Wzór umowy na sesję biznesową, wizerunkową i reklamową: pola eksploatacji, licencja, faktura

Umowa o wykonanie sesji fotograficznej i udzielenie licencji

Umowa zawarta dnia [data zawarcia] między:

[imię i nazwisko Wykonawcy], działalność pod firmą [nazwa firmy], [adres], NIP [numer NIP], e-mail [adres e-mail], tel. [numer telefonu], dalej: Wykonawca,

a

[pełna nazwa Zamawiającego], [adres siedziby], NIP [numer NIP], [KRS / CEIDG], reprezentowany przez [imię i nazwisko, stanowisko], dalej: Zamawiający.

§ 1. Przedmiot umowy

1. Wykonawca zobowiązuje się wykonać sesję fotograficzną [wizerunkową / produktową / reklamową] dla Zamawiającego w dniu [data] w godzinach [od] do [do], w miejscu: [adres siedziby / studio / plener].
2. Sesja obejmuje: [liczba] osób do portretów, [liczba] ujęć zespołowych, [liczba] produktów, [inne] zgodnie z briefem stanowiącym Załącznik nr 1 (lista ujęć, inspiracje, wymagane formaty).
3. Zamawiający zapewnia w umówionym czasie: dostęp do miejsca sesji, obecność osób fotografowanych, produkty i materiały do sesji, [stylizację i makijaż / nie dotyczy]. Czas oczekiwania na osoby albo produkty ponad [liczba] minut wlicza się w czas sesji.
4. Przedłużenie sesji na życzenie Zamawiającego kosztuje [kwota] zł netto za każdą rozpoczętą godzinę.

§ 2. Liczba ujęć, retusz i formaty

1. Wykonawca dostarcza [liczba] obrobionych zdjęć, wybranych [przez Zamawiającego z galerii podglądowej / przez Wykonawcę].
2. Retusz podstawowy (kadrowanie, korekcja kolorów i światła, wyrównanie skóry, usunięcie drobnych niedoskonałości) jest w cenie. Retusz zaawansowany (montaż, wymiana tła, usuwanie elementów, zmiana proporcji) kosztuje [kwota] zł netto za ujęcie i wymaga osobnego zlecenia e-mailem.
3. Zdjęcia dostarczane są w formacie JPG w rozdzielczości do druku oraz w wersji do internetu [oraz TIFF / PSD za dopłatą [kwota] zł]. Wykonawca nie przekazuje plików nieobrobionych ani ujęć niewybranych.
4. Dodatkowe zdjęcia ponad liczbę z ust. 1 kosztują [kwota] zł netto za ujęcie i są objęte licencją z § 5 na tych samych warunkach.

§ 3. Terminy, poprawki i odbiór

1. Wykonawca udostępnia galerię podglądową w terminie [liczba] dni roboczych od sesji. Zamawiający dokonuje wyboru w terminie [liczba] dni roboczych; brak wyboru w tym terminie upoważnia Wykonawcę do dokonania wyboru samodzielnie.
2. Wykonawca oddaje obrobione zdjęcia w terminie [liczba] dni roboczych od wyboru, w galerii dostępnej przez co najmniej [liczba] dni. W tym czasie Zamawiający pobiera pliki i zabezpiecza je we własnym zakresie.
3. Zamawiający zgłasza uwagi do retuszu w terminie [liczba] dni roboczych od oddania, jednorazowo i łącznie. Wykonawca wprowadza jedną rundę poprawek w ramach retuszu podstawowego w terminie [liczba] dni roboczych. Kolejne rundy są płatne według § 2 ust. 2.
4. Brak uwag w terminie z ust. 3 albo rozpoczęcie korzystania ze zdjęć oznacza odbiór dzieła bez zastrzeżeń.

§ 4. Wynagrodzenie i faktura

1. Wynagrodzenie za wykonanie sesji, wybór i obróbkę wynosi [kwota] zł netto.
2. Wynagrodzenie za udzielenie licencji na polach z § 5 wynosi [kwota] zł netto i obejmuje wszystkie wymienione tam pola łącznie.
3. Do kwot netto dolicza się podatek VAT według stawki [stawka] [albo: Wykonawca jest zwolniony z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, a kwoty są kwotami ostatecznymi].
4. W terminie [liczba] dni od zawarcia umowy Zamawiający wpłaca zadatek w wysokości [kwota] zł na rachunek [numer rachunku]; do zadatku stosuje się art. 394 Kodeksu cywilnego. Pozostałą część wynagrodzenia Zamawiający płaci na podstawie faktury wystawionej po odbiorze, w terminie [liczba] dni od jej doręczenia.
5. Licencja z § 5 wchodzi w życie z chwilą zapłaty całości wynagrodzenia. Do tej chwili Zamawiający może używać zdjęć wyłącznie do wewnętrznej oceny.
6. Za opóźnienie w zapłacie Wykonawcy przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.

§ 5. Licencja

1. Wykonawca udziela Zamawiającemu licencji niewyłącznej na korzystanie z dostarczonych zdjęć na czas [oznaczony: [liczba] lat od dnia oddania / nieoznaczony], na terytorium [Polski / bez ograniczeń terytorialnych], wyłącznie w związku z działalnością Zamawiającego i promocją jego marki [nazwa marki].
2. Licencja obejmuje następujące pola eksploatacji, każde wskazane osobno:
3. Utrwalanie i zwielokrotnianie techniką cyfrową na potrzeby pól wymienionych niżej.
4. Publiczne udostępnianie na stronie internetowej Zamawiającego [adres] i w jego profilach w mediach społecznościowych [nazwy profili] w publikacjach organicznych (niepłatnych).
5. Druk materiałów firmowych: wizytówki, ulotki, katalogi, oferty, roll-upy, w nakładzie do [liczba] egzemplarzy: [tak / nie].
6. Reklama płatna w internecie (kampanie w wyszukiwarkach i mediach społecznościowych): [tak / nie], przez okres [liczba] miesięcy.
7. Reklama zewnętrzna i prasowa (billboardy, citylighty, ogłoszenia w prasie): [tak / nie].
8. Materiały wewnętrzne i rekrutacyjne (intranet, prezentacje, ogłoszenia o pracę): [tak / nie].
9. Zamawiający może przekazywać zdjęcia swoim podwykonawcom (agencja, drukarnia, twórca strony) wyłącznie w celu realizacji pól z ust. 3 do 8. Dalsza sublicencja, sprzedaż i przekazywanie zdjęć innym podmiotom nie są dozwolone.
10. Zamawiający może kadrować zdjęcia, nakładać na nie tekst i logo oraz dopasowywać kolorystykę do identyfikacji wizualnej. Montaż zmieniający treść ujęcia, umieszczenie zdjęcia w kontekście naruszającym dobre imię osób przedstawionych i wykorzystanie w materiałach politycznych lub religijnych wymagają odrębnej zgody Wykonawcy.
11. Jeżeli licencja jest udzielona na czas nieoznaczony, strony wyłączają możliwość jej wypowiedzenia przez Wykonawcę, z wyjątkiem rażącego naruszenia jej warunków przez Zamawiającego.
12. Rozszerzenie licencji o kolejne pola, czas albo terytorium następuje aneksem w formie dokumentowej za wynagrodzeniem [kwota / ustalonym osobno].

§ 6. Przeniesienie praw i licencja wyłączna

1. Umowa nie przenosi autorskich praw majątkowych i nie udziela licencji wyłącznej. Prawa te pozostają przy Wykonawcy.
2. Przeniesienie autorskich praw majątkowych oraz udzielenie licencji wyłącznej wymagają odrębnej umowy zawartej w formie pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 i art. 67 ust. 5 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych), z wyraźnym wskazaniem pól eksploatacji i wynagrodzenia, ustalonego osobno od wynagrodzenia z § 4.

§ 7. Prawa osobiste i portfolio

[Zostaw jeden wariant. Przed wysłaniem umowy usuń drugi wariant, oznaczenia „Wariant A/B” i to zdanie.]

1. Wariant A: Zamawiający oznacza autorstwo zdjęć w formie „fot. [imię i nazwisko]” wszędzie, gdzie jest to technicznie możliwe, w szczególności na stronie internetowej i w druku. W publikacjach w mediach społecznościowych oznaczenie może mieć formę odesłania do profilu Wykonawcy [nazwa profilu].
2. Wariant B: Wykonawca zezwala na rozpowszechnianie zdjęć bez oznaczania autorstwa. Zezwolenie nie oznacza zrzeczenia się autorstwa ani zgody na przypisanie go innej osobie.
3. Wykonawca może prezentować zdjęcia z sesji w swoim portfolio (strona internetowa, media społecznościowe, konkursy branżowe) [od dnia oddania / od dnia [data] / po pierwszej publikacji przez Zamawiającego], z zastrzeżeniem zgód osób fotografowanych z § 8. Do tego dnia Wykonawca zachowuje w poufności produkty, projekty i informacje Zamawiającego, które poznał przy sesji.
4. Zamawiający nie usuwa ze zdjęć ani nie zmienia metadanych o autorze.

§ 8. Osoby fotografowane

1. Osoby fotografowane (pracownicy, współpracownicy, modelki i modele) udzielają przed sesją zgody na utrwalenie i rozpowszechnianie wizerunku na polach i przez czas z § 5 oraz, jeśli tak postanowią, na portfolio Wykonawcy z § 7, na formularzu stanowiącym Załącznik nr 2.
2. Zgody od własnych pracowników i współpracowników zbiera Zamawiający i przekazuje je Wykonawcy najpóźniej w dniu sesji. Zgody od osób zaangażowanych przez Wykonawcę zbiera Wykonawca. Wynagrodzenie osób z castingu ponosi [Zamawiający / Wykonawca] w kwocie [kwota].
3. Wykonawca nie odpowiada za brak zgody osoby, którą Zamawiający skierował do sesji bez podpisanego formularza. Odwołanie zgody przez osobę fotografowaną po sesji nie jest niewykonaniem umowy przez Wykonawcę; każda ze stron zaprzestaje wtedy rozpowszechniania zdjęć z jej wizerunkiem w zakresie objętym odwołaniem.
4. Zamawiający i Wykonawca są odrębnymi administratorami danych osobowych osób fotografowanych: Zamawiający w zakresie korzystania ze zdjęć na polach z § 5, Wykonawca w zakresie wykonania umowy, archiwum i portfolio. Każda ze stron wypełnia wobec tych osób własny obowiązek informacyjny.

§ 9. Zmiana terminu, odwołanie i kary umowne

1. Zamawiający może jednokrotnie przenieść termin sesji bez dopłaty, zgłaszając to najpóźniej [liczba] dni roboczych przed terminem. Późniejsze przeniesienie kosztuje [kwota] zł netto. Odwołanie sesji przez Zamawiającego jest niewykonaniem umowy z przyczyn, za które odpowiada Zamawiający; Wykonawca zachowuje wtedy zadatek.
2. Jeżeli Wykonawca nie może wykonać sesji z przyczyn, za które odpowiada, Zamawiający może żądać zwrotu zadatku w podwójnej wysokości. Jeżeli przyczyna leży poza obiema stronami (choroba, zdarzenie losowe), strony wyznaczają nowy termin, a w braku porozumienia Wykonawca zwraca zadatek w pojedynczej wysokości.
3. [Wariant z karami: Za opóźnienie w oddaniu zdjęć z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy Zamawiającemu przysługuje kara umowna [liczba] % wynagrodzenia z § 4 ust. 1 za każdy dzień roboczy, łącznie nie więcej niż [liczba] %. Za korzystanie ze zdjęć poza polami, czasem albo terytorium licencji Wykonawcy przysługuje kara umowna w wysokości [liczba] % wynagrodzenia z § 4 ust. 2 za każde naruszenie. Strony mogą dochodzić odszkodowania przewyższającego kary umowne.]
4. [Wariant bez kar: Strony nie zastrzegają kar umownych. Odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy regulują przepisy Kodeksu cywilnego.]

§ 10. Postanowienia końcowe

1. Umowa zawierana jest w formie dokumentowej. Za jej zawarcie strony uznają akceptację treści przez osobę reprezentującą Zamawiającego w Strefie klienta (zapis imienia i nazwiska, chwili akceptacji oraz skrótu adresu IP) albo złożenie przez strony podpisów własnoręcznych. Osoba akceptująca oświadcza, że jest umocowana do zawarcia umowy w imieniu Zamawiającego.
2. Zmiany umowy wymagają co najmniej formy dokumentowej, z zastrzeżeniem § 6 ust. 2.
3. Odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu umowy jest ograniczona do wysokości otrzymanego wynagrodzenia, co nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.
4. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Kodeks cywilny oraz ustawę o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Sądem właściwym dla sporów jest sąd właściwy dla siedziby Wykonawcy.
5. Załączniki: nr 1 brief i lista ujęć, nr 2 wzór zgody osoby fotografowanej.

Wykonawca: [imię i nazwisko, data]

Zamawiający: [imię i nazwisko, stanowisko, data]