Wzór umowy na sesję rodzinną, noworodkową i ciążową: termin, zadatek, wizerunek dzieci

Umowa o wykonanie sesji fotograficznej

Umowa zawarta dnia [data zawarcia] między:

[imię i nazwisko Wykonawcy], działalność pod firmą [nazwa firmy], [adres], NIP [numer NIP], e-mail [adres e-mail], tel. [numer telefonu], dalej: Wykonawca,

a

[imię i nazwisko Zamawiającego], [adres zamieszkania], e-mail [adres e-mail], tel. [numer telefonu], dalej: Zamawiający.

§ 1. Przedmiot umowy

1. Wykonawca zobowiązuje się wykonać sesję fotograficzną [rodzinną / ciążową / noworodkową] w dniu [data] o godz. [godzina], w miejscu: [studio pod adresem / plener: nazwa miejsca / dom Zamawiającego pod adresem].
2. Sesja trwa do [liczba] godzin, licząc od umówionej godziny. Wykonawca może ją przedłużyć bez dopłaty, jeśli uzna to za potrzebne dla rezultatu. Przedłużenie na życzenie Zamawiającego kosztuje [kwota] zł za każde rozpoczęte 30 minut.
3. W sesji biorą udział: [liczba] osoby dorosłe i [liczba] dzieci w wieku [wiek dzieci]. O dodatkowych osobach albo zwierzętach Zamawiający uprzedza Wykonawcę najpóźniej [liczba] dni przed terminem.
4. Usługa obejmuje wykonanie zdjęć, ich wybór zgodnie z § 3, obróbkę wybranych ujęć w stylu Wykonawcy oraz dostarczenie ich w formie cyfrowej.

§ 2. Przebieg sesji i bezpieczeństwo

1. Podczas sesji z dzieckiem rodzic albo opiekun jest obecny przez cały czas i pozostaje w zasięgu ręki od dziecka.
2. Przy sesji noworodkowej Wykonawca stosuje wyłącznie pozy bezpieczne dla dziecka i nie pozostawia go bez podparcia. Pozy złożone, na przykład z główką opartą na dłoniach, wykonuje jako montaż z kilku ujęć z asekuracją rodzica. Pomieszczenie jest ogrzane do temperatury odpowiedniej dla noworodka.
3. Wykonawca nie wykonuje póz ani ujęć, na które rodzic się nie zgadza. Rodzic może w każdej chwili przerwać sesję, żeby nakarmić albo uspokoić dziecko. Takie przerwy wliczają się w czas sesji, a Wykonawca przedłuża sesję o ich łączny czas, do [liczba] minut, bez dopłaty.
4. Rekwizyty i stroje zapewnia Wykonawca, chyba że Zamawiający woli użyć własnych. Za stan i czystość własnych rekwizytów odpowiada Zamawiający.
5. Koszt wstępu do miejsca sesji (bilet, opłata za wynajem studia zewnętrznego) oraz dojazdu poza [miasto], w wysokości [kwota] zł za kilometr, ponosi Zamawiający, chyba że § 4 stanowi inaczej.

§ 3. Liczba zdjęć, wybór i termin oddania

1. W terminie do [liczba] dni od sesji Wykonawca udostępnia Zamawiającemu galerię podglądową z [liczba] ujęciami do wyboru, opatrzonymi znakiem wodnym.
2. Zamawiający wybiera w galerii [liczba] zdjęć do obróbki w terminie [liczba] dni od udostępnienia galerii. Jeżeli nie dokona wyboru w tym terminie, wyboru dokonuje Wykonawca.
3. Każde dodatkowe zdjęcie ponad liczbę z ust. 2 kosztuje [kwota] zł i jest płatne przed oddaniem.
4. Wykonawca oddaje obrobione zdjęcia w formie cyfrowej, w rozdzielczości do druku i w wersji do internetu, w terminie [liczba] tygodni od dokonania wyboru, w galerii dostępnej przez co najmniej [liczba] dni. W tym czasie Zamawiający pobiera pliki i zabezpiecza je we własnym zakresie.
5. Obróbka obejmuje kadrowanie, korekcję kolorów i światła oraz [zakres retuszu, np. podstawowy retusz skóry]. Nie obejmuje zmian sylwetki ani montażu. Wykonawca nie przekazuje plików nieobrobionych ani ujęć niewybranych.
6. Odbitki, album i inne produkty fizyczne nie są częścią usługi. Zamawiający może je zamówić osobno według cennika Wykonawcy: [pozycja i cena albo „nie dotyczy”]. Produkt wykonany według wyboru Zamawiającego nie podlega zwrotowi (art. 38 pkt 3 ustawy o prawach konsumenta).

§ 4. Wynagrodzenie i zadatek

1. Wynagrodzenie za usługę wynosi [kwota] zł brutto i obejmuje sesję, wybór, obróbkę [liczba] zdjęć oraz ich dostarczenie.
2. W terminie [liczba] dni od zawarcia umowy Zamawiający wpłaca zadatek w wysokości [kwota] zł na rachunek [numer rachunku]. Termin sesji jest zarezerwowany z chwilą wpłaty zadatku.
3. Pozostałą część wynagrodzenia, [kwota] zł, Zamawiający płaci najpóźniej [w dniu sesji / przed udostępnieniem galerii podglądowej] [przelewem na rachunek z ust. 2 / gotówką].
4. Do zadatku stosuje się art. 394 Kodeksu cywilnego. Jeżeli umowa nie zostanie wykonana z przyczyn, za które odpowiada Zamawiający, Wykonawca zachowuje zadatek. Jeżeli nie zostanie wykonana z przyczyn, za które odpowiada Wykonawca, Zamawiający może żądać zwrotu zadatku w podwójnej wysokości. Przy wykonaniu umowy zadatek zalicza się na poczet wynagrodzenia.
5. W razie rozwiązania umowy za zgodą obu stron albo z przyczyn, za które nie odpowiada żadna z nich, zadatek podlega zwrotowi w pojedynczej wysokości.

§ 5. Zmiana terminu, choroba i pogoda

1. Jeżeli dziecko albo inny uczestnik sesji zachoruje, Zamawiający zgłasza to Wykonawcy najpóźniej [liczba] godzin przed terminem, [telefonicznie / wiadomością]. Strony wyznaczają nowy termin w ciągu [liczba] dni, a zadatek zalicza się na sesję w nowym terminie. Przy sesji noworodkowej nowy termin wyznacza się tak, aby dziecko miało nie więcej niż [liczba] dni, jeśli to możliwe.
2. Zmiana terminu z innych przyczyn po stronie Zamawiającego jest możliwa raz, bez dopłaty, jeżeli Zamawiający zgłosi ją najpóźniej [liczba] dni przed sesją. Późniejsza albo kolejna zmiana kosztuje [kwota] zł. Niepojawienie się na sesji bez zgłoszenia jest niewykonaniem umowy z przyczyn, za które odpowiada Zamawiający.
3. Przy sesji w plenerze o przeniesieniu terminu z powodu pogody (deszcz, silny wiatr, temperatura poniżej [liczba] °C) decyduje Wykonawca najpóźniej [liczba] godzin przed sesją, po uzgodnieniu z Zamawiającym. Przeniesienie z powodu pogody nie wiąże się z dopłatą, a nowy termin strony wyznaczają w ciągu [liczba] dni. Na życzenie Zamawiającego sesja może się odbyć w studiu Wykonawcy w umówionym terminie.
4. Jeżeli Wykonawca nie może wykonać sesji z powodu choroby albo innego zdarzenia, za które nie odpowiada, proponuje dwa nowe terminy w ciągu [liczba] dni. Jeżeli Zamawiający nie przyjmie żadnego z nich, Wykonawca zwraca zadatek w pojedynczej wysokości w ciągu 7 dni, a strony nie mają wobec siebie dalszych roszczeń.

§ 6. Licencja na korzystanie ze zdjęć

1. Wykonawca udziela Zamawiającemu licencji niewyłącznej, nieograniczonej czasowo i terytorialnie, na korzystanie z dostarczonych zdjęć na własny, prywatny użytek Zamawiającego i jego rodziny, na następujących polach eksploatacji: utrwalanie i zwielokrotnianie techniką cyfrową i drukarską (w tym wykonywanie odbitek, albumów i wydruków), publiczne udostępnianie w prywatnych profilach w mediach społecznościowych oraz udostępnianie rodzinie i znajomym.
2. Licencja nie obejmuje wykorzystania komercyjnego: reklamy, sprzedaży, konkursów z nagrodami, przekazania podmiotom trzecim w celach zarobkowych. Takie wykorzystanie wymaga odrębnej umowy z Wykonawcą.
3. Zamawiający nie ingeruje w treść i formę zdjęć: nie stosuje filtrów zmieniających kolorystykę, nie kadruje w sposób zmieniający charakter ujęcia i nie usuwa oznaczenia autora, jeśli Wykonawca je umieścił.
4. Autorskie prawa majątkowe i osobiste do zdjęć pozostają przy Wykonawcy. Przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga odrębnej umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych) i nie jest przedmiotem tej umowy.

§ 7. Wizerunek i portfolio

[Zostaw jeden wariant. Przed wysłaniem umowy usuń drugi wariant, oznaczenia „Wariant A/B” i to zdanie.]

1. Wariant A: Zamawiający, także jako przedstawiciel ustawowy dzieci uczestniczących w sesji, wyraża zgodę na publikację wybranych przez Wykonawcę zdjęć z sesji, w tym zdjęć z wizerunkiem dzieci, w portfolio Wykonawcy: na stronie internetowej [adres], w profilach w mediach społecznościowych [nazwy profili] oraz w materiałach drukowanych prezentujących dorobek Wykonawcy. Zgoda jest bezpłatna i dobrowolna, nie wpływa na cenę ani na wykonanie umowy i obowiązuje do jej odwołania. Jeżeli władza rodzicielska przysługuje obojgu rodzicom, zgodę na publikację wizerunku dziecka składa także drugi rodzic, w osobnym oświadczeniu według wzoru Wykonawcy.
2. Wariant B: Zamawiający nie wyraża zgody na publikację zdjęć z sesji. Wykonawca nie pokazuje ich w portfolio, w mediach społecznościowych ani osobom trzecim, poza podwykonawcami obróbki i druku działającymi na jego zlecenie.
3. Zgodę można odwołać w każdym czasie, także wiadomością e-mail na adres Wykonawcy. Odwołanie nie działa wstecz. Wykonawca usuwa zdjęcia z miejsc, nad którymi ma kontrolę, w ciągu [liczba] dni, ale nie odpowiada za kopie wykonane wcześniej przez osoby trzecie.

§ 8. Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych Zamawiającego i uczestników sesji jest Wykonawca. Dane (imiona i nazwiska, adres, e-mail, telefon, wizerunek) są przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), rozliczeń podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz, w razie zgody z § 7, publikacji wizerunku (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
2. Zdjęcia z sesji Wykonawca przechowuje przez [okres] od oddania, dane rozliczeniowe przez okres wymagany przepisami podatkowymi, a zdjęcia opublikowane za zgodą do jej odwołania.
3. Zamawiający ma prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Odbiorcami danych mogą być dostawcy usług, z których korzysta Wykonawca: hosting galerii, program do faktur, laboratorium druku.

§ 9. Odstąpienie od umowy przez konsumenta

1. Zamawiający będący konsumentem, który zawarł umowę na odległość (przez akceptację w Strefie klienta) albo poza lokalem Wykonawcy, może od niej odstąpić w terminie 14 dni od zawarcia bez podania przyczyny, składając Wykonawcy oświadczenie, na przykład e-mailem (art. 27 ustawy o prawach konsumenta). Wykonawca zwraca wtedy wszystkie wpłacone kwoty, w tym zadatek, w ciągu 14 dni.
2. Jeżeli termin sesji przypada przed upływem 14 dni od zawarcia umowy, Zamawiający, akceptując umowę, wyraźnie żąda wykonania usługi przed upływem terminu do odstąpienia. Po pełnym wykonaniu usługi prawo odstąpienia nie przysługuje (art. 38 pkt 1 ustawy). Przy odstąpieniu po rozpoczęciu sesji Zamawiający płaci za część już wykonaną (art. 35 ustawy).
3. Prawo odstąpienia nie obejmuje odbitek, albumów i innych produktów wykonanych według wyboru Zamawiającego (art. 38 pkt 3 ustawy).

§ 10. Postanowienia końcowe

1. Umowa zawierana jest w formie dokumentowej. Za jej zawarcie strony uznają akceptację treści przez Zamawiającego w Strefie klienta (zapis imienia i nazwiska, chwili akceptacji oraz skrótu adresu IP) albo złożenie przez strony podpisów własnoręcznych.
2. Zmiany umowy wymagają co najmniej formy dokumentowej. Zmiana terminu potwierdzona przez obie strony wiadomością e-mail jest skuteczna.
3. Jeżeli materiał z sesji ulegnie utracie z przyczyn technicznych (awaria sprzętu, uszkodzenie karty pamięci), Wykonawca proponuje powtórzenie sesji bez dodatkowej opłaty albo zwraca wszystkie wpłacone kwoty. Odpowiedzialność Wykonawcy jest ograniczona do wysokości otrzymanego wynagrodzenia, co nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.
4. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Kodeks cywilny, ustawę o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz ustawę o prawach konsumenta. Spory strony rozwiązują polubownie, a Zamawiający będący konsumentem może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji.

Wykonawca: [imię i nazwisko, data]

Zamawiający: [imię i nazwisko, data]