iFirma i CRM dla fotografa: faktura ze zlecenia z loginem i kluczem „Faktura”

W iFirmie prowadzisz księgowość, w Blendii zlecenia: zapytania, wyceny, umowy, terminy i galerie. Łącząc je, przestajesz przepisywać to samo dwa razy. Okno „Wystaw w iFirmie” zaczyna od danych zlecenia: nabywca i adres z karty klienta, usługa z pola „Usługa”, kwota brutto, data sprzedaży z terminu. Po zatwierdzeniu faktura powstaje w iFirmie, a jej PDF trafia do rejestru faktur, tworzy płatność do odhaczenia i pojawia się w Strefie klienta. E-mail do klienta wysyła Blendia, nie iFirma.

iFirma nie wymaga klucza aplikacji po stronie Blendii. Włączasz API w swoim koncie, generujesz klucz „Faktura” i wklejasz go w Blendii razem z loginem, czyli adresem e-mail, którym logujesz się do iFirmy. Hasła do iFirmy nie podajesz. Każde zapytanie Blendia podpisuje Twoim kluczem (podpis HMAC-SHA1, tak jak wymaga API iFirmy), więc sam klucz nie jest wysyłany w zapytaniu. W bazie leży zaszyfrowany (AES-256-GCM), a w ustawieniach widać 4 ostatnie znaki. API działa przy aktywnym pakiecie iFirmy.

iFirma wymaga przy nabywcy kodu pocztowego i miejscowości, także dla osoby prywatnej. Blendia sprawdza to przed wysłaniem i prosi o uzupełnienie adresu w oknie wystawiania. Pole „Zapisz te dane (firma, NIP, adres) w karcie klienta” zapamięta adres na kolejną fakturę. Druga zasada iFirmy: faktura musi mieścić się w miesiącu księgowym ustawionym w iFirmie. Gdy iFirma odrzuci fakturę z tego powodu, zobaczysz jej komunikat z podpowiedzią, gdzie zmienić miesiąc (Konfiguracja → Miesiąc księgowy).

iFirma, podobnie jak inFakt, wysyła fakturę do KSeF wtedy, gdy się ją o to poprosi. W Blendii decyduje o tym suwak „Wysyłaj nowe faktury do KSeF”, domyślnie włączony. Włączony prosi iFirmę o wysyłkę zaraz po wystawieniu; wyłączony zostawia ją Tobie w iFirmie. Jeśli iFirma odmówi wysyłki, faktura zostaje wystawiona, a do KSeF wyślesz ją w samej iFirmie. Stan i numer KSeF Blendia pokazuje przy fakturze, a po nadaniu numeru pobiera nowy PDF.

Przy stawce „zw” iFirma potrzebuje podstawy zwolnienia, więc ustawiasz ją w „Domyślny dokument”: z listy (najczęściej limit obrotu z art. 113 ustawy o VAT) albo jako własny tekst. Bez podstawy Blendia nie wyśle faktury „zw”. Stawkę ryczałtu ustawiasz w polu „Stawka ryczałtu”, a iFirma wpisuje ją przy pozycji. Oznaczenie faktury jako opłaconej zapisuje w iFirmie wpłatę na kwotę, która została do zapłaty, nigdy wyższą. Wpłata trafia do faktury po jej numerze.