CRM dla filmowców i kamerzystów: zlecenia, umowy i pliki w jednym miejscu

Para pisze przez formularz zapytania na Twojej stronie albo przez jego link z bio na Instagramie. Poza imieniem, e-mailem i wiadomością włączasz telefon, rodzaj usługi i preferowany termin, a do tego dopisujesz do 10 własnych pytań: „Ile kamer chcecie na dniu ślubu?”, „Czy planujecie ujęcia z drona?”, „Będą przemówienia albo podziękowania dla rodziców?”. Formularz może pokazać kalendarz dostępności, więc para widzi, czy Twoja sobota jest jeszcze wolna, zanim napisze. Zgłoszenie ląduje w Zapytaniach i na ekranie „Dziś”, dzwonek odzywa się od razu, a Ty dostajesz e-mail z treścią. Zapytanie z telefonu albo z Instagrama dopisujesz ręcznie przyciskiem „Dodaj zapytanie”. Jednym kliknięciem robisz z zapytania klienta i zlecenie z terminem i odpowiedziami przepisanymi z formularza. Więcej w opisie funkcji formularz zapytania.

Jedno zlecenie to jedna robota dla jednej pary albo firmy: film ślubny, reportaż z eventu, film reklamowy. Każde stoi dokładnie na jednym z sześciu etapów: Zapytanie, Wycena wysłana, Umowa podpisana, Termin umówiony, Dostarczone, Zakończone. Etapy przesuwasz Ty, aplikacja niczego nie wymusza. Wyjątkiem jest podpisana umowa, która sama przesuwa zlecenie na „Umowa podpisana”, a jeśli termin jest już wpisany, od razu dalej, na „Termin umówiony”. Dla każdego etapu ustawiasz, po ilu dniach bez ruchu zlecenie jest zaległe, a zaległe trafia na ekran „Dziś” jako rzecz do zrobienia. Powtarzalne zlecenia robisz z presetu: „Film ślubny” niesie usługę, cenę, pozycje wyceny, pytania do pary i listę zadań w Strefie klienta („wyślij plan dnia”, „wybór muzyki”, „adresy: przygotowania, ceremonia, sala”). Szczegóły w opisie zleceń i etapów.

Na stronie zlecenia klikasz „Nowa wycena” i wpisujesz tytuł, na przykład „Oferta na film ślubny”. Pozycje dodajesz z podpowiedzi presetu, z pakietu z cennika albo wpisujesz własne: „Teledysk ślubny 4–6 min”, „Pełny film 40–60 min”, „Ujęcia z drona”, „Druga kamera”, „Pendrive z grawerem”. Suma liczy się sama, a Ty dopisujesz kilka zdań do pary i datę, do której wycena jest ważna. „Zapisz i wyślij e-mailem” wysyła link, a zlecenie przechodzi na „Wycena wysłana”. Para widzi pozycje, sumę i termin ważności, klika „Akceptuję”, wpisuje imię i nazwisko i zaznacza potwierdzenie. Kwota trafia do zlecenia, a Ty dostajesz powiadomienie z podpowiedzią, co dalej. Jeśli para chce coś zmienić, wysłanej wyceny nie kasujesz: unieważniasz ją i wysyłasz nową wersję, a klient zawsze widzi jedną, aktualną. Więcej w opisie funkcji wyceny i umowy.

Treść umowy piszesz w edytorze, zaczynasz od przykładowego wzoru albo bierzesz własny wzór z Dokumentów. Pola takie jak imię klienta, termin i cena wypełniają się danymi zlecenia. W chwili wysłania treść zostaje zamrożona, więc para podpisuje dokładnie to, co widziała. Klient czyta umowę w Strefie klienta, przewija ją do końca, wpisuje imię i nazwisko, zaznacza potwierdzenie i klika „Podpisuję umowę”. Może też dorysować podpis palcem na telefonie. To podpis w formie dokumentowej, nie podpis kwalifikowany: wystarcza do umowy o wykonanie filmu i do udzielenia licencji na jego użycie, ale nie przenosi autorskich praw majątkowych, bo to wymaga formy pisemnej. Umowę podpisaną na papierze oznaczasz ręcznie i dołączasz skan. Obie drogi kończą się tak samo. Gotowy wzór dla kamerzysty znajdziesz we wzorze umowy na film ślubny.

Wpłatę z góry zapisujesz na stronie zlecenia przyciskiem „Dodaj płatność”: rodzaj „Zaliczka” (to nazwa w ewidencji, o skutkach decyduje treść umowy, więc w umowie możesz nazwać ją zadatkiem), kwota podpowiedziana z Twojego procentu, na przykład 30% ceny, i termin z liczby dni ustawionej w Finansach. Dopłatę po ślubie dodajesz tak samo, jako „Reszta”. Gdy pieniądze wpłyną, klikasz „Opłacona”. Płatność po terminie, której nie odhaczysz, pojawia się na „Dziś” i w dzwonku. Para widzi w Strefie klienta listę płatności ze stanem „Opłacona” albo „Do zapłaty” oraz kartę „Dane do przelewu” z Twoim numerem rachunku, tytułem i kwotą do skopiowania. Blendia nie pośredniczy w płatnościach i nie łączy się z bankiem: para płaci przelewem na Twój rachunek, a Ty zapisujesz, co wpłynęło. Finanse zbierają wpłaty ze wszystkich zleceń i pokazują przychód miesiąca z potwierdzonych zleceń.

Sezon ślubny to kilkanaście sobót, które rozchodzą się z wyprzedzeniem. Kalendarz pokazuje miesiąc, tydzień albo dzień, a każdy termin mówi, czyj jest. Zlecenie po podpisaniu umowy ma pełny wpis, termin z etapu zapytania albo wyceny ma przerywaną ramkę, więc widzisz, która sobota jest jeszcze wstępna. Dni, w które nie kręcisz (urlop, montaż, inne zobowiązanie), blokujesz jednym zakresem, a powód zostaje tylko dla Ciebie. Formularz zapytania pokazuje parom każdy dzień z terminem albo blokadą jako zajęty, bez nazwisk i bez godzin, więc druga para nie pyta o zajętą datę. Zadania z datą i godziną („odbiór drona z serwisu”, „spotkanie z @Anna i Piotr”) też są w kalendarzu i na liście „Do zrobienia”. Kalendarz subskrybujesz w telefonie, w Kalendarzu Google, Apple albo Outlooku, jednym linkiem z ustawień. Więcej w opisie kalendarza.

Do galerii wgrywasz filmy MP4, MOV i WebM do 200 MB każdy, zdjęcia do 10 MB, razem do 50 plików. Teaser, zwiastun na Instagram, kilka kadrów albo krótki reportaż mieszczą się bez problemu. Film w siatce ma plakietkę „Film” i pierwszą klatkę, po kliknięciu odtwarza się w oknie, a para pobiera go w oryginale albo całą galerię jako ZIP. Galerię możesz zabezpieczyć hasłem. Wygasa po ustalonym czasie, najdłużej po 60 dniach, a tydzień wcześniej dostajesz e-mail i powiadomienie. Pełnej wersji filmu, liczonej w gigabajtach, do galerii nie wgrywasz. Na stronie zlecenia w sekcji dostawy wybierasz „Zewnętrzna galeria” i wklejasz link do Vimeo, niepublicznego filmu na YouTubie, Dysku Google albo Dropboxa. Ten link trafia do Strefy klienta i do wiadomości „Film gotowy”. Galeria typu „Podgląd” przydaje się przy wyborze ujęć: para zaznacza wersje, które chce w montażu, i dopisuje komentarz. Szczegóły w opisie galerii.

Faktury nie wystawia Blendia, tylko Twój program do faktur. Łączysz konto w Fakturowni albo w inFakt w Finanse → Wystawianie faktur, a potem na stronie zlecenia klikasz „Wystaw w Fakturowni” albo „Wystaw w inFakt”. Okno pokazuje fakturę przed wystawieniem: nabywca jako firma z NIP-em albo osoba prywatna, adres, usługa, kwota brutto, daty, sposób płatności i dokument (faktura albo rachunek, stawka VAT, a przy „zw” podstawa zwolnienia). Program nadaje numer według Twojej serii i wstawia Twoje dane sprzedawcy, a Blendia pobiera PDF, kładzie go w Strefie klienta, wysyła parze e-mail i zapisuje płatność w ewidencji. Odhaczenie działa w obie strony: opłacona faktura odhacza płatność, a odhaczona płatność oznacza fakturę. Na jedno zlecenie możesz mieć kilka faktur, na przykład zaliczkową i końcową. Wystawiasz gdzie indziej? Przepisujesz dane przyciskami „Kopiuj” i załączasz gotowy PDF.

Gdy zlecenie stoi na „Termin umówiony”, para dostaje e-mail z przypomnieniem 48 godzin i 2 godziny przed terminem, jeśli przypomnienia są włączone. Po oddaniu filmu, gdy zlecenie jest na „Dostarczone” od doby, na ekranie „Dziś” pojawia się podpowiedź „Poproś o opinię” z linkiem do Twojego adresu opinii; prośby są domyślnie wyłączone i włączasz je, gdy chcesz. Klientów z dotychczasowego arkusza przenosisz importem: wybierasz plik Excela, CSV, PDF albo zdjęcie listy (do 4 MB, do 2000 osób), model AI wypisuje znalezione osoby, a zwykły kod sprawdza, czy każdy e-mail i telefon naprawdę stoją w pliku. W tabeli poprawiasz dane, odznaczasz duplikaty i klikasz „Importuj”. Eksport do CSV pobierasz w każdej chwili. Wszystko, co przygotujesz dla pary, ląduje pod jednym linkiem, o którym więcej w opisie Strefy klienta.