Wzór umowy na film ślubny: forma filmu, dron, muzyka i termin oddania

Umowa o realizację filmu ślubnego

zawarta dnia [data] między:

[imię i nazwisko filmowca], prowadzącym działalność pod firmą [nazwa firmy], [adres], NIP [NIP], e-mail [e-mail], tel. [telefon], dalej: Wykonawca,

a [imię i nazwisko], zamieszkałym w [adres], e-mail [e-mail], tel. [telefon], oraz [imię i nazwisko], zamieszkałym w [adres], e-mail [e-mail], tel. [telefon], dalej łącznie: Zamawiający.

§ 1. Przedmiot umowy

1. Wykonawca zobowiązuje się nagrać i zmontować film z uroczystości ślubnej i wesela Zamawiającego w dniu [data ślubu], dalej: Film, a Zamawiający zobowiązuje się zapłacić wynagrodzenie na warunkach umowy.
2. Film obejmuje: [wariant: teledysk ślubny o długości od 4 do 7 minut / pełny film o długości od 30 do 60 minut / teledysk oraz pełny film] oraz [wariant: nagranie przysięgi i przemówień w całości, bez skrótów, jako osobne pliki / bez osobnego nagrania przemówień].
3. Nagranie obejmuje: przygotowania w [miejsce], ceremonię w [miejsce], sesję plenerową w dniu ślubu oraz przyjęcie weselne w [miejsce], w czasie pracy określonym w § 3.
4. Wykonawca realizuje nagranie [wariant: jedną kamerą osobiście / dwiema kamerami: osobiście i z drugim operatorem, którego dobiera Wykonawca i za którego pracę odpowiada jak za własną]. Dźwięk przysięgi i przemówień jest rejestrowany z mikrofonu bezprzewodowego lub rejestratora, o ile osoba prowadząca ceremonię i obsługa sali na to pozwolą.
5. Film nie obejmuje: [np. nagrania sesji narzeczeńskiej, zdjęć, transmisji na żywo, filmu z poprawin], chyba że strony uzgodnią to jako pozycję dodatkową w § 6 ust. 4.
6. Zamawiający oświadcza, że zapoznał się z filmami w portfolio Wykonawcy i akceptuje jego styl nagrywania, montażu, kolorystyki i doboru muzyki.

§ 2. Termin, plan dnia i warunki na miejscu

1. Termin nagrania jest zarezerwowany dla Zamawiającego z chwilą zawarcia umowy i wpłaty zadatku z § 7. Do tego czasu termin ma charakter wstępny.
2. Zamawiający przesyła Wykonawcy plan dnia najpóźniej na 14 dni przed terminem: adresy i godziny, planowane atrakcje, osoby wygłaszające przemówienia oraz numer telefonu do świadków lub innej osoby kontaktowej.
3. Zamawiający zapewnia możliwość filmowania w miejscach ceremonii i wesela, w tym zgodę osoby prowadzącej ceremonię i obsługi sali na ustawienie kamer, statywów i mikrofonów. Ograniczenia wprowadzone przez te osoby nie obciążają Wykonawcy.
4. Wykonawca ma prawo do przerwy w czasie posiłku Zamawiającego, a Zamawiający zapewnia Wykonawcy i drugiemu operatorowi ciepły posiłek i miejsce do jego zjedzenia.

§ 3. Czas pracy, nadgodziny, dojazd i nocleg

1. Czas pracy w dniu ślubu wynosi [liczba] godzin, od godz. [godzina] do godz. [godzina], z uwzględnieniem przejazdów między miejscami.
2. Na życzenie Zamawiającego, wyrażone w dniu ślubu, Wykonawca może przedłużyć czas pracy. Każda rozpoczęta dodatkowa godzina kosztuje [kwota] zł brutto za każdego operatora i jest płatna razem z dopłatą z § 6 ust. 2.
3. Dojazd w promieniu [liczba] km od [miejscowość] jest wliczony w wynagrodzenie; powyżej tej odległości Zamawiający pokrywa [kwota] zł za każdy kilometr w obie strony. Jeżeli wesele kończy się po godz. [godzina] w odległości powyżej [liczba] km, Zamawiający zapewnia nocleg albo pokrywa jego koszt do [kwota] zł.

§ 4. Dron

1. [Wariant: Wykonawca wykona ujęcia z drona w miejscu ceremonii, wesela lub sesji plenerowej, w miarę możliwości. / Ujęcia z drona nie są objęte umową.]
2. Wykonawca oświadcza, że jest zarejestrowany jako operator bezzałogowego statku powietrznego i ma kompetencje wymagane do lotów w kategorii odpowiadającej planowanym ujęciom, zgodnie z przepisami o bezzałogowych statkach powietrznych.
3. Lot odbywa się tylko wtedy, gdy pozwalają na to pogoda, przepisy o strefach geograficznych, zgoda zarządzającego terenem oraz bezpieczeństwo osób na miejscu. O braku możliwości lotu decyduje wyłącznie Wykonawca, a decyzja ta nie stanowi niewykonania umowy.
4. Jeżeli ujęcia z drona nie zostaną wykonane z przyczyn z ust. 3, [wariant: wynagrodzenie nie ulega zmianie, bo dron jest elementem stylu, a nie osobną pozycją / wynagrodzenie zmniejsza się o [kwota] zł, czyli o cenę pozycji „dron”].
5. Zamawiający uzyskuje zgodę na loty od zarządzającego miejscem ceremonii i wesela, jeżeli jest wymagana, albo informuje Wykonawcę, że jej nie ma.

§ 5. Muzyka i licencje

1. Wykonawca dobiera do Filmu utwory muzyczne, do których ma licencję na wykorzystanie w filmach ślubnych, pochodzące z bibliotek muzycznych lub od twórców, z którymi zawarł umowę, albo utwory z domeny publicznej. Dobór muzyki należy do Wykonawcy w ramach jego stylu; Zamawiający może wskazać nastrój lub przykłady, a Wykonawca uwzględnia je w miarę możliwości.
2. Wykorzystanie w Filmie konkretnego utworu wskazanego przez Zamawiającego (na przykład piosenki z pierwszego tańca) wymaga licencji od podmiotów uprawnionych do utworu i do nagrania. Wykonawca nie zapewnia takiej licencji w ramach wynagrodzenia. Na życzenie Zamawiającego Wykonawca może sprawdzić, czy licencja jest dostępna, i podać jej koszt jako pozycję dodatkową; bez licencji utwór nie zostanie użyty.
3. Licencje z ust. 1 obejmują prywatne oglądanie Filmu i jego udostępnianie w gronie rodziny i znajomych. Wykonawca nie gwarantuje, że publikacja Filmu w serwisach internetowych (w szczególności YouTube, Facebook, Instagram) nie spotka się z automatycznym wyciszeniem, blokadą lub roszczeniem systemu rozpoznawania treści, ponieważ działanie tych systemów nie zależy od Wykonawcy. Na życzenie Zamawiającego Wykonawca przygotuje wersję Filmu z muzyką dobraną pod publikację w internecie, jeżeli licencja to przewiduje.
4. Publiczne odtwarzanie Filmu poza gronem prywatnym (na przykład w lokalu, na wydarzeniu) może wymagać zgody lub opłat na rzecz organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi. Obowiązek ich uzyskania spoczywa na Zamawiającym.
5. Muzyka wykonywana na żywo w czasie ceremonii i wesela oraz muzyka odtwarzana przez zespół lub DJ-a jest rejestrowana jako element dokumentacji uroczystości i pozostaje w nagraniu przemówień, pierwszego tańca i podobnych scen.

§ 6. Wynagrodzenie i płatności

1. Wynagrodzenie za Film wynosi [kwota] zł brutto (słownie: [kwota słownie]). Obejmuje nagranie w zakresie § 1, montaż, jedną rundę poprawek z § 8 oraz licencję z § 10.
2. Wynagrodzenie jest płatne w dwóch częściach: zadatek w wysokości [kwota] zł na zasadach z § 7 oraz dopłata w wysokości [kwota] zł najpóźniej [data albo zdarzenie, np. przed przekazaniem gotowego Filmu].
3. Płatności następują przelewem na rachunek Wykonawcy: [numer rachunku], z tytułem „[imiona pary], [data ślubu]”. Za dzień zapłaty uznaje się dzień uznania rachunku Wykonawcy.
4. Pozycje dodatkowe: nadgodziny, dojazd, nocleg, licencja na utwór z § 5 ust. 2, dodatkowa runda poprawek z § 8 ust. 4, nośnik z § 9 ust. 3, inne: [wykaz i ceny]. Wykonawca rozlicza je razem z dopłatą.
5. Wykonawca przekazuje gotowy Film w pełnej jakości po zapłacie całego wynagrodzenia i należnych pozycji dodatkowych. Do tego czasu Zamawiający może otrzymać wersję roboczą ze znakiem wodnym w celu zgłoszenia poprawek.

§ 7. Zadatek

1. Zamawiający wpłaca zadatek w wysokości [kwota] zł w terminie 7 dni od zawarcia umowy. Brak wpłaty w tym terminie oznacza, że termin nie jest zarezerwowany, a Wykonawca może odstąpić od umowy w ciągu kolejnych 7 dni.
2. Do zadatku stosuje się art. 394 Kodeksu cywilnego: jeżeli umowa zostanie wykonana, zadatek zalicza się na poczet wynagrodzenia; jeżeli Zamawiający nie wykona umowy z przyczyn, za które odpowiada, w szczególności odwoła nagranie, Wykonawca może odstąpić od umowy i zachować zadatek; jeżeli Wykonawca nie wykona umowy z przyczyn, za które odpowiada, Zamawiający może odstąpić od umowy i żądać zwrotu zadatku w podwójnej wysokości.
3. Jeżeli umowa zostanie rozwiązana za zgodą obu stron albo jej wykonanie stanie się niemożliwe z przyczyn, za które nie odpowiada żadna ze stron, zadatek podlega zwrotowi w pojedynczej wysokości w terminie 14 dni.
4. Zadatek nie podlega zatrzymaniu, jeżeli Zamawiający skutecznie odstąpi od umowy na podstawie § 13.

§ 8. Montaż, poprawki i termin oddania

1. Wykonawca przekaże Zamawiającemu gotowy Film w terminie do 12 tygodni od dnia ślubu, a teaser (zwiastun o długości od 1 do 2 minut), jeżeli jest objęty umową, w terminie do [liczba] dni od dnia ślubu.
2. Montaż, dobór ujęć, tempo, kolorystyka i muzyka należą do Wykonawcy jako element dzieła i jego stylu, który Zamawiający zaakceptował w § 1 ust. 6.
3. Zamawiający może w terminie 14 dni od otrzymania wersji roboczej zgłosić jedną rundę poprawek, zebranych w jednej wiadomości. Poprawki mogą dotyczyć: usunięcia ujęcia, zamiany ujęcia na inne z nagranego materiału, kolejności scen, błędów w napisach lub datach oraz zamiany utworu muzycznego na inny z propozycji Wykonawcy. Poprawki nie mogą zmieniać stylu montażu ani wymagać nagrania nowego materiału. Wykonawca wprowadza poprawki w terminie 21 dni.
4. Każda kolejna runda poprawek albo poprawki zgłoszone po terminie z ust. 3 są płatne dodatkowo w wysokości [kwota] zł za rundę albo [kwota] zł za godzinę pracy montażowej, po wcześniejszym uzgodnieniu zakresu.
5. Brak uwag w terminie z ust. 3 oznacza akceptację wersji roboczej. Wykonawca przekazuje wtedy Film w wersji ostatecznej zgodnie z § 6 ust. 5.

§ 9. Materiały surowe, format i przekazanie

1. Materiały surowe (nagrania nieobrobione, pliki projektów montażowych, ujęcia niewykorzystane) nie są przekazywane Zamawiającemu i pozostają własnością Wykonawcy. Na życzenie Zamawiającego Wykonawca może udostępnić wybrane nagrania w całości, w szczególności pełną przysięgę i przemówienia, jeżeli są objęte § 1 ust. 2, oraz inne ujęcia za dopłatą [kwota] zł, w formie surowej i bez obróbki.
2. Film jest przekazywany jako pliki wideo w rozdzielczości [np. 4K albo Full HD], w formacie MP4, w wersji do pobrania oraz w wersji do publikacji w internecie, pod linkiem do pobrania przekazanym Zamawiającemu. Link jest aktywny przez [liczba] dni od przekazania, a Zamawiający pobiera i zabezpiecza pliki w tym czasie.
3. Na życzenie Zamawiającego Wykonawca przekazuje Film także na nośniku [np. pendrive w opakowaniu] za dopłatą [kwota] zł.
4. Wykonawca przechowuje materiały surowe i pliki projektu przez [liczba] miesięcy od przekazania Filmu. Po tym czasie może je usunąć, o czym Zamawiający jest poinformowany tą umową.

§ 10. Prawa autorskie i licencja

1. Autorskie prawa majątkowe i osobiste do Filmu, teasera i wszystkich nagrań pozostają przy Wykonawcy. Umowa nie przenosi autorskich praw majątkowych; ich przeniesienie wymagałoby odrębnej umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności zgodnie z art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
2. Z chwilą zapłaty całego wynagrodzenia Wykonawca udziela Zamawiającemu licencji niewyłącznej na korzystanie z Filmu i teasera na własny, prywatny użytek, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych, na następujących polach eksploatacji: utrwalanie i zwielokrotnianie techniką cyfrową na potrzeby Zamawiającego i jego rodziny; rozpowszechnianie w internecie w celach prywatnych, w tym w mediach społecznościowych i komunikatorach, z zastrzeżeniem § 5 ust. 3; publiczne wyświetlanie w gronie rodziny i znajomych.
3. Licencja nie obejmuje wykorzystania komercyjnego, w tym w reklamie, w materiałach promocyjnych podmiotów trzecich (sala, zespół, agencja ślubna), w konkursach z nagrodami ani odpłatnego przekazywania Filmu. Takie wykorzystanie wymaga odrębnej zgody Wykonawcy.
4. Zamawiający nie zmienia Filmu ani teasera, w szczególności nie skraca ich, nie podmienia muzyki, nie nakłada filtrów ani napisów zmieniających charakter utworu, i oznacza autora [nazwa lub profil Wykonawcy] przy publikacji w internecie, jeżeli serwis na to pozwala. Zamawiający może wycinać krótkie fragmenty na potrzeby prywatnych relacji w mediach społecznościowych, jeżeli oznacza autora.
5. Licencja jest udzielona na czas nieoznaczony. Wykonawca może ją wypowiedzieć wyłącznie w razie korzystania z Filmu wbrew umowie, po bezskutecznym wezwaniu do zaniechania w terminie 14 dni.

§ 11. Wizerunek, głos, goście i portfolio

1. [Wariant A: Zamawiający zezwala Wykonawcy na rozpowszechnianie Filmu, teasera i ich fragmentów zawierających wizerunek i głos Zamawiającego w celu prezentacji dorobku Wykonawcy: na stronie internetowej [adres], w profilach Wykonawcy w mediach społecznościowych i serwisach wideo oraz w konkursach i publikacjach branżowych. Zezwolenie jest dobrowolne, nie wpływa na wynagrodzenie ani na wykonanie umowy i może zostać odwołane w każdym czasie wiadomością na adres e-mail Wykonawcy; odwołanie nie działa wstecz, a Wykonawca usuwa Film z internetu w terminie 14 dni od odwołania. / Wariant B: Zamawiający nie zezwala na rozpowszechnianie Filmu ani jego fragmentów ze swoim wizerunkiem i głosem. Wykonawca nie publikuje ich w portfolio ani w mediach społecznościowych.]
2. Wykonawca publikuje w portfolio ujęcia gości wyłącznie jako element całości uroczystości i nie publikuje ujęć przedstawiających gości w sytuacjach intymnych lub kłopotliwych ani rozpoznawalnych dzieci w zbliżeniach. Przemówienia gości nie są publikowane w portfolio bez zgody osoby przemawiającej.
3. Zamawiający informuje gości, że w czasie uroczystości powstaje nagranie filmowe z dźwiękiem, i przekazuje im informację o przetwarzaniu danych z § 13 ust. 5, na przykład przez tabliczkę przy wejściu lub wpis w zaproszeniu.

§ 12. Zmiana terminu, odwołanie, zastępstwo i siła wyższa

1. Zamawiający może jednokrotnie przenieść termin na inny wolny termin Wykonawcy, zawiadamiając o tym najpóźniej [liczba] dni przed pierwotnym terminem; zadatek przechodzi na nowy termin. Jeżeli Wykonawca nie ma wolnego terminu w proponowanym okresie, strony traktują to jak odwołanie przez Zamawiającego, z zastrzeżeniem ust. 4.
2. Odwołanie nagrania przez Zamawiającego z przyczyn, za które odpowiada, skutkuje zgodnie z § 7 ust. 2.
3. Jeżeli Wykonawca nie może wykonać nagrania z powodu choroby, wypadku lub innego zdarzenia, którego nie mógł przewidzieć ani mu zapobiec, zapewnia zastępstwo przez operatora o zbliżonym stylu i doświadczeniu, za którego pracę odpowiada jak za własną; montaż Wykonawca wykonuje osobiście. Zamawiający może nie przyjąć zastępstwa; wówczas strony rozwiązują umowę, a Wykonawca zwraca zadatek w podwójnej wysokości w terminie 14 dni.
4. Jeżeli uroczystość nie może się odbyć w terminie z przyczyn niezależnych od obu stron (w szczególności zakaz zgromadzeń, klęska żywiołowa, poważna choroba lub śmierć w najbliższej rodzinie), strony uzgadniają nowy termin bez dodatkowych kosztów. Jeżeli nowego terminu nie da się uzgodnić w ciągu 12 miesięcy, umowa wygasa, a Wykonawca zwraca zadatek w pojedynczej wysokości w terminie 14 dni.
5. Awaria sprzętu nie zwalnia Wykonawcy z wykonania umowy; Wykonawca ma na miejscu sprzęt zapasowy pozwalający kontynuować nagranie. Utrata nagranego materiału z przyczyn, za które Wykonawca odpowiada, uprawnia Zamawiającego do obniżenia wynagrodzenia proporcjonalnie do utraconej części, a w razie utraty ceremonii lub przysięgi do odstąpienia od umowy i żądania zwrotu zadatku w podwójnej wysokości.
6. Zawiadomienia z tego paragrafu strony przesyłają e-mailem na adresy z umowy.

§ 13. Odstąpienie przez konsumenta i dane osobowe

1. Zamawiający będący konsumentem, który zawarł umowę na odległość, może od niej odstąpić w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy bez podania przyczyny, na podstawie art. 27 ustawy z 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia e-mailem na adres Wykonawcy przed jego upływem. Wykonawca zwraca wszystkie otrzymane płatności w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia.
2. Jeżeli Zamawiający żąda rozpoczęcia wykonywania usługi przed upływem terminu odstąpienia, a usługa zostanie w pełni wykonana za jego wyraźną zgodą, prawo odstąpienia wygasa zgodnie z art. 38 pkt 1 tej ustawy. Zamawiający, który odstąpi po rozpoczęciu wykonywania usługi, płaci za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia.
3. Po upływie terminu z ust. 1 rezygnację z nagrania regulują § 7 i § 12.
4. Administratorem danych osobowych Zamawiającego jest Wykonawca. Dane (imię i nazwisko, adres, e-mail, telefon, wizerunek i głos) są przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy oraz rozliczeń (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO), a w zakresie zgody na portfolio na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Dane są przechowywane przez czas wykonania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i okres przedawnienia roszczeń. Odbiorcami danych mogą być podmioty obsługujące księgowość, hosting plików i system do prowadzenia zleceń Wykonawcy, działające na jego zlecenie. Zamawiający ma prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu oraz skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Pełna informacja: [adres polityki prywatności Wykonawcy].
5. Wizerunki i głosy gości utrwalone w nagraniu Wykonawca przetwarza w celu wykonania umowy z Zamawiającym, na podstawie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), wyłącznie w zakresie zmontowania i przekazania Filmu Zamawiającemu. Gość może zgłosić Wykonawcy sprzeciw wobec publikacji ujęcia ze swoim wizerunkiem lub głosem.

§ 14. Postanowienia końcowe

1. Umowa jest zawarta w formie dokumentowej. Za jej zawarcie strony uznają akceptację treści przez każdego z Zamawiających w Strefie klienta Wykonawcy (zapis imienia i nazwiska, chwili akceptacji oraz skrótu adresu sieciowego) albo złożenie podpisów własnoręcznych na wydruku.
2. Zmiany umowy wymagają tej samej formy. Uzgodnienia dotyczące planu dnia, muzyki i poprawek strony mogą czynić e-mailem.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Kodeks cywilny, ustawę o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz ustawę o prawach konsumenta.
4. Spory strony będą rozwiązywać w pierwszej kolejności polubownie. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji, w tym z pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów.