Narzędzie

Generator klauzuli RODO dla fotografa: klauzula pod formularz i pełna informacja

Każdy, kto pisze do Ciebie przez formularz, podaje dane osobowe: imię, e-mail, telefon, datę ślubu. Od tej chwili jesteś ich administratorem i musisz powiedzieć, kto je przetwarza, po co, jak długo i jakie prawa ma ta osoba. Tego wymaga art. 13 RODO, niezależnie od tego, czy prowadzisz działalność od roku, czy od dziesięciu lat.

Generator składa dwa teksty z Twoich danych. Krótką klauzulę wklejasz pod formularz zapytania, a pełną informację publikujesz na stronie albo dołączasz do umowy. Zaznacz, czy publikujesz zdjęcia w portfolio, czy fotografujesz dzieci i komu przekazujesz dane, a tekst dopasuje się sam. Nic nie zapisujemy: wszystko dzieje się w Twojej przeglądarce. To wzór poglądowy, nie porada prawna.

Imię i nazwisko albo nazwa firmy

Tak, jak w CEIDG albo KRS.

Adres

Adres firmy albo do korespondencji.

E-mail do spraw danych

Tu klient napisze, gdy zechce skorzystać ze swoich praw.

Telefon (opcjonalnie)

Puste pole pomija telefon w tekście.

Adres pełnej informacji na Twojej stronie (opcjonalnie)

Krótka klauzula odeśle do niego. Puste pole pomija to zdanie.

Ile lat przechowujesz dokumenty rozliczeniowe

Co najmniej 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku.

Twoja praca

Publikuję zdjęcia klientów w portfolio i mediach społecznościowychDodaje cel, okres i prawo cofnięcia zgody na publikację.

Fotografuję dzieciDodaje zdanie o zgodzie rodzica lub opiekuna.

Wysyłam e-maile z ofertamiDodaje cel marketingowy oparty na zgodzie.

Księgowość prowadzi biuro rachunkoweDodaje biuro rachunkowe jako odbiorcę danych z faktur.

Komu przekazujesz dane

dostawca hostingu strony i poczty e-mail

dostawca systemu do obsługi zleceń i klientów (CRM)

dostawca programu do wystawiania faktur

dostawca galerii online do przekazywania zdjęć

laboratorium fotograficzne lub drukarnia (przy odbitkach i albumach)

Klauzula pod formularz

Administratorem danych podanych w formularzu jest [imię i nazwisko lub nazwa firmy], [adres], e-mail [adres e-mail]. Dane posłużą do odpowiedzi na zapytanie i przygotowania oferty, czyli do działań przed zawarciem umowy podejmowanych na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Jeśli umowa nie zostanie zawarta, korespondencja jest usuwana po 12 miesiącach od ostatniego kontaktu. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie da się odpowiedzieć. Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i sprzeciwu, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO.

600 znaków. W Blendii wklejasz ją w Zapytania → Formularz, w pole „Informacja o danych osobowych” (do 1000 znaków).

Pełna informacja z art. 13 RODO

Administrator danych Administratorem Twoich danych osobowych jest [imię i nazwisko lub nazwa firmy], [adres] (dalej: administrator). W sprawach danych osobowych skontaktujesz się z administratorem e-mailem: [adres e-mail], listownie: [adres]. Cele i podstawy przetwarzania Administrator przetwarza Twoje dane w następujących celach: - Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty: działania przed zawarciem umowy, podejmowane na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). - Zawarcie i wykonanie umowy: ustalenie terminu i szczegółów, realizacja zdjęć lub nagrań, przekazanie plików, kontakt w trakcie zlecenia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). - Rozliczenia i obowiązki podatkowe: wystawienie faktury lub rachunku, prowadzenie ewidencji i przechowywanie dokumentów księgowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi). - Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń oraz przechowywanie korespondencji po zakończeniu zlecenia: prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). - Publikacja zdjęć z Twoim wizerunkiem w portfolio, na stronie internetowej i w mediach społecznościowych administratora: wyłącznie na podstawie Twojej odrębnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), w zakresie wskazanym w zgodzie na rozpowszechnianie wizerunku (art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Odbiorcy danych Twoje dane mogą otrzymać podmioty, które wspierają administratora w prowadzeniu działalności i przetwarzają dane na jego zlecenie, na podstawie umowy powierzenia: dostawca hostingu strony i poczty e-mail, dostawca systemu do obsługi zleceń i klientów (CRM), dostawca programu do wystawiania faktur, dostawca galerii online do przekazywania zdjęć. Dane potrzebne do rozliczeń (dane z faktur i rachunków) otrzymuje biuro rachunkowe, które prowadzi księgowość administratora. Dane mogą też otrzymać organy publiczne, jeśli wynika to z przepisów prawa, na przykład urząd skarbowy w czasie kontroli. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy Administrator nie przekazuje Twoich danych poza Europejski Obszar Gospodarczy z własnej inicjatywy. Niektórzy dostawcy usług technicznych, na przykład poczty elektronicznej lub przechowywania plików, mogą przetwarzać dane poza EOG. W takim przypadku przekazanie odbywa się wyłącznie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję (art. 45 i art. 46 RODO). Okres przechowywania danych - Dane z zapytania, które nie zakończyło się umową: przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, a następnie są usuwane. - Dane potrzebne do wykonania umowy: przez czas jej wykonania, a po jej zakończeniu do upływu terminu przedawnienia roszczeń z umowy. - Dokumenty rozliczeniowe (faktury, rachunki, ewidencja): przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 § 1 w związku z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). - Zdjęcia opublikowane na podstawie zgody: do czasu jej cofnięcia, a treść zgody i informacja o jej cofnięciu przez okres przedawnienia roszczeń, jako dowód. Twoje prawa Masz prawo: - dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO) - sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych (art. 16 RODO) - usunięcia danych, gdy nie ma już podstawy do ich przetwarzania (art. 17 RODO); dane, które administrator musi przechowywać na podstawie przepisów podatkowych, zostają do końca wymaganego okresu - ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) - przenoszenia danych, które przetwarzane są na podstawie umowy lub zgody (art. 20 RODO) - wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora (art. 21 RODO) - cofnięcia zgody na publikację wizerunku w dowolnym momencie; cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem publikacji przed cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO) Aby skorzystać z tych praw, napisz na adres [adres e-mail]. Administrator odpowie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca (art. 12 ust. 3 RODO). Skarga do organu nadzorczego Jeśli uznasz, że administrator przetwarza Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl). Czy musisz podać dane Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych administrator nie odpowie na zapytanie, a bez danych potrzebnych do umowy nie zawrze jej ani nie wykona. Dane do faktury lub rachunku są wymagane przepisami podatkowymi. Udzielenie zgody na publikację wizerunku lub na wiadomości o ofertach jest dobrowolne i nie wpływa na cenę ani na wykonanie umowy. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie Administrator nie podejmuje wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (art. 22 RODO).

Kiedy fotograf jest administratorem danych

Administrator to ten, kto decyduje, po co i w jaki sposób dane są przetwarzane (art. 4 pkt 7 RODO). Fotograf, który odpowiada na zapytanie, podpisuje umowę, wystawia fakturę i oddaje zdjęcia, decyduje o tym sam. Jest więc administratorem danych klienta, bez względu na formę działalności. Nie ma też znaczenia, czy dane leżą w zeszycie, w arkuszu, czy w CRM-ie. Wizerunek na zdjęciu również jest daną osobową, jeśli da się po nim rozpoznać człowieka.

Usługi, z których korzystasz (poczta, hosting galerii, program do faktur, CRM), zwykle przetwarzają dane na Twoje zlecenie jako podmioty przetwarzające (art. 28 RODO). Z każdym z nich łączy Cię umowa powierzenia, najczęściej jako część regulaminu. Blendia działa tak samo: dane Twoich klientów przetwarza wyłącznie w Twoim imieniu, a umowa powierzenia jest załącznikiem do regulaminu. Tych dostawców wpisujesz w generatorze jako odbiorców danych.

Cztery podstawy z art. 6, których używa fotograf

Każda czynność na danych potrzebuje podstawy prawnej. W pracy fotografa i filmowca wystarczają zwykle cztery:

Umowa (lit. b): odpowiedź na zapytanie, oferta, umowa, realizacja i przekazanie plików. Obejmuje też działania przed zawarciem umowy, jeśli osoba sama o nie prosi, a zapytanie z formularza jest właśnie taką prośbą.
Obowiązek prawny (lit. c): faktura, ewidencja przychodów i przechowywanie dokumentów księgowych.
Prawnie uzasadniony interes (lit. f): obrona przed roszczeniami, przechowywanie korespondencji po zakończeniu zlecenia, a na ślubie także wizerunki gości przekazywane parze.
Zgoda (lit. a): publikacja w portfolio i w mediach społecznościowych oraz newsletter z ofertami.

Jedna zasada oszczędza wielu kłopotów: nie opieraj wykonania umowy na zgodzie. Zgodę można cofnąć w każdej chwili (art. 7 ust. 3 RODO). Gdyby była jedyną podstawą, klient mógłby w połowie zlecenia „zabrać” Ci dane potrzebne do oddania zdjęć. Zgoda ma swoje miejsce tylko tam, gdzie robisz coś ponad umowę.

Klauzula pod formularzem a pełna informacja

Art. 13 RODO każe podać informacje w chwili zbierania danych, czyli już pod formularzem. Pełny tekst z kilkunastoma punktami pod przyciskiem „Wyślij” byłby jednak nieczytelny. Dlatego w praktyce stosuje się dwie warstwy. Krótka klauzula mówi, kto jest administratorem, po co zbiera dane, na jakiej podstawie i jakie prawa ma osoba. Pełna informacja leży pod linkiem i odpowiada na resztę: odbiorcy, okresy przechowywania, przekazywanie poza EOG, profilowanie.

W formularzu zapytania w Blendii klauzula stoi pod przyciskiem wysyłki. W Zapytania → Formularz jest pole „Informacja o danych osobowych”, do 1000 znaków. Gdy zostawisz je puste, klient zobaczy tekst domyślny z Twoją nazwą i adresem e-mail. Gdy wkleisz klauzulę z generatora, ta sama pokaże się na stronie wizytówce i w ramce osadzonej na Twojej stronie. Szczegóły opisuje rozdział pomocy o zapytaniach, a sam formularz strona formularza zapytania. Co jeszcze powinno się w nim znaleźć, piszemy w tekście Formularz zapytania dla fotografa: co musi zawierać.

Pełną informację opublikuj na swojej stronie jako politykę prywatności i podaj jej adres w generatorze. Wtedy krótka klauzula kończy się zdaniem z linkiem. Nie masz strony? Dołącz pełną informację do umowy albo dodaj ją jako dokument w Strefie klienta, gdzie klient znajdzie ją obok wyceny i umowy.

Zgoda na wizerunek to nie to samo co zgoda z RODO

Publikacja zdjęcia z rozpoznawalną osobą stoi na dwóch przepisach naraz. Prawo autorskie wymaga zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku (art. 81 ustawy o prawie autorskim). RODO wymaga podstawy przetwarzania danych osobowych, a przy publikacji w portfolio jest nią zgoda z art. 6 ust. 1 lit. a. Klauzula informacyjna nie jest żadną z tych zgód. Informuje, ale niczego nie pozwala.

Dlatego generator przy zaznaczonym portfolio dopisuje do pełnej informacji cel „publikacja w portfolio” i odsyła do osobnej zgody. Samą zgodę bierzesz na osobnym dokumencie albo w osobnym punkcie umowy, który klient może odrzucić. Gotowy tekst z zakresem, czasem i zapisem o odwołaniu masz we wzorze zgody na wizerunek. Przy dzieciach zgodę wyraża rodzic lub opiekun. Zdjęcia z chrztu czy komunii mogą ujawniać przekonania religijne, czyli dane szczególnej kategorii (art. 9 RODO), więc publikacja wymaga wyraźnej zgody.

Jak długo przechowywać dane

RODO nie podaje liczby lat. Każe przechowywać dane nie dłużej, niż to potrzebne do celu (art. 5 ust. 1 lit. e), a liczby biorą się z innych przepisów.

Dane	Jak długo	Skąd ten okres
Faktury, rachunki, ewidencja	5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku	art. 86 § 1 i art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej
Umowa i korespondencja ze zlecenia	do przedawnienia roszczeń z umowy	art. 118 i art. 646 Kodeksu cywilnego
Zapytanie bez umowy	propozycja: 12 miesięcy od ostatniego kontaktu	Twoja decyzja, zapisana w klauzuli
Zgoda na publikację	do cofnięcia, potem treść zgody jako dowód	obowiązek wykazania zgody, art. 7 ust. 1 RODO

Przykład: faktura z maja 2026 roku wchodzi do rocznego rozliczenia podatku dochodowego za 2026, które składasz i płacisz w 2027 roku. Pięć lat liczysz od końca 2027 roku, więc dokument przechowujesz do końca 2032 roku. Dlatego w generatorze domyślnie stoi 5, a okres zawsze biegnie od końca roku, nie od daty faktury. Przy umowie o dzieło roszczenia przedawniają się zwykle z upływem dwóch lat od oddania dzieła (art. 646 KC). Jeśli umowa ma inny charakter albo nie masz pewności, zapytaj księgową lub prawnika.

Okres dla zapytań bez umowy wybierasz sam. Rok od ostatniego kontaktu wystarcza, żeby odpowiedzieć na powrót pary, która „jeszcze się zastanawia”, i nie jest archiwum na zawsze. Ważne, żeby liczba z klauzuli była tą, której się trzymasz.

Gdy klient prosi o usunięcie danych

Prawo do usunięcia (art. 17 RODO) nie jest bezwarunkowe. Faktury i dokumenty księgowe zostają do końca okresu z Ordynacji podatkowej, a resztę usuwasz. Odpowiadasz bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. W Blendii dane klienta leżą w jednym miejscu, więc wgląd, poprawkę i usunięcie załatwiasz na jego stronie w bazie klientów, a nie w pięciu skrzynkach.

Źródła

Pytania

Czy fotograf z jednoosobową działalnością musi mieć klauzulę RODO?

Tak. Obowiązek informacyjny z art. 13 RODO nie zależy od wielkości firmy ani liczby klientów. Wystarczy, że zbierasz dane osobowe, na przykład przez formularz zapytania albo przy podpisywaniu umowy.

Czy mogę po prostu skopiować klauzulę z cudzej strony?

Możesz się na niej wzorować, ale musi opisywać Twoje przetwarzanie: Twoją nazwę, Twoich dostawców i Twoje okresy przechowywania. Klauzula, która obiecuje coś, czego nie robisz, na przykład usuwanie zapytań po 30 dniach, szkodzi bardziej niż jej brak. Dlatego generator pyta o portfolio, dzieci i odbiorców.

Czy klauzula pod formularzem zastępuje zgodę na publikację zdjęć?

Nie. Klauzula tylko informuje. Na publikację wizerunku potrzebujesz zezwolenia z art. 81 prawa autorskiego i zgody z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, wyrażonych osobno i dobrowolnie. Gotowy dokument masz we wzorze zgody na wizerunek.

Ile lat przechowywać faktury fotografa?

Do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 § 1 i art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). W praktyce to około sześciu lat od wystawienia faktury.

Czy Blendia jest administratorem danych moich klientów?

Nie. Administratorem jesteś Ty, a Blendia przetwarza dane Twoich klientów wyłącznie na Twoje zlecenie, jako podmiot przetwarzający. Umowa powierzenia jest załącznikiem do regulaminu. W klauzuli wpisujesz Blendię wśród odbiorców jako system do obsługi zleceń.

Czy generator zapisuje moje dane?

Nie. Tekst składa się w Twojej przeglądarce z tego, co wpiszesz, i nic nie jest wysyłane ani zapisywane. Po odświeżeniu strony pola są puste.

Gdzie wkleić klauzulę w Blendii?

W Zapytania → Formularz, w polu „Informacja o danych osobowych”, a potem klikasz „Zapisz zmiany”. Pole mieści 1000 znaków, więc krótka klauzula się zmieści. Pokaże się pod formularzem pod Twoim linkiem, na stronie wizytówce i w ramce na Twojej stronie. Opis w pomocy o zapytaniach.

Klauzula stoi pod formularzem zapytania sama

Formularz zapytania w Blendii ma pole na Twoją klauzulę, a gdy zostawisz je puste, pokazuje tekst domyślny z Twoją nazwą i e-mailem. Ta sama klauzula jest na własnym linku, na wizytówce i w ramce na Twojej stronie.

Zapisz się na start Formularz zapytania w Blendii