Wzór umowy na produkcję filmu reklamowego dla firmy: brief, pola eksploatacji, kampanie i odbiór

Umowa o produkcję filmu reklamowego i udzielenie licencji

zawarta dnia [data zawarcia] między:

[imię i nazwisko], działalność pod firmą [nazwa firmy], [adres], NIP [numer NIP], e-mail [adres e-mail], tel. [numer telefonu], dalej: Wykonawca,

a

[pełna nazwa Zamawiającego], [adres siedziby], NIP [numer NIP], [KRS / CEIDG], reprezentowany przez [imię i nazwisko, stanowisko], dalej: Zamawiający.

§ 1. Przedmiot umowy i brief

1. Wykonawca zobowiązuje się wyprodukować film reklamowy [nazwa robocza filmu] dla marki [nazwa marki], dalej: Film, zgodnie z briefem stanowiącym Załącznik nr 1, i udzielić Zamawiającemu licencji z § 8, a Zamawiający zobowiązuje się zapłacić wynagrodzenie z § 12.
2. Brief określa w szczególności: cel Filmu, grupę docelową, kluczowy komunikat, długość wersji głównej, wymagane wersje i formaty, obowiązkowe elementy marki oraz materiały, które dostarcza Zamawiający.
3. Produkcja obejmuje: przygotowanie koncepcji i scenariusza, organizację [liczba] dni zdjęciowych, montaż, korekcję barwną, udźwiękowienie, [grafikę i animację w zakresie: opis / bez grafiki], [nagranie lektora / bez lektora] oraz przygotowanie wersji z § 4.
4. Osoba upoważniona przez Zamawiającego do akceptacji i zgłaszania poprawek: [imię i nazwisko, e-mail]. Oświadczenia tej osoby wiążą Zamawiającego.

§ 2. Etapy i akceptacje

1. Wykonawca przedstawi do akceptacji kolejno: koncepcję w terminie [liczba] dni roboczych od zawarcia umowy, scenariusz lub storyboard w terminie [liczba] dni roboczych od akceptacji koncepcji, propozycję obsady i lokacji w terminie [liczba] dni roboczych przed pierwszym dniem zdjęciowym.
2. Zamawiający akceptuje każdy etap albo zgłasza uwagi, jednorazowo i łącznie, w terminie [liczba] dni roboczych, w formie dokumentowej. Wykonawca uwzględnia uwagi zgodne z briefem w terminie [liczba] dni roboczych.
3. Opóźnienie Zamawiającego w akceptacji lub dostarczeniu materiałów z § 3 przesuwa terminy Wykonawcy o czas opóźnienia. Jeżeli opóźnienie przekracza [liczba] dni roboczych i powoduje utratę zarezerwowanego dnia zdjęciowego, stosuje się § 15 ust. 2.
4. Zaakceptowany scenariusz wiąże strony. Zmiana briefu lub scenariusza po akceptacji wymaga aneksu w formie dokumentowej z określeniem dodatkowego wynagrodzenia i nowych terminów.

§ 3. Zdjęcia i obowiązki Zamawiającego

1. Zdjęcia odbędą się w dniach: [daty], w lokacjach: [opis]. Dzień zdjęciowy trwa [liczba] godzin. Dzień zapasowy na wypadek złej pogody: [data / brak].
2. Zamawiający dostarcza najpóźniej [liczba] dni roboczych przed zdjęciami: produkty w liczbie [liczba] sztuk w stanie nadającym się do filmowania, logo i elementy identyfikacji wizualnej w plikach źródłowych, teksty obowiązkowe (w szczególności informacje prawne wymagane w reklamie) oraz [inne].
3. Zamawiający może wyznaczyć przedstawiciela obecnego na planie. Uwagi przedstawiciela przekazane na planie Wykonawca uwzględnia, jeżeli są zgodne ze scenariuszem i nie wydłużają dnia zdjęciowego; pozostałe traktuje się jak zmianę z § 2 ust. 4.
4. Zgody na zdjęcia w lokacjach uzyskuje [Wykonawca / Zamawiający]. Zdjęcia w siedzibie lub obiektach Zamawiającego odbywają się na jego odpowiedzialność za dostęp i bezpieczeństwo osób trzecich.

§ 4. Wersje i formaty

1. Wykonawca dostarcza: wersję główną o długości [liczba] sekund, wersje skrócone o długości [liczba] i [liczba] sekund, w proporcjach [16:9 / 9:16 / 1:1 / 4:5], w formatach [np. MP4 H.264 i ProRes], z plikiem napisów [język] oraz wersją bez napisów.
2. Dodatkowe wersje (inne długości, proporcje, języki, warianty z inną ceną lub hasłem) są wyceniane osobno.
3. Materiały surowe, pliki projektów montażowych i ujęcia niewykorzystane nie są przekazywane Zamawiającemu, chyba że strony uzgodnią to osobno, z ceną i zakresem licencji.

§ 5. Muzyka

1. [Wariant: Wykonawca dobiera muzykę z biblioteki licencyjnej i nabywa licencję na jej użycie w Filmie w zakresie obejmującym pola eksploatacji, okres i terytorium z § 8. Koszt licencji wynosi [kwota] zł netto i jest [wliczony w wynagrodzenie / doliczany do wynagrodzenia]. / Muzykę wskazuje i licencjonuje Zamawiający, który oświadcza, że posiada prawa do jej użycia w Filmie w zakresie § 8.]
2. Wykonawca przekazuje Zamawiającemu nazwę utworu, nazwę biblioteki i numer lub potwierdzenie licencji, które pozwalają wyjaśnić roszczenia w systemach rozpoznawania treści serwisów internetowych.
3. Licencja na muzykę dotyczy wyłącznie Filmu i jego wersji. Zamawiający nie korzysta z utworu muzycznego samodzielnie ani w innych materiałach.
4. Rozszerzenie licencji na Film o kolejne pola, okres lub terytorium wymaga rozszerzenia licencji muzycznej. Wykonawca wskazuje jego koszt przed zawarciem aneksu z § 9 ust. 3.

§ 6. Aktorzy, lektor, statyści i zgody

1. Obsadę wybiera Wykonawca, a Zamawiający ją akceptuje zgodnie z § 2 ust. 1. Umowy z aktorami, statystami i lektorem zawiera Wykonawca, a ich wynagrodzenie jest wliczone w budżet z § 12 ust. 2.
2. Wykonawca uzyskuje od aktorów, statystów i lektora zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku i głosu oraz prawa do artystycznych wykonań w zakresie pól eksploatacji, okresu i terytorium z § 8. Kopie lub wyciągi z tych zezwoleń Wykonawca przekazuje Zamawiającemu na żądanie.
3. [Wariant: Wykonawca zapewnia, że aktorzy w rolach głównych nie wystąpią w reklamie konkurencyjnych produktów z kategorii [kategoria] przez [liczba] miesięcy od pierwszej emisji, za dopłatą [kwota] zł netto. / Umowa nie przewiduje wyłączności branżowej aktorów.]
4. Udział dziecka do 16 lat wymaga zgody przedstawiciela ustawowego i zezwolenia inspektora pracy, które uzyskuje Wykonawca.
5. Zgody od pracowników i współpracowników Zamawiającego występujących w Filmie zbiera Zamawiający i przekazuje je Wykonawcy najpóźniej w dniu zdjęć. Odwołanie zgody przez taką osobę nie jest niewykonaniem umowy przez Wykonawcę.

§ 7. Poprawki i odbiór

1. Wykonawca przekazuje pierwszą wersję montażu w terminie [liczba] dni roboczych od ostatniego dnia zdjęciowego. Zamawiający zgłasza uwagi w terminie [liczba] dni roboczych, jednorazowo i łącznie, z oznaczeniem miejsc kodami czasowymi.
2. Umowa obejmuje [liczba] rundy poprawek montażowych oraz jedną rundę poprawek po korekcji barwnej i udźwiękowieniu. Poprawką jest zmiana w ramach nagranego materiału i zaakceptowanego scenariusza. Nowe zdjęcia, zmiana komunikatu, hasła lub ceny w Filmie są zmianą z § 2 ust. 4.
3. Po ostatniej rundzie Wykonawca przekazuje wersje ostateczne. Odbiór następuje przez oświadczenie Zamawiającego w formie dokumentowej, a jeżeli Zamawiający nie zgłosi zastrzeżeń w terminie [liczba] dni roboczych albo rozpocznie emisję Filmu, Film uważa się za odebrany bez zastrzeżeń.
4. Zastrzeżenia przy odbiorze mogą dotyczyć wyłącznie niezgodności z briefem, zaakceptowanym scenariuszem lub § 4 oraz wad technicznych. Wykonawca usuwa je w terminie [liczba] dni roboczych.

§ 8. Licencja i pola eksploatacji

1. Z chwilą zapłaty całego wynagrodzenia Wykonawca udziela Zamawiającemu licencji niewyłącznej na korzystanie z Filmu i jego wersji, wyłącznie w celu promocji marki [nazwa marki] i jej produktów, na polach eksploatacji wymienionych w ust. 2, w okresie i na terytorium wskazanych przy każdym polu.
2. Pola eksploatacji:
3. Utrwalanie i zwielokrotnianie Filmu techniką cyfrową oraz wprowadzanie do pamięci komputera, w zakresie potrzebnym do korzystania na polach z ust. 4 do 11: tak.
4. Publiczne udostępnianie na stronie internetowej i w sklepie internetowym Zamawiającego [adresy]: [tak / nie], okres: [bez ograniczeń / [liczba] miesięcy], terytorium: [bez ograniczeń].
5. Publiczne udostępnianie w profilach Zamawiającego w mediach społecznościowych i serwisach wideo, w publikacjach niepłatnych: [tak / nie], okres: [liczba] miesięcy, terytorium: [bez ograniczeń].
6. Reklama płatna w internecie (kampanie w mediach społecznościowych, wyszukiwarkach, serwisach wideo i sieciach reklamowych): [tak / nie], okres: [liczba] miesięcy od pierwszej emisji, terytorium: [Polska / kraje: [wykaz]].
7. Nadawanie i reemitowanie w telewizji naziemnej, kablowej i satelitarnej oraz w serwisach telewizji internetowej i wideo na żądanie: [tak / nie], okres: [liczba] miesięcy od pierwszej emisji, terytorium: [Polska / kraje: [wykaz]].
8. Publiczne wyświetlanie w kinach: [tak / nie], okres: [liczba] miesięcy, terytorium: [Polska].
9. Publiczne wyświetlanie na ekranach cyfrowych w przestrzeni publicznej, w środkach transportu i w punktach sprzedaży: [tak / nie], okres: [liczba] miesięcy, terytorium: [Polska].
10. Publiczne wyświetlanie na targach, konferencjach, w prezentacjach handlowych i w komunikacji wewnętrznej Zamawiającego: [tak / nie], okres: [bez ograniczeń].
11. Wykorzystanie pojedynczych klatek z Filmu jako zdjęć w materiałach drukowanych i w internecie na polach z ust. 4 do 10: [tak / nie].
12. Zamawiający może zlecać emisję agencjom, domom mediowym i nadawcom wyłącznie w celu korzystania na polach z ust. 3 do 11. Dalsza sublicencja, sprzedaż i przekazywanie Filmu innym podmiotom nie są dozwolone.
13. Zamawiający może dodawać do Filmu plansze z ceną, terminem promocji i informacjami prawnymi oraz skracać go do wersji z § 4. Inne zmiany treści Filmu wymagają zgody Wykonawcy.
14. Licencja udzielona na czas oznaczony nie podlega wypowiedzeniu przez Wykonawcę, z wyjątkiem korzystania z Filmu wbrew umowie po bezskutecznym wezwaniu do zaniechania w terminie 14 dni.

§ 9. Okres kampanii i jego przedłużenie

1. Okres licencji na polach z § 8 ust. 6 do 9 biegnie od dnia pierwszej emisji na danym polu, nie później jednak niż od dnia [data]. Zamawiający informuje Wykonawcę o dacie pierwszej emisji w formie dokumentowej.
2. Po upływie okresu licencji na danym polu Zamawiający nie rozpoczyna nowych emisji, kampanii ani promocji Filmu na tym polu. Publikacje niepłatne zamieszczone w profilach Zamawiającego w okresie licencji mogą pozostać w ich archiwum, bez dalszej promocji.
3. Przedłużenie okresu, rozszerzenie terytorium lub dodanie pola następuje aneksem w formie dokumentowej, za wynagrodzeniem obejmującym licencję Wykonawcy, rozszerzenie licencji muzycznej z § 5 ust. 4 i wynagrodzenie aktorów i lektora z § 6 ust. 2, według stawek z Załącznika nr 2.

§ 10. Przeniesienie praw i licencja wyłączna

1. Umowa nie przenosi autorskich praw majątkowych i nie udziela licencji wyłącznej. Prawa te pozostają przy Wykonawcy.
2. Przeniesienie autorskich praw majątkowych do Filmu lub udzielenie licencji wyłącznej wymaga odrębnej umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 i art. 67 ust. 5 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych), z wymienieniem pól eksploatacji i odrębnym wynagrodzeniem. Prawa do muzyki oraz do wizerunku i artystycznych wykonań aktorów nie przechodzą na Zamawiającego w szerszym zakresie niż § 5 i § 6.

§ 11. Treść reklamy i materiały Zamawiającego

1. Zamawiający odpowiada za treść przekazu reklamowego, w szczególności za prawdziwość twierdzeń o produkcie, cenach i promocjach, za zgodność Filmu z przepisami dotyczącymi reklamy w jego branży oraz za prawa do znaków towarowych, logo i materiałów, które dostarczył.
2. Wykonawca odpowiada za to, że elementy Filmu przez niego dodane (zdjęcia, grafika, muzyka z § 5 ust. 1 w wariancie biblioteki, efekty dźwiękowe, czcionki) nie naruszają praw osób trzecich.
3. Jeżeli osoba trzecia wystąpi z roszczeniem dotyczącym elementu, za który odpowiada druga strona, strona odpowiedzialna przystąpi do sprawy i pokryje zasądzone kwoty oraz uzasadnione koszty obrony, a strona pozwana niezwłocznie zawiadomi ją o roszczeniu.

§ 12. Wynagrodzenie, płatności i faktura

1. Wynagrodzenie za produkcję Filmu wynosi [kwota] zł netto.
2. Budżet produkcji (lokacje, wynajem sprzętu, obsada, lektor, charakteryzacja, scenografia, transport, catering) wynosi [kwota] zł netto zgodnie z kosztorysem stanowiącym Załącznik nr 2 [i jest wliczony w kwotę z ust. 1 / i jest płatny niezależnie od kwoty z ust. 1]. Przekroczenie budżetu wymaga zgody Zamawiającego w formie dokumentowej przed poniesieniem kosztu.
3. Wynagrodzenie za licencję na polach z § 8 wynosi [kwota] zł netto łącznie za wszystkie pola, okresy i terytoria wskazane w § 8.
4. Do kwot netto dolicza się podatek VAT według stawki [stawka] [albo: Wykonawca jest zwolniony z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, a kwoty są kwotami ostatecznymi].
5. Zamawiający płaci: [liczba] % kwot z ust. 1 i 2 w terminie [liczba] dni od zawarcia umowy, na poczet kosztów przedprodukcji, oraz pozostałą część wynagrodzenia w terminie [liczba] dni od odbioru z § 7 ust. 3, na podstawie faktur wystawionych przez Wykonawcę i przesłanych na adres [adres e-mail do faktur].
6. Płatności następują przelewem na rachunek Wykonawcy: [numer rachunku]. Za opóźnienie w zapłacie Wykonawcy przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.
7. Do chwili zapłaty całego wynagrodzenia Zamawiający może korzystać z Filmu wyłącznie do wewnętrznej oceny.

§ 13. Kary umowne

[Zostaw jeden wariant. Przed wysłaniem umowy usuń drugi wariant, oznaczenia „Wariant A/B” i to zdanie.]

1. Wariant A: Za opóźnienie w przekazaniu wersji ostatecznych z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy Zamawiającemu przysługuje kara umowna [liczba] % wynagrodzenia z § 12 ust. 1 za każdy dzień roboczy opóźnienia, łącznie nie więcej niż [liczba] %. Za korzystanie z Filmu poza polami, okresem lub terytorium licencji Wykonawcy przysługuje kara umowna w wysokości [liczba] % wynagrodzenia z § 12 ust. 3 za każde pole, na którym doszło do naruszenia. Za opóźnienie Zamawiającego w akceptacji lub dostarczeniu materiałów z § 3 ust. 2 przekraczające [liczba] dni roboczych Wykonawcy przysługuje kara umowna [liczba] % wynagrodzenia z § 12 ust. 1 za każdy kolejny dzień roboczy, łącznie nie więcej niż [liczba] %. Strony mogą dochodzić odszkodowania przewyższającego kary umowne.
2. Wariant B: Strony nie zastrzegają kar umownych. Odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy regulują przepisy Kodeksu cywilnego.

§ 14. Poufność, portfolio i materiały zza kulis

1. Wykonawca zachowuje w poufności brief, scenariusz, informacje o produktach, cenach i planach marketingowych Zamawiającego oraz sam Film do dnia pierwszej emisji, a informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiającego przez [liczba] lat od zakończenia umowy.
2. Po pierwszej emisji Wykonawca może pokazywać Film i jego fragmenty w portfolio, showreelu, profilach w mediach społecznościowych i konkursach branżowych, z oznaczeniem marki Zamawiającego [albo: bez oznaczenia marki / po uzyskaniu zgody Zamawiającego w formie dokumentowej].
3. Materiał zza kulis Wykonawca publikuje po pierwszej emisji, bez ujawniania informacji poufnych z ust. 1 i z zastrzeżeniem zgód osób występujących.

§ 15. Odwołanie, zmiana terminu i siła wyższa

1. Zamawiający może jednokrotnie przenieść dni zdjęciowe bez kosztów, zawiadamiając Wykonawcę najpóźniej [liczba] dni roboczych przed pierwszym dniem zdjęciowym.
2. Jeżeli Zamawiający odstąpi od umowy przed ukończeniem Filmu albo przeniesie dni zdjęciowe później niż w terminie z ust. 1, płaci Wykonawcy: wynagrodzenie za prace wykonane do tej chwili, udokumentowane koszty, których Wykonawca nie może odzyskać, oraz [liczba] % pozostałej części wynagrodzenia z § 12 ust. 1, przy odstąpieniu później niż [liczba] dni roboczych przed zdjęciami.
3. Jeżeli zdjęcia nie mogą się odbyć z przyczyn, za które nie odpowiada żadna ze stron (w szczególności decyzja władz, klęska żywiołowa, nagła choroba osoby, której nie można zastąpić), strony ustalają nowy termin. Koszty, których nie da się odzyskać, ponosi Zamawiający do kwoty [kwota] zł netto.
4. Zła pogoda nie jest siłą wyższą, jeżeli strony ustaliły dzień zapasowy z § 3 ust. 1. Przejście na dzień zapasowy kosztuje [kwota] zł netto za gotowość ekipy.

§ 16. Dane osobowe

1. Każda ze stron jest odrębnym administratorem danych osobowych osób, których dane przetwarza w związku z umową: Zamawiający w zakresie korzystania z Filmu na polach z § 8, Wykonawca w zakresie produkcji, rozliczeń, archiwum i portfolio.
2. Każda ze stron wypełnia obowiązek informacyjny wobec osób, od których zbiera zgody na podstawie § 6.
3. Dane osób kontaktowych stron są przetwarzane w celu wykonania umowy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu stron (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), przez czas wykonania umowy i okres przedawnienia roszczeń.

§ 17. Postanowienia końcowe

1. Umowa jest zawierana w formie dokumentowej. Za jej zawarcie strony uznają akceptację treści przez osobę reprezentującą Zamawiającego w Strefie klienta Wykonawcy (zapis imienia i nazwiska, chwili akceptacji oraz skrótu adresu sieciowego) albo złożenie podpisów własnoręcznych. Osoba akceptująca oświadcza, że jest umocowana do zawarcia umowy w imieniu Zamawiającego.
2. Zmiany umowy wymagają co najmniej formy dokumentowej, z zastrzeżeniem § 10 ust. 2.
3. Odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu umowy jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia z § 12 ust. 1 i 3, co nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.
4. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Kodeks cywilny oraz ustawę o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Sądem właściwym dla sporów jest sąd właściwy dla siedziby Wykonawcy.
5. Załączniki: nr 1 brief, nr 2 kosztorys i stawki za przedłużenie licencji.

Wykonawca: [imię i nazwisko, data]

Zamawiający: [imię i nazwisko, stanowisko, data]