Ile czekać na zdjęcia po sesji: termin oddania w umowie i w praktyce

Na zdjęcia z sesji rodzinnej czeka się zwykle 2 do 3 tygodni, na reportaż ślubny 6 do 10 tygodni, na komunię albo chrzest 3 do 4 tygodni, a przy zleceniach reklamowych termin wynika z umowy i bywa liczony w dniach. To praktyka, nie norma: żaden przepis nie mówi, ile fotograf ma na obróbkę. Wiążący jest termin z umowy, a gdy umowa go nie podaje, termin „odpowiedni” do rodzaju pracy, czyli pole do sporu. Dlatego termin oddania wpisujesz do umowy zawsze, a jeśli wiesz, że w sezonie nie zdążysz, wpisujesz dłuższy i oddajesz wcześniej.

Ten tekst tłumaczy, skąd biorą się terminy w poszczególnych gatunkach, po co jest zapowiedź, co dokładnie wpisać do umowy, jak mówić o opóźnieniu i jak pilnować terminu w Blendii.

Ile trwa obróbka zdjęć w poszczególnych gatunkach?

Termin zależy od trzech rzeczy: liczby zdjęć, głębokości obróbki i tego, ile zleceń masz w kolejce. Sesja rodzinna to 300 do 500 kadrów, z których wybierasz 30 do 60 i obrabiasz w kilka godzin. Reportaż ślubny to 3 000 do 6 000 kadrów, z których wybierasz 400 do 800, a każde wymaga przynajmniej korekty ekspozycji i kolorów. Do tego dochodzi kolejka: w czerwcu masz cztery wesela, a każde chce zdjęć „jak najszybciej”.

Liczby w tabeli to średnia z praktyki polskich fotografów, nie obietnica. Fotograf, który pracuje sam i obrabia ręcznie, potrzebuje więcej czasu niż studio z retuszerem. Klient tego nie wie, więc Twoim zadaniem jest powiedzieć mu termin, zanim zapyta.

Skąd biorą się te terminy?

Selekcja. Z reportażu ślubnego odrzucasz 80 do 90 procent kadrów: dublety, zamknięte oczy, nieostre. Przejrzenie 5 000 zdjęć to dzień pracy, zanim cokolwiek zaczniesz obrabiać. Selekcja jest też decyzją: dwie prawie identyczne fotografie oznaczają wybór, który za Ciebie nikt nie zrobi.

Obróbka. Korekta ekspozycji, balansu bieli, kadru i kolorów dla kilkuset zdjęć to kilka dni. Retusz portretów, czyli skóra, odbicia, drobne poprawki, to kilka do kilkunastu minut na zdjęcie. Przy 30 portretach z sesji biznesowej to jeszcze jeden dzień.

Kolejka sezonu. Od maja do października fotograf ślubny ma w każdej sobocie wesele, a w tygodniu obrabia poprzednie. Kolejka rośnie, bo doba ma 24 godziny. Termin 8 tygodni w umowie nie oznacza, że nad jednym reportażem pracujesz dwa miesiące. Oznacza, że przed nim w kolejce są cztery inne.

Eksport, kontrola, dostawa. Eksport kilkuset plików w dwóch rozdzielczościach, sprawdzenie galerii, opis, wysyłka. Pół dnia, o którym zwykle się zapomina, wpisując termin.

Po co zapowiedź i ile zdjęć w niej pokazać?

Zapowiedź to kilka zdjęć wysłanych w ciągu tygodnia od terminu. Robi trzy rzeczy. Daje klientowi coś do pokazania rodzinie, zanim skończą się emocje. Pokazuje, że praca idzie, więc pytanie „a kiedy zdjęcia?” przychodzi później albo wcale. I kupuje Ci czas: klient z dziesięcioma zdjęciami na telefonie czeka na resztę spokojniej niż klient bez niczego.

Pokaż najlepsze kadry, nie przypadkowe. Z sesji rodzinnej 3 do 5 zdjęć, z reportażu ślubnego 10 do 20, z filmu ślubnego teaser do dwóch minut. Zapowiedź wysyłaj z tym samym linkiem, którym oddasz całość, żeby klient nie zbierał zdjęć z trzech miejsc. Wpisz ją do umowy jako osobny punkt, bo klient, który wie, że za tydzień dostanie zapowiedź, a za osiem tygodni całość, ma dwa terminy do sprawdzenia, nie jedną nieokreśloną przyszłość.

Co wpisać do umowy o terminie oddania?

Umowa o wykonanie zdjęć to umowa o dzieło z art. 627 i następnych Kodeksu cywilnego. Termin oddania dzieła jest w niej jednym z ważniejszych postanowień, bo przy jego przekroczeniu klient może wyznaczyć dodatkowy termin i po jego upływie odstąpić od umowy. Dlatego cztery rzeczy wpisujesz wprost.

Termin. W tygodniach od dnia sesji albo ślubu, nie „jak najszybciej” i nie „do dwóch miesięcy”. Zapis „do 8 tygodni od dnia ślubu” jest jednoznaczny. Jeśli klient wybiera zdjęcia z galerii do wyboru, wpisz, od czego liczy się termin: od dnia sesji czy od dnia, w którym klient prześle wybór. Zapowiedź wpisz jako osobny termin, na przykład „10 zdjęć w ciągu 14 dni”.

Forma. Galeria online z możliwością pobrania w pełnej rozdzielczości, dostępna przez określony czas, na przykład 60 dni. Po tym czasie galeria wygasa, a klient odpowiada za pobranie plików. Ten zapis chroni Cię przed prośbą o „przesłanie jeszcze raz” po dwóch latach. Jeśli oddajesz też pendrive albo album, wpisz to jako osobne pozycje ze swoimi terminami.

Liczba i wybór zdjęć. Ile zdjęć klient dostaje po obróbce i kto wybiera: Ty według własnego uznania artystycznego czy klient z galerii do wyboru. Bez tego zapisu klient oczekuje każdego kadru z karty, a Ty planujesz 500.

Pliki źródłowe. Zdanie „pliki RAW nie są przedmiotem umowy i nie są wydawane” zamyka najczęstszy spór po oddaniu zdjęć. RAW to półprodukt, a prawa do zdjęć zostają przy Tobie: klient dostaje licencję, nie własność (art. 41 i 67 ustawy o prawie autorskim). Przeniesienie autorskich praw majątkowych wymagałoby formy pisemnej (art. 53), więc w umowie klikanej online i tak by nie działało.

Gotowy wzór z paragrafem o terminie oddania, zapowiedzi, galerii i plikach RAW znajdziesz w wzorze umowy na reportaż ślubny. Zapisy o terminie przenosisz stamtąd do umów na inne gatunki, zmieniając tylko liczby.

Jak powiedzieć klientowi o opóźnieniu?

Zanim minie termin, nie po. Wiadomość tydzień przed terminem z informacją „potrzebuję jeszcze 10 dni, w załączniku 15 zdjęć na osłodę” działa. Ta sama wiadomość dzień po terminie brzmi jak wymówka. Klient nie złości się na opóźnienie, tylko na niepewność.

Podaj nowy termin konkretnie, jeden, i go dotrzymaj. „Do końca przyszłego tygodnia” lepiej niż „niedługo”. Nie tłumacz się sezonem, awarią dysku i chorobą naraz. Jedno zdanie o powodzie wystarczy, a resztę wiadomości poświęć temu, co klient dostaje i kiedy. Jeśli opóźnienie jest duże, zaproponuj coś od siebie: kilka dodatkowych zdjęć, wydruk, przedłużenie galerii. Gest kosztuje mało, a zmienia ton całej rozmowy.

Po oddaniu zdjęć zapytaj, czy wszystko się otwiera i pobiera. To jedno pytanie łapie problemy z hasłem albo z pobieraniem ZIP-a, zanim klient napisze o nich w opinii.

Jak Blendia pilnuje terminu oddania?

Termin oddania jest w Blendii częścią zlecenia, nie osobną notatką. Zlecenie po dniu zdjęciowym stoi na etapie „Termin umówiony” aż do momentu, gdy oddasz materiał. Jeśli trzy dni po dacie zlecenia nie ma jeszcze galerii, ekran „Dziś” pokazuje sprawę „Brak galerii po terminie” z przyciskiem „Stwórz galerię”. Nie musisz pamiętać, komu jeszcze nie wysłano zapowiedzi.

Galeria do wyboru i pełna. Najpierw galeria typu podgląd: zdjęcia ze znakiem wodnym, pomniejszone do 1600 px, bez pobierania. Klient zaznacza kadry, dopisuje komentarze i klika „Wyślij wybór”, a Ty dostajesz e-mail, powiadomienie i sprawę „Zobacz wybór” na „Dziś”. Przycisk „Kopiuj nazwy wybranych plików” wkleja listę do Lightrooma albo Capture One. Po obróbce tworzysz pełną galerię z gotowymi plikami, do 50 plików, zdjęcia do 10 MB i filmy do 200 MB, z hasłem i pobieraniem ZIP, jeśli chcesz. Galeria wygasa najpóźniej po 60 dniach, a tydzień wcześniej dostajesz e-mail i powiadomienie, więc zdążysz przedłużyć albo przypomnieć klientowi o pobraniu. Jak to wygląda po stronie klienta, opisuje wpis o przekazywaniu zdjęć bez zakładania konta.

Strefa klienta. Zapowiedź, galeria do wyboru i pełna galeria trafiają do sekcji „Zdjęcia i filmy” w Strefie klienta, tuż pod paskiem etapu, każda z liczbą plików i datą ważności. Klient ma jeden link na całe zlecenie, ten sam, pod którym akceptował wycenę i podpisywał umowę. Film w pełnej długości oddajesz linkiem do zewnętrznej galerii, na przykład Vimeo albo Dysku Google, a link pojawia się w tym samym miejscu.

Etap „Dostarczone” i zamknięcie. Po wysłaniu linku do galerii aplikacja pyta, czy przestawić zlecenie na „Dostarczone”. Pasek etapu w Strefie klienta zmienia się na „zdjęcia i filmy są gotowe”, a po 24 godzinach może wyjść prośba o opinię, jeśli ją włączysz i klient się na to zgodził. Gdy płatności są rozliczone, „Dziś” podpowiada „Zlecenie do zamknięcia” z przyciskiem „Zakończ”. Zlecenie dostarczone i nierozliczone dłużej niż 14 dni wraca na listę jako sprawa do zrobienia.

Całość, od galerii do wyboru po wygasanie, opisuje strona Galerie. Termin z umowy dalej pilnujesz Ty, ale przypomnienie o brakującej galerii, wybór klienta i wygasająca galeria przychodzą same.