Zadatek czy zaliczka za sesję: co wpisać w umowie i ile brać

Zadatek, jeśli wpłata ma zabezpieczać termin; zaliczka, jeśli chcesz tylko rozłożyć płatność na dwie części. Zadatek z art. 394 Kodeksu cywilnego przepada, gdy klient nie wykona umowy, a wraca w podwójnej wysokości, gdy nie wykonasz jej Ty. Zaliczka nie ma takiej funkcji: zawsze rozlicza się na poczet ceny albo podlega zwrotowi. W praktyce fotografowie biorą z góry 20 do 30 procent ceny i większość z nich powinna nazywać tę kwotę zadatkiem, nie zaliczką.

Ten tekst tłumaczy różnicę na sytuacjach z pracy fotografa i filmowca: klient odwołuje termin, Ty odwołujesz termin, termin przekładacie wspólnie. Dalej są dwa gotowe zdania do umowy, uwagi o kliencie konsumencie, dokumenty księgowe przy wpłacie z góry i sposób prowadzenia zaliczek w Blendii.

Czym różni się zadatek od zaliczki?

Zadatek ma własny przepis. Art. 394 Kodeksu cywilnego mówi, że w razie niewykonania umowy przez jedną stronę druga może od umowy odstąpić bez wyznaczania dodatkowego terminu. Jeśli odstępuje strona, która zadatek otrzymała, zatrzymuje go. Jeśli odstępuje strona, która zadatek dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej. Gdy umowa zostaje wykonana, zadatek zalicza się na poczet ceny.

Zaliczka nie ma w Kodeksie cywilnym osobnej definicji. To po prostu część ceny zapłacona przed wykonaniem usługi. Jeśli umowa dochodzi do skutku, zaliczka pomniejsza kwotę do dopłaty. Jeśli umowa upada, zaliczkę trzeba oddać: po odstąpieniu na podstawie art. 494 KC, a w innych sytuacjach jako bezpodstawne wzbogacenie z art. 405 i następnych KC. Zaliczka nikogo nie karze za rezygnację. Jeśli klient zrezygnuje, możesz najwyżej dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych, czyli wykazać konkretną stratę.

Nazwa w umowie ma znaczenie, ale liczy się też treść. Zapis „zaliczka bezzwrotna” jest wewnętrznie sprzeczny, a wobec konsumenta może zostać uznany za klauzulę niedozwoloną. Jeśli chcesz, żeby wpłata przepadała przy rezygnacji klienta, nazwij ją zadatkiem i przyjmij, że działa w obie strony.

Co się dzieje, gdy klient odwołuje sesję?

Przy zadatku: jeśli klient rezygnuje z powodów, za które odpowiada (zmiana planów, wybór innego wykonawcy, „jednak nie chcemy”), możesz odstąpić od umowy i zatrzymać zadatek. Nie wykazujesz szkody i nie wyznaczasz dodatkowego terminu. Złóż jednak oświadczenie o odstąpieniu na piśmie albo mailem, żeby sprawa była zamknięta formalnie, a nie tylko w rozmowie telefonicznej.

Uważaj na jedną pułapkę. Jeśli klient prosi o „rozwiązanie umowy za porozumieniem”, a Ty się zgadzasz, art. 394 § 3 KC każe zadatek zwrócić. Zadatek zatrzymujesz tylko wtedy, gdy to Ty odstępujesz z powodu niewykonania umowy przez klienta. Różnica jest w jednym słowie, a decyduje o całej kwocie.

Przy zaliczce: zwracasz ją. Jeśli rezygnacja kosztowała Cię konkretne pieniądze, na przykład opłacony wynajem studia, możesz ich dochodzić, ale musisz tę stratę udowodnić.

Przy odwołaniu z przyczyn niezależnych od obu stron (zakaz zgromadzeń, powódź, wypadek w drodze) zadatek wraca w pojedynczej wysokości. Podwójny zwrot i zatrzymanie dotyczą tylko sytuacji, w których jedna strona ponosi odpowiedzialność.

Co się dzieje, gdy Ty odwołujesz termin?

Jeśli powód leży po Twojej stronie, na przykład przyjmujesz w ten dzień inne zlecenie, klient może odstąpić od umowy i żądać dwukrotności zadatku. To cena za to, że przy rezygnacji klienta zatrzymujesz całość. Zadatek jest symetryczny i dlatego działa: obie strony mają powód, żeby termin utrzymać.

Choroba albo wypadek to pytanie o odpowiedzialność, które rozstrzyga się indywidualnie. Umowy ślubne i eventowe często mają zapis o zastępstwie: wskazujesz innego wykonawcę o podobnym poziomie, a klient może go przyjąć albo odstąpić i odzyskać zadatek w pojedynczej wysokości. Art. 394 KC pozwala umówić się inaczej, niż mówi przepis. Wobec konsumenta zapis ograniczający Twoją odpowiedzialność może jednak zostać uznany za niedozwolony, więc nie przesadzaj z jego zakresem.

Co, gdy termin przekładacie za zgodą obu stron?

Nic nie przepada. Zmiana terminu to zmiana umowy, nie jej niewykonanie. Zadatek zostaje i przechodzi na nowy termin. Ważne, żeby zmianę zapisać: mail z potwierdzeniem obu stron wystarczy, jeśli umowa nie wymaga aneksu na piśmie.

W Blendii wysłana umowa jest zamrożona i nie da się w niej poprawić daty. Klikasz „Unieważnij i utwórz nową wersję”, zmieniasz termin w kopii i wysyłasz ją do podpisu ponownie. Stara wersja zostaje w historii razem z zapisem podpisu, a klient widzi w Strefie klienta tylko aktualną. Zaliczka w ewidencji zlecenia zostaje bez zmian.

Ile brać z góry?

W praktyce fotografowie i filmowcy biorą 20 do 30 procent ceny. To podpowiedź, nie norma. Zbyt mała kwota nie zatrzyma klienta, który rok przed ślubem znajdzie kogoś tańszego. Zbyt duża odstrasza, bo klient płaci za usługę, której efekt zobaczy za kilkanaście miesięcy. Przy zleceniach firmowych i reklamowych częściej spotyka się połowę ceny, bo koszty produkcji ponosisz wcześniej.

Termin wpłaty ustaw krótki, zwykle 7 dni od podpisania umowy, i wpisz wprost, że rezerwacja terminu staje się wiążąca z chwilą wpłaty. Przepis mówi o zadatku „danym przy zawarciu umowy”, ale przyjmuje się, że strony mogą umówić się na wpłatę w późniejszym terminie, jeśli umowa tak stanowi. Bez tego zapisu klient może twierdzić, że przelew po tygodniu to już zwykła zaliczka.

Jak zapisać zadatek albo zaliczkę w umowie?

Dwa gotowe warianty. Wklej jeden, drugi usuń, kwoty i terminy uzupełnij.

Wariant z zadatkiem: „Zamawiający wpłaca Wykonawcy zadatek w rozumieniu art. 394 Kodeksu cywilnego w wysokości [kwota] zł, czyli [procent] % wynagrodzenia, w terminie [liczba] dni od zawarcia umowy na rachunek [numer rachunku]. Zadatek zalicza się na poczet wynagrodzenia. Rezerwacja terminu staje się wiążąca z chwilą zaksięgowania zadatku.”

Wariant z zaliczką: „Zamawiający wpłaca Wykonawcy zaliczkę na poczet wynagrodzenia w wysokości [kwota] zł w terminie [liczba] dni od zawarcia umowy na rachunek [numer rachunku]. Zaliczka podlega rozliczeniu przy zapłacie pozostałej części wynagrodzenia, a w razie niedojścia umowy do skutku zwrotowi w terminie 14 dni.”

Gotowe wzory umów z wpisanym zadatkiem, osobno dla ślubu, filmu ślubnego, sesji rodzinnej i zlecenia biznesowego, znajdziesz w bazie wzorów umów. Przykładowy wzór w Blendii też mówi o zadatku, nie o „zaliczce bezzwrotnej”.

Zadatek a klient konsument: prawo odstąpienia w 14 dni

Umowa zawarta przez link, mailem albo w komunikatorze to umowa zawarta na odległość. Osoba prywatna ma wtedy prawo odstąpić od niej w ciągu 14 dni bez podania przyczyny (art. 27 ustawy o prawach konsumenta). Takie odstąpienie nie jest „niewykonaniem umowy” z art. 394 KC, więc zadatek nie przepada. Zwracasz wszystko, co klient zapłacił, w ciągu 14 dni od oświadczenia (art. 32 tej samej ustawy).

Wyjątki są w art. 38: usługa w pełni wykonana za wyraźną zgodą konsumenta (pkt 1), rzecz wykonana według specyfikacji, na przykład album (pkt 3), oraz usługi związane z wydarzeniami rozrywkowymi lub kulturalnymi z oznaczonym dniem (pkt 12). Czy sesja zdjęciowa albo reportaż ślubny mieszczą się w ostatnim punkcie, prawnicy oceniają różnie. Ostrożniej założyć, że klient prawo odstąpienia ma, i wpisać pouczenie do umowy. Bez pouczenia termin na odstąpienie wydłuża się do 12 miesięcy (art. 29), a to oznacza, że zadatek przez rok nie zabezpiecza niczego.

Po upływie 14 dni od zawarcia umowy zadatek działa już normalnie. Umowa z firmą (faktura na NIP, zlecenie reklamowe) nie podlega tym zasadom, chyba że klient jest przedsiębiorcą kupującym poza swoją branżą.

Paragon, faktura zaliczkowa czy zwykłe potwierdzenie?

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania wpłaty przed wykonaniem usługi (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT). Wystawiasz fakturę zaliczkową najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca, a po wykonaniu usługi fakturę końcową na resztę. W praktyce organy podatkowe traktują zadatek tak samo jak zaliczkę: pieniądze wpłynęły, więc VAT jest należny.

Jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego z art. 113 ustawy o VAT (limit 200 000 zł sprzedaży rocznie), faktury zaliczkowej z VAT nie wystawiasz. Wpłatę i tak dokumentujesz: fakturą bez VAT z podaniem podstawy zwolnienia, jeśli klient o nią poprosi, albo zwykłym potwierdzeniem wpłaty. Czy potrzebujesz kasy fiskalnej i paragonu przy sprzedaży dla osób prywatnych, zależy od obrotu i formy płatności; to pytanie do księgowej, nie do wzoru umowy. Podobnie sprawdź z nią, w którym momencie wpłata z góry staje się przychodem w podatku dochodowym, bo zasady dla zaliczek na usługi w kolejnym okresie są inne niż dla zapłaty po wykonaniu.

Jak prowadzić zadatki i zaliczki w Blendii?

W Blendii wpłata z góry to zwykły wpis w płatnościach zlecenia o rodzaju „zaliczka”. Nazwa w ewidencji jest tylko nazwą; o tym, czy to zadatek, decyduje treść Twojej umowy. Blendia nie pośredniczy w pieniądzach: klient płaci przelewem na Twój rachunek, a Ty zapisujesz, co wpłynęło.

Działa to tak:

1. W Finanse → Dane do rozliczeń ustawiasz procent zaliczki, na przykład 30, liczbę dni na zapłatę i numer rachunku. Te trzy rzeczy podpowiadają się potem przy każdym zleceniu.
2. Na stronie zlecenia klikasz „Dodaj płatność”, wybierasz rodzaj „zaliczka”, a kwota i termin są już wypełnione z ustawień. Możesz je zmienić dla tego jednego zlecenia.
3. Przy nieopłaconej płatności stoi „Poproś o wpłatę”. Klient dostaje e-mail z kwotą, terminem, numerem rachunku i linkiem do Strefy klienta, a na osi zdarzeń pojawia się wpis.
4. Klient widzi wszystkie płatności i dane do przelewu w Strefie klienta, w sekcji „Płatności”, z przyciskiem „Kopiuj” przy numerze rachunku. Gdy termin minie, pasek etapu mówi „Czeka wpłata”.
5. Gdy pieniądze wpłyną, zaznaczasz pole przy płatności. Od tej chwili listy zleceń dopisują przy zleceniu „zaliczka”.

Ekran „Dziś” pilnuje dwóch rzeczy. Jeśli umowa jest podpisana albo termin umówiony, zlecenie ma cenę, a w ewidencji nie ma żadnej wpłaty, pojawia się wiersz „Poproś o zaliczkę” z przyciskiem „Poproś”. Jeśli termin płatności minął, a wpłata nie jest odhaczona, pojawia się „Przypomnij” i powiadomienie w dzwonku. Nie musisz pamiętać, kto jeszcze nie zapłacił.

Fakturę zaliczkową wystawiasz przez połączony program do faktur, Fakturownię albo inFakt, jednym kliknięciem ze strony zlecenia, albo załączasz PDF wystawiony gdzie indziej. Na jedno zlecenie możesz mieć kilka faktur, zaliczkową i końcową, a klient pobiera je ze Strefy klienta. Jak wygląda cała ewidencja, pokazuje strona Płatności i faktury, a jak umowa z zadatkiem trafia do podpisu pod tym samym linkiem, strona Wyceny i umowy.