ryzykowny, a zadatek robi to samo zgodnie z prawem.
- „Przenoszę prawa autorskie” w umowie zawartej przez e-mail albo link. Ten zapis jest nieważny bez formy pisemnej, a Ty i tak tracisz pewność, co klient może zrobić ze zdjęciami.
- Brak pól eksploatacji. „Licencja na korzystanie ze zdjęć” bez wyliczenia obejmuje tylko to, co da się z umowy wywnioskować, więc każda strona wywnioskuje co innego.
- Zgoda na portfolio wpisana jako obowiązek. Zgoda ma być dobrowolna; klient, który nie chce widzieć swoich zdjęć na Instagramie, nadal jest dobrym klientem.
- Brak pouczenia o odstąpieniu przy umowie zawieranej przez internet z osobą prywatną. Skutek to termin odstąpienia wydłużony nawet o rok.
- Termin oddania „w sezonie do 3 miesięcy”. Sezon nie jest terminem. Wpisz liczbę tygodni od dnia sesji.
Zanim wyślesz umowę
- Sprawdź, czy klient jest konsumentem, czy firmą. Od tego zależy pouczenie o odstąpieniu i zakres licencji.
- Wybierz jeden wariant zgody na wizerunek i usuń drugi. W umowie klikanej nie da się niczego skreślić.
- Upewnij się, że cena, zadatek, termin i liczba zdjęć w umowie zgadzają się z wyceną, którą klient zaakceptował (wyceny i umowy).
- Wpisz numer rachunku i termin wpłaty zadatku. Bez tego pierwsza płatność się opóźnia.
- Przeczytaj umowę oczami klienta, który nie zna prawa. Jeśli jakiś punkt wymaga tłumaczenia przez telefon, przepisz go prościej.
Pytania
Czy umowa na sesję zdjęciową musi być na papierze?
Nie. Umowa o dzieło nie wymaga szczególnej formy, więc wystarczy forma dokumentowa z art. 77² Kodeksu cywilnego: e-mail z akceptacją albo podpis imieniem i nazwiskiem w Strefie klienta. Papier z własnoręcznymi podpisami jest konieczny tylko wtedy, gdy przenosisz autorskie prawa majątkowe albo udzielasz licencji wyłącznej, bo tego wymaga art. 53 i art. 67 ust. 5 ustawy o prawie autorskim.
Czym różni się zadatek od zaliczki?
Zaliczka to część ceny wpłacona z góry, która przy rozwiązaniu umowy podlega zwrotowi. Zadatek z art. 394 Kodeksu cywilnego działa w obie strony: gdy klient nie wykona umowy z własnej winy, możesz go zachować, a gdy to Ty jej nie wykonasz z przyczyn, za które odpowiadasz, klient może żądać zwrotu podwójnej kwoty. Przy wykonaniu umowy zadatek zalicza się na poczet ceny. „Zaliczka bezzwrotna” nie istnieje w polskim prawie.
Czy mogę w umowie przenieść na klienta prawa autorskie?
Możesz, ale wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 ustawy o prawie autorskim), czyli z własnoręcznymi podpisami albo kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. Zapis o przeniesieniu praw w umowie zawartej przez e-mail albo link jest w tej części nieważny. W zleceniach prywatnych wystarcza licencja niewyłączna z wymienionymi polami eksploatacji, która zachowuje Twoje prawo do portfolio.
Czy klient może odstąpić od umowy po wpłacie zadatku?
Jeśli jest konsumentem, a umowę zawarliście na odległość, w ciągu 14 dni od zawarcia może odstąpić bez podania przyczyny i odzyskać całą wpłatę, także zadatek (art. 27 i art. 32 ustawy o prawach konsumenta). Po tym terminie działa zadatek: rezygnacja klienta z przyczyn, za które odpowiada, pozwala Ci go zachować. Wyjątek z art. 38 pkt 1 dotyczy usługi w pełni wykonanej za wyraźną zgodą klienta przed upływem 14 dni.
Czy podpis w Strefie klienta jest ważny prawnie?
Tak, jako podpis w formie dokumentowej. Blendia zapisuje imię i nazwisko, chwilę podpisania, skrót adresu sieciowego i skrót treści umowy, a treść jest zamrożona od chwili wysłania, więc klient podpisuje dokładnie to, co widział. To wystarcza do umowy o usługę z licencją niewyłączną, zadatkiem i zgodą na wizerunek. Nie jest to kwalifikowany podpis elektroniczny, więc nie zastępuje formy pisemnej.
Czy potrzebuję osobnej zgody na publikację zdjęć w portfolio?
Tak. Rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na zdjęciu (art. 81 ustawy o prawie autorskim), a przy dzieciach zgody rodzica. Zgoda ma być dobrowolna, konkretna (gdzie i jak długo) i odwołalna, więc nie może być warunkiem zawarcia umowy. Najprościej dać klientowi wybór wprost w umowie albo dołączyć osobny wzór zgody na wizerunek.