Fakturownia i CRM dla fotografa: faktura ze zlecenia jednym kliknięciem

Bez połączenia fakturowanie wygląda tak: otwierasz zlecenie, kopiujesz nabywcę, adres, usługę i kwotę, przełączasz się do Fakturowni, wystawiasz, pobierasz PDF i wgrywasz go z powrotem. Po połączeniu zostaje jedno okno. Nabywca przychodzi z karty klienta, usługa z pola „Usługa”, kwota z ceny zlecenia (a bez niej z zaakceptowanej wyceny albo sumy płatności), data sprzedaży z terminu zlecenia. Fakturownia dalej robi to, co umie najlepiej: numeruje, wstawia dane sprzedawcy, pilnuje KSeF. Blendia pilnuje reszty: klienta, płatności i Strefy klienta.

Blendia wysyła fakturę na adres Twojego konta w Fakturowni razem z własnym identyfikatorem dokumentu. Fakturownia nadaje numer według Twojej serii i odsyła fakturę, a Blendia od razu pobiera jej PDF. Ten plik robi cztery rzeczy naraz: trafia do rejestru (Finanse → Faktury, status „Zarejestrowana”), tworzy płatność do odhaczenia, pojawia się w Strefie klienta w sekcji „Faktura” i idzie do klienta e-mailem od Blendii. Jeśli Fakturownia odrzuci dane, zobaczysz powód z nazwą pola, na przykład „NIP nabywcy: nie może być puste”, a w Blendii nic nie zostanie zapisane.

Fakturownia to jedyny z połączonych programów, w którym z Blendii wystawisz także rachunek. W „Domyślny dokument” wybierasz „Faktura” albo „Rachunek”, a przy każdym wystawieniu możesz to zmienić. Jeśli na koncie w Fakturowni masz kilka firm albo działów, klikasz „Zmień firmę, która wystawia” i wskazujesz właściwą; jej nazwę, NIP, adres i rachunek wstawi Fakturownia. Przy jednej firmie Blendia wybiera ją sama. Przy fakturze wystawionej w Fakturowni masz też przycisk „Otwórz w Fakturowni”, który prowadzi prosto do dokumentu w programie.

KSeF obsługuje Fakturownia według ustawień Twojego konta. Blendia przy każdej fakturze wysyła informację, czy nabywca jest firmą, bo od tego zależy wysyłka do KSeF, a potem pokazuje stan („przyjęta”, „w trakcie wysyłki”, „błąd wysyłki”) i numer KSeF. Gdy numer się pojawi, Blendia pobiera PDF ponownie, żeby klient miał wersję z numerem i kodem QR. Przy stawce „zw” Fakturownia przyjmuje podstawę zwolnienia jako tekst, więc wybierasz ją z listy (limit obrotu z art. 113 ustawy o VAT, art. 43 ust. 1, art. 82 ust. 3, dyrektywa VAT) albo wpisujesz własną.

Gdy w Blendii klikniesz „Oznacz jako opłaconą”, ta sama faktura dostaje status opłaconej w Fakturowni. „Cofnij opłacenie” też przechodzi do Fakturowni: faktura wraca tam do stanu wystawionej. W drugą stronę działa sprawdzanie: raz dziennie Blendia przegląda faktury z ostatnich 90 dni, a na karcie faktury możesz kliknąć „Odśwież z Fakturowni”. Wpłata zaznaczona w Fakturowni przechodzi do Blendii, ale sprawdzanie nigdy nie cofa opłacenia, które już masz.

Blendia składa adres wyłącznie w postaci twojafirma.fakturownia.pl, ze sprawdzonej nazwy konta, więc kod nie trafi pod inny adres. Kod sprawdzamy w Fakturowni, zanim go zapiszemy, i przechowujemy zaszyfrowany (AES-256-GCM). W ustawieniach widać tylko 4 ostatnie znaki, także dla Ciebie. Fakturownia potrafi zwrócić w komunikacie o błędzie pełny adres z kodem, dlatego Blendia czyści każdy taki komunikat, zanim go pokaże. „Rozłącz” kasuje zapisany kod.