CRM dla fotografa ślubnego: od zapytania do albumu

Sezon ślubny to kilkanaście sobót, które rozchodzą się rok wcześniej, często zanim para podpisze cokolwiek. Kalendarz pokazuje miesiąc, tydzień albo dzień, a każdy termin mówi, czyj jest. Zlecenie po podpisaniu umowy ma pełny fioletowy wpis. Termin z etapu zapytania albo wyceny ma białe tło i przerywaną ramkę, więc od razu widzisz, która sobota jest jeszcze wstępna, a która pewna. Dni, w które nie fotografujesz (urlop, sesja w innym mieście, wesele w rodzinie), blokujesz jednym zakresem, a powód zostaje tylko dla Ciebie. Formularz zapytania pokazuje parom każdy dzień z terminem albo blokadą jako zajęty, bez nazwisk i bez godzin, więc druga para nie pyta o sobotę, którą ktoś już trzyma. Kalendarz subskrybujesz w telefonie jednym linkiem z ustawień. Więcej w opisie kalendarza.

Para pisze przez formularz zapytania na Twojej stronie albo przez link z bio na Instagramie. Poza imieniem, e-mailem i wiadomością włączasz telefon, usługę i preferowany termin, a do tego dopisujesz do 10 własnych pytań: „Gdzie odbywa się ceremonia, a gdzie wesele?”, „Ile godzin reportażu planujecie?”, „Czy chcecie sesję plenerową w innym dniu?”. Zgłoszenie ląduje w Zapytaniach i na ekranie „Dziś”, dzwonek odzywa się od razu, a Ty dostajesz e-mail z treścią. Przy terminie stoi plakietka „Termin wolny” albo „Termin zajęty” z nazwą klienta, urlopu albo blokady z Twojego kalendarza, więc nie sprawdzasz daty w drugim oknie. Odpowiadasz z szablonu „Dostępność” albo „Brak terminu” bez zakładania klienta, a gdy para chce rozmawiać dalej, jednym kliknięciem robisz z zapytania klienta i zlecenie z terminem i odpowiedziami z formularza. Więcej w opisie formularza zapytania.

Na stronie zlecenia klikasz „Nowa wycena” i wpisujesz tytuł, na przykład „Oferta na reportaż ślubny”. Pozycje dodajesz z podpowiedzi presetu, z pakietu z cennika albo wpisujesz własne: „Reportaż 12 godzin”, „Sesja plenerowa w innym dniu”, „Album 30×30 cm, 40 stron”, „Drugi fotograf”, „Dojazd poza miasto”. Suma liczy się sama, a Ty dopisujesz kilka zdań do pary i datę, do której oferta jest ważna. „Zapisz i wyślij e-mailem” wysyła link, a zlecenie przechodzi na „Wycena wysłana”. Para widzi pozycje, sumę i termin ważności, klika „Akceptuję”, wpisuje imię i nazwisko i zaznacza potwierdzenie albo klika „Odrzucam” i może podać powód. Kwota trafia do zlecenia, a Ty dostajesz powiadomienie z podpowiedzią, co dalej. Gdy para chce inny pakiet, wysłanej wyceny nie kasujesz: unieważniasz ją i wysyłasz nową wersję, a para widzi zawsze jedną, aktualną. Więcej w opisie wycen i umów.

Sobota jest pewna dopiero po podpisie i wpłacie. Wpłatę z góry zapisujesz przyciskiem „Dodaj płatność” jako rodzaj „Zaliczka”: kwota podpowiada się z Twojego procentu, na przykład 30% ceny, a termin z liczby dni ustawionej w Finansach. To tylko nazwa w ewidencji, o skutkach decyduje treść umowy, dlatego przykładowy wzór mówi o zadatku, który wolno zatrzymać, gdy para zrezygnuje z własnej winy. Różnicę tłumaczy wpis zadatek czy zaliczka za sesję. Umowę piszesz w edytorze, zaczynasz od przykładowego wzoru albo od własnego z Dokumentów, a imię, termin i cena wypełniają się danymi zlecenia. Po wysłaniu treść zostaje zamrożona. Para czyta umowę w Strefie klienta, przewija do końca, wpisuje imię i nazwisko i klika „Podpisuję umowę”. To forma dokumentowa: wystarcza do umowy o reportaż i licencji, nie przenosi praw autorskich. Zlecenie samo przechodzi na „Umowa podpisana”. Gotowy tekst czeka we wzorze umowy fotografa ślubnego.

Miesiąc przed ślubem potrzebujesz godzin, adresów i listy osób do zdjęć grupowych. Zamiast pytać o to w wiadomościach, zadajesz pytania w formularzu dla klienta. Pytania przychodzą z presetu „Ślub” i mogą być krótkim tekstem, dłuższym tekstem, datą, wyborem z listy albo odpowiedzią tak/nie: „Adres przygotowań”, „Godzina ceremonii”, „Sala weselna”, „Kto koniecznie ma być na zdjęciach grupowych?”, „Czy planujecie niespodziankę na pierwszy taniec?”. Para odpowiada w Strefie klienta, bez konta i hasła, a odpowiedzi trafiają na stronę zlecenia i do dzwonka. Może też wgrać własne pliki i linki, na przykład plan dnia od konsultantki ślubnej albo listę gości. Na liście zadań para sama odhacza „wyślij plan dnia” albo „podpisz umowę”, a Ty widzisz, co zostało. Gdy zlecenie stoi na „Termin umówiony”, para dostaje e-mail z przypomnieniem 48 godzin i 2 godziny przed ślubem, jeśli przypomnienia są włączone. Więcej w opisie Strefy klienta.

Po ślubie zakładasz galerię typu „Podgląd” i wgrywasz kadry do wyboru. Para ogląda je pod linkiem, bez konta, zaznacza ulubione i przy każdym może dopisać komentarz: „do albumu”, „na okładkę”, „przytnij z lewej”. Ustawiasz limit wyborów, na przykład 60 zdjęć z pakietu albumowego, i decydujesz, czy para może wrócić i zmienić zaznaczenie. Zdjęcia w podglądzie mają znak wodny, a przeglądarka pary dostaje tylko pomniejszone kopie, najwyżej 1600 pikseli, bez pobierania i bez ZIP-a. Gdy para kliknie „Wyślij wybór”, dostajesz e-mail i powiadomienie, a na „Dziś” czeka sprawa „Zobacz wybór”. Przycisk „Kopiuj nazwy wybranych plików” daje listę do wklejenia w Lightroomie albo Capture One. Jedna galeria mieści do 50 plików, więc szerszy wybór z reportażu dzielisz na kilka galerii, a Strefa klienta pokazuje je wszystkie razem. Więcej w opisie galerii.

Gotowe zdjęcia oddajesz w pełnej galerii: para ogląda je w pełnej jakości, pobiera pojedyncze pliki albo całość jako ZIP, a galerię możesz zabezpieczyć hasłem. „Wyślij link do klienta” otwiera szablon „Zdjęcia gotowe”, a po wysłaniu aplikacja pyta, czy przestawić zlecenie na „Dostarczone”. Galeria wygasa najdłużej po 60 dniach, tydzień wcześniej dostajesz e-mail i powiadomienie. Ile para zwykle czeka na zdjęcia i jak zapisać to w umowie, opisuje wpis ile czekać na zdjęcia po sesji. Dobę po dostarczeniu na „Dziś” pojawia się „Poproś o opinię” z linkiem do Twojej wizytówki Google, jeśli prośby są włączone i adres opinii ustawiony. Gdy płatności są rozliczone, ten sam ekran proponuje „Zakończ”. Rok później, 11 do 13 miesięcy po ślubie, „Dziś” podpowiada „Napisz” z szablonem „Rok po sesji”, czyli gotową okazję na sesję rocznicową albo ciążową.

Dopłatę po ślubie dodajesz tak samo jak zadatek, jako „Reszta” z terminem. Gdy przelew wpłynie, klikasz „Opłacona”. Płatność po terminie, której nie odhaczysz, pojawia się na „Dziś” z przyciskiem „Przypomnij” i w dzwonku, a Finanse zbierają wpłaty ze wszystkich wesel i pokazują przychód miesiąca z potwierdzonych zleceń. Para widzi w Strefie klienta listę płatności ze stanem „Opłacona” albo „Do zapłaty” i kartę „Dane do przelewu” z Twoim numerem rachunku, tytułem i kwotą. Blendia nie pośredniczy w płatnościach: para płaci przelewem na Twój rachunek. Fakturę wystawia Twój program, Fakturownia albo inFakt, połączony z Blendią. Klikasz „Wystaw w Fakturowni”, sprawdzasz nabywcę, kwotę brutto i dokument (faktura albo rachunek, stawka VAT albo „zw” z podstawą zwolnienia), a program nadaje numer. Blendia pobiera PDF, kładzie go w Strefie klienta i zapisuje płatność. Na jedno wesele możesz mieć fakturę zaliczkową i końcową. Więcej w opisie płatności i faktur.

Preset zlecenia to gotowiec na powtarzalną robotę, a ślub jest tą najbardziej powtarzalną. W Zlecenia → Presety klikasz „Dodaj preset” i wpisujesz usługę „Reportaż ślubny”, cenę i pozycje wyceny: „Reportaż 12 godzin”, „Sesja plenerowa”, „Album”, „Drugi fotograf”. Dopisujesz listę zadań dla pary w Strefie klienta („wyślij plan dnia”, „lista osób do zdjęć grupowych”, „wpłać zadatek”), pytania z formularza dla klienta i własną listę kontrolną, którą widzisz tylko Ty: „naładuj baterie”, „sprawdź adres sali”, „zapasowa karta”. Nowe zlecenie z presetu jest gotowe w kilka sekund, a przy zamianie zapytania na zlecenie aplikacja sama podpowiada preset o zgodnej usłudze, gdy para napisała „reportaż ślubny”. Zlecenie dostaje kopię, więc późniejsza zmiana presetu nie rusza wesel, które już prowadzisz. Więcej w opisie zleceń i etapów.