Wzór umowy fotografa na studniówkę: komitet rodziców albo szkoła, cena od osoby, galeria dla uczniów i zgody na wizerunek

Umowa o obsługę fotograficzną studniówki

Umowa zawarta dnia [data zawarcia] między:

[imię i nazwisko Wykonawcy], działalność pod firmą [nazwa firmy], [adres], NIP [numer NIP], e-mail [adres e-mail], tel. [numer telefonu], dalej: Wykonawca,

a

[Zostaw jeden wariant strony. Przed wysłaniem umowy usuń drugi wariant, oznaczenia „Wariant A/B” i to zdanie.]

Wariant A: [imię i nazwisko Zamawiającego], [adres zamieszkania], e-mail [adres e-mail], tel. [numer telefonu], przedstawiciel komitetu studniówkowego rodziców uczniów klas [oznaczenia klas] szkoły [nazwa i adres szkoły], strona umowy we własnym imieniu, dalej: Zamawiający.

Wariant B: [nazwa szkoły], [adres siedziby], NIP [numer NIP szkoły albo organu prowadzącego], reprezentowana przez [imię i nazwisko, funkcja], dalej: Zamawiający.

§ 1. Przedmiot umowy

1. Wykonawca zobowiązuje się do obsługi fotograficznej studniówki uczniów klas [oznaczenia klas] w dniu [data], w lokalu [nazwa i adres lokalu], dalej: Studniówka, w godzinach od [godzina] do [godzina].
2. Zakres fotografowania obejmuje: [wejście uczniów i powitanie, przemówienia, polonez, zdjęcia każdej klasy z wychowawcą, zdjęcia nauczycieli, portrety uczniów z osobami towarzyszącymi przy ściance, zabawę do godziny zakończenia z ust. 1].
3. [Opcjonalnie: Wykonawca fotografuje także próbę poloneza w dniu [data] w [miejsce], w czasie do [liczba] minut.]
4. Usługa obejmuje selekcję i obróbkę zdjęć w stylu Wykonawcy oraz ich udostępnienie na zasadach § 4. Nie obejmuje tableau, odbitek ani albumów, chyba że strony wpiszą je w § 3 ust. 6.

§ 2. Organizacja wieczoru

1. Zamawiający wskazuje osobę kontaktową na dzień Studniówki: [imię i nazwisko, telefon]. Osoba ta decyduje w imieniu Zamawiającego o przedłużeniu pracy Wykonawcy i o zmianach w harmonogramie.
2. Najpóźniej [liczba] dni przed Studniówką Zamawiający przekazuje Wykonawcy harmonogram wieczoru, liczbę klas i uczestników oraz informację, czy w lokalu obowiązują ograniczenia fotografowania albo użycia lampy błyskowej.
3. Zamawiający zapewnia Wykonawcy wstęp na salę przez cały czas pracy, miejsce na ściankę do portretów z dostępem do prądu, miejsce na sprzęt pod nadzorem oraz posiłek w czasie Studniówki.
4. Praca po godzinie zakończenia z § 1 ust. 1, na życzenie osoby kontaktowej, kosztuje [kwota] zł za każdą rozpoczętą godzinę i jest doliczana do rozliczenia z § 3.
5. Opóźnienie rozpoczęcia z przyczyn niezależnych od Wykonawcy nie przesuwa godziny zakończenia pracy.

§ 3. Wynagrodzenie

1. [Zostaw jeden wariant. Przed wysłaniem umowy usuń drugi wariant, oznaczenia „Wariant A/B” i to zdanie.]
2. Wariant A, ryczałt: Wynagrodzenie za obsługę Studniówki wynosi [kwota] zł brutto, niezależnie od liczby uczestników.
3. Wariant B, cena od osoby: Wynagrodzenie wynosi [kwota] zł brutto za każdego ucznia wymienionego na liście uczestników, nie mniej niż za [liczba] uczniów. Osoby towarzyszące, nauczyciele i zaproszeni goście nie są wliczani. Zamawiający przekazuje ostateczną listę uczniów najpóźniej [liczba] dni przed Studniówką. Liczba uczniów z listy jest podstawą rozliczenia także wtedy, gdy część z nich nie przyjdzie.
4. Wynagrodzenie płaci w całości Zamawiający. Zbieranie składek od uczniów albo ich rodziców jest sprawą Zamawiającego i nie zmienia jego obowiązku zapłaty wobec Wykonawcy.
5. W terminie [liczba] dni od zawarcia umowy Zamawiający wpłaca zadatek w wysokości [kwota] zł na rachunek [numer rachunku]; do zadatku stosuje się art. 394 Kodeksu cywilnego. Pozostała część wynagrodzenia, wraz z kwotą z § 2 ust. 4, jest płatna [przed udostępnieniem galerii / w terminie [liczba] dni od doręczenia faktury].
6. Pozycje dodatkowe zamawiane przez Zamawiającego: [na przykład odbitki zdjęć klasowych po [kwota] zł, próba poloneza], w cenach: [kwoty]. Odbitki zamawiane indywidualnie przez uczestników rozlicza się w osobnych zamówieniach.

§ 4. Zdjęcia i galeria dla uczestników

1. Wykonawca udostępnia nie mniej niż [liczba] obrobionych zdjęć z całej Studniówki oraz zdjęcia każdej klasy i portrety przy ściance, w terminie [liczba] dni od Studniówki.
2. Zdjęcia są udostępniane w galerii internetowej zabezpieczonej hasłem albo w kilku galeriach, z możliwością pobrania, dostępnych przez [liczba] dni. Link i hasło Wykonawca przekazuje osobie kontaktowej, a Zamawiający przekazuje je uczestnikom i informuje ich o terminie pobrania. Po tym terminie galeria wygasa, a Wykonawca nie ma obowiązku udostępniać zdjęć ponownie.
3. Przy selekcji Wykonawca pomija zdjęcia ukazujące spożywanie alkoholu, osoby w sytuacjach ośmieszających albo intymnych oraz zdjęcia osób, które zgłosiły, że nie chcą być fotografowane indywidualnie.
4. Każdy uczestnik może zażądać usunięcia ze wspólnej galerii zdjęć, na których jest wyeksponowany, wiadomością do Wykonawcy albo przez osobę kontaktową. Wykonawca usuwa je w ciągu [liczba] dni roboczych od zgłoszenia.
5. Wykonawca nie przekazuje plików nieobrobionych ani ujęć odrzuconych w selekcji. Kopię zdjęć przechowuje przez [liczba] miesięcy od udostępnienia.

§ 5. Licencja

1. Autorskie prawa majątkowe i osobiste do zdjęć pozostają przy Wykonawcy. Przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga odrębnej umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych) i nie jest przedmiotem tej umowy.
2. Z chwilą zapłaty całego wynagrodzenia Wykonawca udziela licencji niewyłącznej, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych, Zamawiającemu oraz każdemu uczestnikowi Studniówki, któremu Zamawiający przekaże dostęp do galerii, na korzystanie ze zdjęć w celach prywatnych: utrwalanie i zwielokrotnianie techniką cyfrową i drukarską, w tym odbitki; udostępnianie rodzinie i znajomym; publikacja w prywatnych profilach w mediach społecznościowych zdjęć, na których dana osoba jest przedstawiona.
3. [Ten ustęp zostaw przy Wariancie B albo wtedy, gdy szkoła ma korzystać ze zdjęć także przy Wariancie A; w innym wypadku go usuń.] Szkoła może korzystać ze zdjęć klasowych i zdjęć ogólnych z sali w kronice szkolnej, na stronie internetowej szkoły i w jej profilach w mediach społecznościowych, w zakresie zgód uczestników z § 6.
4. Licencja nie obejmuje użycia komercyjnego, w tym w promocji lokalu, zespołu muzycznego albo innych usługodawców, ani sprzedaży zdjęć. Takie użycie wymaga odrębnej zgody Wykonawcy.
5. Licencja nie upoważnia do publikowania zdjęć innych uczestników w sposób, który narusza ich dobre imię, ani do zmiany zdjęć w sposób ośmieszający przedstawione osoby.

§ 6. Uczestnicy i ich wizerunek

1. Zamawiający najpóźniej [liczba] dni przed Studniówką informuje uczniów, osoby towarzyszące i rodziców uczniów niepełnoletnich o fotografowaniu, o galerii dla uczestników i o zasadach publikacji, przekazując im informację stanowiącą Załącznik nr 2.
2. Zgody na rozpowszechnianie wizerunku w zakresie § 5 ust. 3 i § 6 ust. 4 zbiera Zamawiający: od uczestników pełnoletnich osobiście, a za uczestników niepełnoletnich od ich rodziców, według wzoru z Załącznika nr 2. Zamawiający przekazuje Wykonawcy listę osób, które zgody nie wyraziły, najpóźniej w dniu Studniówki.
3. Wykonawca nie fotografuje indywidualnie osób z listy z ust. 2 i nie eksponuje ich w zdjęciach ogólnych.
4. [Zostaw jeden wariant. Przed wysłaniem umowy usuń drugi wariant, oznaczenia „Wariant A/B” i to zdanie.] Wariant A: Wykonawca może pokazać w swoim portfolio zdjęcia dekoracji i sali bez rozpoznawalnych osób oraz zdjęcia osób pełnoletnich, które wyraziły na to zgodę. Wariant B: Wykonawca nie publikuje zdjęć ze Studniówki.
5. Zgodę może odwołać w każdym czasie osoba, która ją wyraziła. Każda ze stron usuwa wtedy zdjęcia z miejsc, którymi zarządza, w ciągu [liczba] dni i informuje o tym drugą stronę.

§ 7. Dane osobowe

1. [Zostaw jeden wariant. Przed wysłaniem umowy usuń drugi wariant, oznaczenia „Wariant A/B” i to zdanie.]
2. Wariant A, komitet rodziców: Administratorem danych osobowych uczestników utrwalonych na zdjęciach jest Wykonawca. Przetwarza je w celu wykonania umowy i udostępnienia zdjęć uczestnikom (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO) oraz, w zakresie zgód, w celu publikacji (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Informacja Wykonawcy dla uczestników jest częścią Załącznika nr 2, a Zamawiający przekazuje ją zgodnie z § 6 ust. 1. Dane osoby kontaktowej Wykonawca przetwarza w celu wykonania umowy.
3. Wariant B, szkoła: Administratorem danych osobowych uczestników utrwalonych na zdjęciach jest Zamawiający. Zamawiający powierza Wykonawcy ich przetwarzanie w zakresie utrwalenia, obróbki, przechowywania i udostępnienia zdjęć uczestnikom, wyłącznie w celu wykonania umowy, przez okres z § 4 ust. 5. Wykonawca przetwarza dane tylko na podstawie umowy, zapewnia ich poufność i bezpieczeństwo (galerie chronione hasłem, zabezpieczone nośniki), pomaga Zamawiającemu w realizacji praw uczestników, a po upływie okresu przechowywania usuwa dane. Wykonawca może korzystać z dostawców usług (hosting galerii, aplikacja do obsługi zleceń) i na żądanie informuje o nich Zamawiającego. W zakresie portfolio z § 6 ust. 4 Wykonawca jest odrębnym administratorem.
4. Uczestnicy mają prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu oraz prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§ 8. Zmiana terminu, odwołanie i zastępstwo

1. Zamawiający może raz przenieść Studniówkę na inny termin bez dopłaty, zawiadamiając Wykonawcę najpóźniej [liczba] dni wcześniej. Jeżeli nowy termin jest zajęty, strony szukają innego albo Wykonawca proponuje zastępstwo fotografa o porównywalnym doświadczeniu.
2. Odwołanie Studniówki przez Zamawiającego jest niewykonaniem umowy z przyczyn, za które odpowiada Zamawiający, i Wykonawca zachowuje zadatek. Jeżeli Studniówka nie odbędzie się z przyczyn, za które żadna ze stron nie odpowiada, w szczególności z powodu zakazu władz albo zamknięcia lokalu, zadatek wraca w pojedynczej wysokości w ciągu 14 dni.
3. W razie choroby Wykonawcy w dniu Studniówki Wykonawca zapewnia zastępstwo fotografa o porównywalnym doświadczeniu i odpowiada za jego pracę jak za własną. Jeżeli zastępstwa nie zapewni, Zamawiający może żądać zadatku w podwójnej wysokości.

§ 9. Odstąpienie od umowy przez konsumenta

[Ten paragraf dotyczy Wariantu A. Gdy zamawia szkoła, usuń go.]

1. Zamawiający będący konsumentem, który zawarł umowę na odległość, w tym przez akceptację w Strefie klienta, albo poza lokalem Wykonawcy, może od niej odstąpić w terminie 14 dni od zawarcia bez podania przyczyny, składając oświadczenie na przykład e-mailem (art. 27 ustawy o prawach konsumenta). Wykonawca zwraca wtedy wszystkie wpłaty, w tym zadatek, w ciągu 14 dni.
2. Jeżeli Studniówka odbywa się przed upływem 14 dni od zawarcia umowy, Zamawiający, akceptując umowę, wyraźnie żąda rozpoczęcia usługi przed upływem terminu do odstąpienia i przyjmuje do wiadomości, że po pełnym wykonaniu usługi utraci prawo odstąpienia (art. 38 ust. 1 pkt 1 ustawy). Za część usługi wykonaną do chwili odstąpienia Zamawiający płaci (art. 35 ustawy).

§ 10. Postanowienia końcowe

1. Umowa jest zawierana w formie dokumentowej. Za jej zawarcie strony uznają akceptację treści w Strefie klienta (zapis imienia i nazwiska, chwili akceptacji i skrótu adresu IP) albo podpisy własnoręczne. Osoba akceptująca umowę w imieniu szkoły oświadcza, że jest do tego umocowana.
2. Przy Wariancie A Zamawiający jest stroną umowy we własnym imieniu i odpowiada za zapłatę wynagrodzenia, także wtedy, gdy rodzice nie wpłacą składek.
3. Zmiany umowy, w tym zmiana liczby uczniów i godzin pracy, wymagają co najmniej formy dokumentowej.
4. Odpowiedzialność Wykonawcy jest ograniczona do wysokości otrzymanego wynagrodzenia, co nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie. Wykonawca nie odpowiada za brak ujęć wynikający z ograniczeń wprowadzonych przez lokal albo Zamawiającego.
5. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Kodeks cywilny, ustawę o prawie autorskim i prawach pokrewnych, przepisy o ochronie danych osobowych oraz, przy Wariancie A, ustawę o prawach konsumenta.
6. Załączniki: nr 1 harmonogram Studniówki, nr 2 informacja dla uczestników o fotografowaniu i wzór zgody na publikację wizerunku.

Wykonawca: [imię i nazwisko, data]

Zamawiający: [imię i nazwisko, funkcja przy Wariancie B, data]