CRM dla fotografa eventowego: konferencje, gale i imprezy firmowe w jednym miejscu

Na evencie często rozmawiasz z agencją, a płaci firma, dla której agencja pracuje. W Blendii klientem jest ten, kto zamawia i płaci. Na karcie klienta wpisujesz osobę kontaktową, a w sekcji „Dane do faktury” nazwę firmy, NIP i adres. Tagi w formie „klucz: wartość” zapisują to, czego nie ma w żadnym polu: „agencja: Nowak Events”, „wydarzenie: coroczna gala”, „kontakt na miejscu: Marta”. Profil klienta pokazuje wszystkie jego zlecenia, więc przy przyszłorocznej gali widzisz cenę i usługę z poprzedniej. „Duplikuj zlecenie” robi z niej kopię na nowy termin. Więcej w opisie bazy klientów.

Agenda, lista prelegentów, osoby do zdjęć portretowych, logo partnerów i telefon do koordynatora przychodzą zwykle w kawałkach. W presecie „Reportaż z eventu” zapisujesz pytania do klienta, a organizator odpowiada na nie w Strefie klienta, bez konta i hasła. Pliki i linki (agenda w PDF, logo, identyfikacja wizualna) wgrywa w tej samej strefie, a lista zadań pokazuje obu stronom, czego jeszcze brakuje. Odpowiedzi trafiają na stronę zlecenia i do dzwonka. Szczegóły w opisie Strefy klienta. Przykładowe pytania:

Firma kupuje nie tylko Twoje godziny, ale też prawo do użycia zdjęć: w relacji prasowej, na stronie, w mediach społecznościowych, w raporcie rocznym. W wycenie wpisujesz to osobnymi pozycjami: „Reportaż, 6 godzin”, „Portrety prelegentów na ściance”, „Licencja: komunikacja firmy i media, bez reklamy płatnej”. Klient widzi, za co płaci, i klika „Akceptuję” z imieniem i nazwiskiem. Umowę podpisuje w Strefie klienta w formie dokumentowej, co wystarcza do licencji niewyłącznej. Licencja wyłączna i przeniesienie autorskich praw majątkowych wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 i art. 67 ust. 5 ustawy o prawie autorskim), więc taką umowę podpisujecie na papierze, a w Blendii oznaczasz ją ręcznie i dołączasz skan. Gotowy tekst jest we wzorze umowy na event firmowy.

Na konferencji dział komunikacji chce kilkunastu zdjęć jeszcze tego samego wieczoru albo rano, do informacji prasowej. Termin oddania zapisujesz w umowie, a w Blendii jako zadanie z datą i godziną: „Wybór dla prasy dla @Nowak Events, 9:00”. Zadanie stoi w kalendarzu i na liście „Do zrobienia” na ekranie „Dziś”. Gdy trzy dni po evencie zlecenie nadal nie ma galerii, „Dziś” podpowiada „Stwórz galerię”. Konferencja na dwa dni to jedno zlecenie z datą pierwszego dnia, a drugi dzień blokujesz w kalendarzu, żeby formularz zapytania pokazał go innym klientom jako zajęty. Więcej w opisie kalendarza.

Wybór dla prasy wgrywasz do pełnej galerii: do 50 plików, zdjęcia do 10 MB, z pobieraniem pojedynczo albo jako ZIP. „Wyślij link do klienta” otwiera szablon „Zdjęcia gotowe”. Link do galerii organizator może rozesłać uczestnikom, bo nie prowadzi z powrotem do Strefy klienta, gdzie leżą umowa i faktury. Pełny reportaż, często kilkaset kadrów, oddajesz linkiem w sekcji dostawy jako „Zewnętrzna galeria” (Dysk Google, Dropbox, WeTransfer). Galeria w Blendii wygasa najdłużej po 60 dniach, więc warto napisać organizatorowi, do kiedy ma pobrać pliki. Krótki film z gali (MP4, MOV albo WebM do 200 MB) wgrasz do tej samej galerii. Więcej w opisie galerii.

Zdjęcia sali pełnej ludzi to co innego niż portret konkretnej osoby. Art. 81 ust. 2 ustawy o prawie autorskim nie wymaga zgody na rozpowszechnianie wizerunku osoby, która jest tylko szczegółem całości, takiej jak publiczna impreza. Informację o fotografowaniu dla uczestników przygotowuje zwykle organizator, a Ty zapisujesz w umowie, kto za nią odpowiada. Urodziny, jubileusz albo przyjęcie rodzinne zamawia zwykle konsument, a umowa zawarta przez link jest umową na odległość, więc wzór powinien mieć pouczenie o prawie odstąpienia z art. 27 ustawy o prawach konsumenta. Taka impreza dostaje osobny preset, z prostszą wyceną i bez pozycji licencyjnych.

Fakturę wystawia Twój program do faktur, połączony w Finanse → Wystawianie faktur: Fakturownia, inFakt, iFirma albo wFirma. Na stronie zlecenia klikasz „Wystaw w …” z nazwą swojego programu i sprawdzasz nabywcę jako firmę z nazwą i NIP-em. Program nadaje numer według Twojej serii, a Blendia pobiera PDF, kładzie go w Strefie klienta i zapisuje płatność w ewidencji. Firmy płacą przelewem, często na koniec terminu. Płatność, której nie odhaczysz, pojawia się na „Dziś” z przyciskiem „Przypomnij”, który wysyła wiadomość z szablonu „Prośba o wpłatę”. Blendia nie pośredniczy w płatnościach. Więcej w opisie płatności i faktur.