inFakt i CRM dla fotografa: faktura ze zlecenia, KSeF jednym suwakiem

Dane do faktury masz już w zleceniu: nabywcę w karcie klienta, usługę w polu „Usługa”, kwotę w cenie albo zaakceptowanej wycenie. Bez połączenia przepisujesz je do inFakt i wgrywasz gotowy PDF z powrotem. Po połączeniu sprawdzasz jedno okno i klikasz „Wystaw w inFakt”. Faktura powstaje na Twoim koncie w inFakt, a gotowy dokument trafia do rejestru faktur, do ewidencji płatności i do Strefy klienta, skąd klient go pobiera. E-mail z linkiem do klienta wysyła Blendia.

inFakt przyjmuje fakturę jako zadanie i tworzy ją po swojej stronie. Blendia zapisuje numer zadania od razu i przez kilkanaście sekund sprawdza, czy faktura już powstała. Zwykle to kilka sekund, więc PDF wraca, zanim zamkniesz okno. Gdy inFakt potrzebuje więcej czasu, przy zleceniu pojawia się wiersz „Tworzy się w inFakt, jeszcze bez numeru” z przyciskiem „Pobierz PDF i dokończ”. Jeśli go nie klikniesz, Blendia dokończy fakturę w nocy i wyśle klientowi e-mail. Gdy inFakt odrzuci fakturę na etapie zadania, Blendia usuwa swój rekord, żeby rejestr nie pokazywał dokumentu, którego nie ma.

inFakt wysyła fakturę do KSeF tylko wtedy, gdy się go o to poprosi. Dlatego po połączeniu masz w Blendii suwak „Wysyłaj nowe faktury do KSeF”, domyślnie włączony. Włączony prosi inFakt o wysyłkę przy każdej nowej fakturze, wyłączony zostawia ją Tobie w inFakt. Suwak działa, jeśli masz włączoną integrację z KSeF w samym inFakt. Stan wysyłki i numer KSeF widzisz przy fakturze, a gdy numer się pojawi, Blendia pobiera nowy PDF z numerem i kodem QR.

inFakt wymaga, żeby faktura płatna przelewem miała rachunek bankowy dodany na koncie w inFakt. Blendia pobiera rachunek domyślny (dlatego klucz potrzebuje uprawnienia do odczytu rachunków) i wstawia go na fakturę. Jeśli na koncie nie ma żadnego rachunku, zanim cokolwiek zostanie wysłane, zobaczysz prośbę o dodanie go w inFakt (Ustawienia → Konta bankowe) albo o wybór płatności gotówką. Faktura powstaje od razu ze statusem wydrukowanej, bo pobranie PDF-a i tak by ją tak oznaczyło.

Podstawę zwolnienia dla stawki „zw” inFakt trzyma na własnej liście, więc Blendia ją od niego pobiera. Domyślnie to zwolnienie podmiotowe z art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT; przycisk „Zmień podstawę” pokazuje całą listę. Jeśli rozliczasz się ryczałtem, w polu „Stawka ryczałtu” wybierasz swoją stawkę, a Blendia wpisuje ją przy pozycji faktury. Stawkę dla swoich usług potwierdź z księgową. inFakt nie wystawia rachunków, więc tej opcji przy nim nie ma.

Blendia potrzebuje czterech uprawnień: api:invoices:read i api:invoices:write (faktury), api:account:read (nazwa konta) oraz api:sensitive:bank_accounts:read (tylko odczyt rachunku na przelew). Pozostałych nie zaznaczasz. Klucz sprawdzamy w inFakt przed zapisem, przechowujemy zaszyfrowany (AES-256-GCM) i nie pokazujemy nikomu, także Tobie: w ustawieniach widać 4 ostatnie znaki. Blendia nie zapisuje klucza w logach. „Rozłącz” go kasuje.