Wzór umowy fotografa ślubnego: termin, zadatek, licencja i RODO

Umowa o wykonanie reportażu ślubnego

zawarta dnia [data] między:

[imię i nazwisko fotografa], prowadzącym działalność pod firmą [nazwa firmy], [adres], NIP [NIP], e-mail [e-mail], tel. [telefon], dalej: Wykonawca,

a [imię i nazwisko], zamieszkałym w [adres], e-mail [e-mail], tel. [telefon], oraz [imię i nazwisko], zamieszkałym w [adres], e-mail [e-mail], tel. [telefon], dalej łącznie: Zamawiający.

§ 1. Przedmiot umowy

1. Wykonawca zobowiązuje się wykonać reportaż fotograficzny z uroczystości ślubnej i wesela Zamawiającego w dniu [data ślubu], dalej: Reportaż, a Zamawiający zobowiązuje się zapłacić wynagrodzenie na warunkach umowy.
2. Reportaż obejmuje fotografowanie: przygotowań w [miejsce przygotowań], ceremonii w [miejsce ceremonii], sesji plenerowej w dniu ślubu w okolicy miejsca ceremonii lub wesela oraz przyjęcia weselnego w [miejsce wesela], w czasie pracy określonym w § 3.
3. Reportaż obejmuje selekcję i obróbkę zdjęć według stylu Wykonawcy oraz dostarczenie zdjęć w formie cyfrowej na zasadach z § 7.
4. Reportaż nie obejmuje: [np. sesji narzeczeńskiej, sesji poślubnej w innym dniu, nagrań wideo, druku zdjęć, albumu], chyba że strony uzgodnią to jako pozycję dodatkową w § 8.
5. Zamawiający oświadcza, że zapoznał się z portfolio Wykonawcy i akceptuje jego styl fotografowania i obróbki.

§ 2. Termin i plan dnia

1. Termin Reportażu jest zarezerwowany dla Zamawiającego z chwilą zawarcia umowy i wpłaty zadatku z § 6. Do tego czasu termin ma charakter wstępny, a Wykonawca może przyjąć inne zlecenie na ten dzień po uprzednim zawiadomieniu Zamawiającego.
2. Zamawiający przesyła Wykonawcy plan dnia najpóźniej na 14 dni przed terminem: adresy i godziny przygotowań, ceremonii i wesela, planowane atrakcje (pierwszy taniec, tort, oczepiny), listę osób do zdjęć grupowych oraz numer telefonu do świadków lub innej osoby kontaktowej na dzień ślubu.
3. Zamawiający zapewnia Wykonawcy możliwość fotografowania w miejscach ceremonii i wesela, w tym uzyskuje zgodę osoby prowadzącej ceremonię, jeżeli jest wymagana. Jeżeli osoba prowadząca ceremonię ograniczy fotografowanie, Wykonawca stosuje się do tych ograniczeń i nie ponosi za nie odpowiedzialności.
4. Wykonawca ma prawo do przerwy w czasie posiłku Zamawiającego, o ile w tym czasie nie odbywają się zaplanowane atrakcje.

§ 3. Czas pracy i nadgodziny

1. Czas pracy Wykonawcy w dniu ślubu wynosi [liczba] godzin, od godz. [godzina rozpoczęcia] do godz. [godzina zakończenia], z uwzględnieniem przejazdów między miejscami z § 1 ust. 2.
2. Na życzenie Zamawiającego, wyrażone w dniu ślubu, Wykonawca może przedłużyć czas pracy. Każda rozpoczęta dodatkowa godzina kosztuje [kwota] zł brutto i jest płatna razem z dopłatą z § 5 ust. 2.
3. Jeżeli uroczystość rozpocznie się z opóźnieniem z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, czas pracy liczy się od godziny uzgodnionej w ust. 1.

§ 4. Drugi fotograf, posiłek, dojazd i nocleg

1. [Wariant: Reportaż wykonuje Wykonawca osobiście. / Reportaż wykonuje Wykonawca z drugim fotografem, którego dobiera Wykonawca i za którego pracę odpowiada jak za własną; drugi fotograf pracuje przez [liczba] godzin, a jego udział jest wliczony w wynagrodzenie z § 5.]
2. Zamawiający zapewnia Wykonawcy i drugiemu fotografowi ciepły posiłek w czasie wesela oraz miejsce do jego zjedzenia. Jeżeli posiłek nie jest możliwy, Wykonawca ma prawo do przerwy do 30 minut poza miejscem wesela.
3. Dojazd w promieniu [liczba] km od [miejscowość] jest wliczony w wynagrodzenie. Powyżej tej odległości Zamawiający pokrywa koszt dojazdu w wysokości [kwota] zł za każdy kilometr w obie strony, płatny razem z dopłatą.
4. Jeżeli wesele kończy się po godz. [godzina] w odległości powyżej [liczba] km od [miejscowość], Zamawiający zapewnia Wykonawcy nocleg w miejscu wesela lub w jego pobliżu albo pokrywa jego koszt do kwoty [kwota] zł.

§ 5. Wynagrodzenie i płatności

1. Wynagrodzenie za Reportaż wynosi [kwota] zł brutto (słownie: [kwota słownie]). Wynagrodzenie obejmuje wszystko, co wchodzi w zakres § 1 ust. 2 i 3, oraz licencję z § 9.
2. Wynagrodzenie jest płatne w dwóch częściach: zadatek w wysokości [kwota] zł na zasadach z § 6 oraz dopłata w wysokości [kwota] zł najpóźniej w dniu [data, np. 7 dni przed ślubem albo w dniu oddania zdjęć].
3. Płatności następują przelewem na rachunek Wykonawcy: [numer rachunku], z tytułem „[imiona pary], [data ślubu]”. Za dzień zapłaty uznaje się dzień uznania rachunku Wykonawcy.
4. Pozycje dodatkowe (nadgodziny, dojazd, nocleg, album, inne z § 8) Wykonawca rozlicza razem z dopłatą albo osobno po ich wykonaniu, na podstawie cen z umowy.
5. Wykonawca wydaje zdjęcia po zapłacie całego wynagrodzenia oraz należnych pozycji dodatkowych.

§ 6. Zadatek

1. Zamawiający wpłaca zadatek w wysokości [kwota] zł w terminie 7 dni od zawarcia umowy. Brak wpłaty w tym terminie oznacza, że termin nie jest zarezerwowany, a Wykonawca może odstąpić od umowy w ciągu kolejnych 7 dni.
2. Do zadatku stosuje się art. 394 Kodeksu cywilnego. Oznacza to, że: jeżeli umowa zostanie wykonana, zadatek zalicza się na poczet wynagrodzenia; jeżeli Zamawiający nie wykona umowy z przyczyn, za które odpowiada, w szczególności odwoła Reportaż, Wykonawca może odstąpić od umowy i zachować zadatek; jeżeli Wykonawca nie wykona umowy z przyczyn, za które odpowiada, Zamawiający może odstąpić od umowy i żądać zwrotu zadatku w podwójnej wysokości.
3. Jeżeli umowa zostanie rozwiązana za zgodą obu stron albo jej wykonanie stanie się niemożliwe z przyczyn, za które nie odpowiada żadna ze stron, zadatek podlega zwrotowi w pojedynczej wysokości w terminie 14 dni.
4. Zadatek nie podlega zatrzymaniu, jeżeli Zamawiający skutecznie odstąpi od umowy na podstawie § 12.

§ 7. Oddanie zdjęć

1. Wykonawca przekaże Zamawiającemu nie mniej niż [liczba] zdjęć po selekcji i obróbce, w formacie JPG w pełnej rozdzielczości oraz w wersji pomniejszonej do publikacji w internecie, w terminie do 8 tygodni od dnia ślubu.
2. Wykonawca przekaże [liczba] zdjęć zapowiedzi w terminie do [liczba] dni od dnia ślubu.
3. Zdjęcia są udostępniane w galerii internetowej pod linkiem przekazanym Zamawiającemu, z możliwością pobrania. Galeria jest dostępna przez [liczba, nie więcej niż 60] dni od dnia udostępnienia, a Zamawiający pobiera i zabezpiecza zdjęcia w tym czasie. Na życzenie Zamawiającego Wykonawca przekazuje zdjęcia także na nośniku [np. pendrive] za dopłatą [kwota] zł.
4. Selekcja zdjęć i ich obróbka należą do Wykonawcy jako element dzieła. Wykonawca nie przekazuje plików RAW ani zdjęć odrzuconych w selekcji. Zamawiający może w terminie 14 dni od oddania zgłosić uwagi dotyczące zgodności zdjęć z umową (liczba, umówione ujęcia grupowe, uszkodzone pliki), a Wykonawca usuwa uzasadnione braki w terminie 14 dni.
5. Wykonawca przechowuje pliki źródłowe przez [liczba] miesięcy od dnia oddania zdjęć. Po tym czasie może je usunąć.

§ 8. Album i pozycje dodatkowe

1. [Wariant: Zamawiający zamawia album [rodzaj, format, liczba stron] w cenie [kwota] zł brutto. / Album nie jest objęty umową i może zostać zamówiony osobno według cennika Wykonawcy.]
2. Wykonawca przygotowuje projekt albumu w terminie [liczba] tygodni od oddania zdjęć, a Zamawiający zgłasza uwagi do projektu w terminie 14 dni. Po akceptacji projektu Wykonawca zleca druk, a album jest gotowy do odbioru w terminie [liczba] tygodni od akceptacji.
3. Album jest rzeczą wykonaną według specyfikacji Zamawiającego, więc po akceptacji projektu Zamawiający nie może od jego zamówienia odstąpić ani żądać zmian bez dodatkowych kosztów.
4. Inne pozycje dodatkowe: [np. sesja narzeczeńska, sesja poślubna, odbitki], w cenach: [kwoty].

§ 9. Prawa autorskie i licencja

1. Autorskie prawa majątkowe i osobiste do zdjęć pozostają przy Wykonawcy. Umowa nie przenosi autorskich praw majątkowych; ich przeniesienie wymagałoby odrębnej umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności zgodnie z art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
2. Z chwilą zapłaty całego wynagrodzenia Wykonawca udziela Zamawiającemu licencji niewyłącznej na korzystanie z przekazanych zdjęć na własny, prywatny użytek, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych, na następujących polach eksploatacji: utrwalanie i zwielokrotnianie techniką cyfrową i drukarską (kopie, odbitki, fotoksiążki) na potrzeby Zamawiającego i jego rodziny; rozpowszechnianie w internecie w celach prywatnych, w tym w mediach społecznościowych i komunikatorach; publiczne wyświetlanie w gronie rodziny i znajomych.
3. Licencja nie obejmuje wykorzystania komercyjnego, w szczególności w reklamie, w materiałach promocyjnych podmiotów trzecich (sala, florysta, salon sukien), w konkursach z nagrodami ani odpłatnego przekazywania zdjęć. Takie wykorzystanie wymaga odrębnej zgody Wykonawcy i może wiązać się z dodatkowym wynagrodzeniem.
4. Zamawiający nie zmienia zdjęć w sposób naruszający ich charakter, w szczególności nie nakłada filtrów, nie zmienia kolorystyki ani nie kadruje w sposób istotnie zmieniający kompozycję. Publikując zdjęcia w internecie, Zamawiający oznacza autora: [nazwa lub profil Wykonawcy], jeżeli serwis na to pozwala.
5. Zamawiający może udostępniać zdjęcia rodzinie i gościom do użytku prywatnego w zakresie z ust. 2.
6. Licencja jest udzielona na czas nieoznaczony. Wykonawca może ją wypowiedzieć wyłącznie w razie korzystania ze zdjęć wbrew umowie, po bezskutecznym wezwaniu do zaniechania w terminie 14 dni.

§ 10. Wizerunek i portfolio

1. [Wariant A: Zamawiający zezwala Wykonawcy na rozpowszechnianie zdjęć przedstawiających wizerunek Zamawiającego w celu prezentacji dorobku Wykonawcy: na stronie internetowej [adres], w profilach Wykonawcy w mediach społecznościowych, w materiałach drukowanych Wykonawcy oraz w konkursach i publikacjach branżowych. Zezwolenie jest dobrowolne, nie wpływa na wynagrodzenie ani na wykonanie umowy i może zostać odwołane w każdym czasie wiadomością na adres e-mail Wykonawcy; odwołanie nie działa wstecz, a Wykonawca usuwa zdjęcia z internetu w terminie 14 dni od odwołania. / Wariant B: Zamawiający nie zezwala na rozpowszechnianie zdjęć ze swoim wizerunkiem. Wykonawca nie publikuje ich w portfolio ani w mediach społecznościowych.]
2. Wykonawca nie publikuje zdjęć przedstawiających w sposób rozpoznawalny dzieci ani gości w sytuacjach intymnych lub kłopotliwych, a zdjęcia gości publikuje wyłącznie jako element całości uroczystości.
3. Zamawiający informuje gości, że w czasie uroczystości powstaje reportaż fotograficzny, i przekazuje im informację o przetwarzaniu danych z § 13 ust. 3, na przykład przez tabliczkę przy wejściu lub wpis w zaproszeniu.

§ 11. Zmiana terminu, odwołanie, zastępstwo i siła wyższa

1. Zamawiający może jednokrotnie przenieść termin Reportażu na inny wolny termin Wykonawcy, zawiadamiając o tym najpóźniej [liczba] dni przed pierwotnym terminem; zadatek przechodzi na nowy termin. Jeżeli Wykonawca nie ma wolnego terminu w proponowanym okresie, strony traktują to jak odwołanie przez Zamawiającego, z zastrzeżeniem ust. 4.
2. Odwołanie Reportażu przez Zamawiającego z przyczyn, za które odpowiada, skutkuje zgodnie z § 6 ust. 2.
3. Jeżeli Wykonawca nie może wykonać Reportażu z powodu choroby, wypadku lub innego zdarzenia, którego nie mógł przewidzieć ani mu zapobiec, zapewnia zastępstwo przez fotografa o zbliżonym stylu i doświadczeniu, za którego pracę odpowiada jak za własną; Wykonawca wykonuje wtedy selekcję i obróbkę zdjęć osobiście. Zamawiający może nie przyjąć zastępstwa; wówczas strony rozwiązują umowę, a Wykonawca zwraca zadatek w podwójnej wysokości w terminie 14 dni.
4. Jeżeli uroczystość nie może się odbyć w terminie z przyczyn niezależnych od obu stron (w szczególności zakaz zgromadzeń, klęska żywiołowa, poważna choroba lub śmierć w najbliższej rodzinie), strony uzgadniają nowy termin bez dodatkowych kosztów. Jeżeli nowego terminu nie da się uzgodnić w ciągu 12 miesięcy, umowa wygasa, a Wykonawca zwraca zadatek w pojedynczej wysokości w terminie 14 dni.
5. Zła pogoda nie jest powodem odwołania Reportażu; wpływa jedynie na miejsce i zakres sesji plenerowej w dniu ślubu.
6. Zawiadomienia z tego paragrafu strony przesyłają e-mailem na adresy z umowy.

§ 12. Odstąpienie od umowy przez konsumenta

1. Zamawiający będący konsumentem, który zawarł umowę na odległość, może od niej odstąpić w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy bez podania przyczyny, na podstawie art. 27 ustawy z 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia e-mailem na adres Wykonawcy przed jego upływem. Wykonawca zwraca wszystkie otrzymane płatności w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia.
2. Jeżeli Zamawiający żąda rozpoczęcia wykonywania usługi przed upływem terminu odstąpienia, a usługa zostanie w pełni wykonana za jego wyraźną zgodą, prawo odstąpienia wygasa zgodnie z art. 38 pkt 1 tej ustawy. Zamawiający, który odstąpi po rozpoczęciu wykonywania usługi, płaci za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia.
3. Prawo odstąpienia nie dotyczy albumu i innych rzeczy wykonanych według specyfikacji Zamawiającego (art. 38 pkt 3 tej ustawy).
4. Po upływie terminu z ust. 1 rezygnację z Reportażu regulują § 6 i § 11.

§ 13. Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych Zamawiającego jest Wykonawca. Dane (imię i nazwisko, adres, e-mail, telefon, wizerunek) są przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy oraz rozliczeń (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO), a w zakresie zgody na portfolio na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
2. Dane są przechowywane przez czas wykonania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i przez okres przedawnienia roszczeń. Odbiorcami danych mogą być podmioty obsługujące księgowość, hosting galerii i system do prowadzenia zleceń Wykonawcy, działające na jego zlecenie. Zamawiający ma prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu oraz skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Pełna informacja: [adres polityki prywatności Wykonawcy].
3. Wizerunki gości utrwalone w Reportażu Wykonawca przetwarza w celu wykonania umowy z Zamawiającym, na podstawie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), wyłącznie w zakresie przekazania zdjęć Zamawiającemu. Gość może zgłosić Wykonawcy sprzeciw wobec publikacji zdjęcia ze swoim wizerunkiem.

§ 14. Postanowienia końcowe

1. Umowa jest zawarta w formie dokumentowej. Za jej zawarcie strony uznają akceptację treści przez każdego z Zamawiających w Strefie klienta Wykonawcy (zapis imienia i nazwiska, chwili akceptacji oraz skrótu adresu sieciowego) albo złożenie podpisów własnoręcznych na wydruku.
2. Zmiany umowy wymagają tej samej formy. Uzgodnienia dotyczące planu dnia i szczegółów organizacyjnych strony mogą czynić e-mailem.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Kodeks cywilny, ustawę o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz ustawę o prawach konsumenta.
4. Spory strony będą rozwiązywać w pierwszej kolejności polubownie. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji, w tym z pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów.