Słowniczek pojęć
Zlecenie, etap, zapytanie, karta, galeria, moduł — co znaczy każde słowo w aplikacji.
Aplikacja używa kilkunastu słów w ściśle określonym znaczeniu. Poniżej każde z nich — bez informatycznego żargonu.
Zlecenie
Jedna robota dla jednego klienta: sesja rodzinna, ślub, reportaż z eventu, film reklamowy, dzień zdjęciowy dla firmy. Jeden klient może mieć wiele zleceń (np. sesja ciążowa, potem noworodkowa, potem roczek). Wszystko, co robisz dla klienta w danej sprawie — karta, galeria, płatności, wycena, dokumenty — jest przypięte do zlecenia, nie do klienta.
Dawniej w aplikacji zlecenie nazywało się „sesją”. Słowo „sesja” zostało tylko jako rodzaj zlecenia (np. „sesja rodzinna”), bo z aplikacji korzystają też filmowcy, a oni nie robią sesji.
Etapy zlecenia
Każde zlecenie jest zawsze w dokładnie jednym z sześciu etapów. Etap zmieniasz sam, jednym kliknięciem na stronie zlecenia.
| Etap | Co znaczy |
|---|---|
| Zapytanie | Klient wyraził zainteresowanie. Czekasz na szczegóły albo dopiero wysyłasz ofertę. |
| Wycena wysłana | Wysłałeś cenę i czekasz na decyzję. |
| Umowa podpisana | Umowa jest podpisana — w strefie klienta albo poza systemem. Czekacie na termin. |
| Termin umówiony | Klient potwierdził termin. Etap trwa aż do dostarczenia materiału, także po samym dniu zdjęciowym. |
| Dostarczone | Wysłałeś gotowe zdjęcia albo film. |
| Zakończone | Wszystko dostarczone i rozliczone. Zlecenie znika z bieżących list. |
Dwa pierwsze etapy („Zapytanie” i „Wycena wysłana”) to jeszcze nie praca — to leady. Dlatego takie zlecenia widzisz w sekcji Zapytania, a nie na liście zleceń.
Żaden etap nie jest obowiązkowy: jeśli pracujesz bez umowy, przesuwasz zlecenie prosto z „Wyceny wysłanej” na „Termin umówiony”. Aplikacja nigdy nie blokuje przesunięcia.
Zaliczka nie jest etapem ani plakietką — to wpis w Płatnościach (rodzaj „Zaliczka”). Gdy odhaczysz go jako opłacony, przy zleceniu na listach pojawi się dopisek „· zaliczka”.
Zapytanie
Zgłoszenie od kogoś, kto jeszcze nie jest Twoim klientem: wypełnił formularz na Twojej stronie, napisał na Instagramie, zadzwonił. Zapytanie leży w sekcji Zapytania i nie zaśmieca bazy klientów. Dopiero gdy klikniesz Utwórz klienta i zlecenie, powstaje klient i zlecenie w etapie „Zapytanie”.
Klient
Osoba albo firma, dla której pracujesz. Żeby zapisać klienta, wystarczy jedno pole: imię, e-mail, telefon albo Instagram. Do klienta możesz przypiąć tagi i notatki.
Strefa klienta
Strona dla klienta pod tajnym linkiem, bez logowania. Wspólna przestrzeń: Twoja wiadomość, lista zadań, dokumenty, pole „Twoje oczekiwania”, wiadomości. Jedna karta na jedno zlecenie.
Galeria
Strona pod linkiem, na której klient ogląda zdjęcia i filmy. Dwa rodzaje: podgląd (klient wybiera, które chce) i pełna (klient pobiera gotowe pliki). Galeria wygasa po ustalonym czasie.
Wycena
Oferta cenowa dla konkretnego zlecenia, złożona z pozycji (np. pakiet „Reportaż 8 h”, dojazd, album). Klient dostaje link, pod którym może zaakceptować wycenę albo ją odrzucić z powodem. Aplikacja nie pobiera pieniędzy — wycena jest dokumentem, nie płatnością.
Pakiet
Pozycja Twojego cennika, np. „Sesja rodzinna — 60 min, 30 zdjęć, 800 zł”. Z pakietów składasz wyceny jednym kliknięciem.
Płatność
Wpis w ewidencji: zaliczka, reszta albo inna kwota, z terminem i odhaczeniem „opłacona”. Ewidencja jest ręczna — aplikacja nie łączy się z Twoim bankiem.
Szablon wiadomości
Gotowa treść e-maila z „dziurami” do wypełnienia, np. {imię}, {data}, {godzina}. Aplikacja wstawia w nie dane klienta i zlecenia, więc wiadomość „Potwierdzam termin” piszesz raz.
Szablon dokumentu
To samo, ale dla umów i zgód: Twój własny wzór z polami, z którego aplikacja robi PDF z danymi klienta. Aplikacja nie dostarcza gotowych wzorów prawnych — treść jest Twoja.
Moduł
Część aplikacji, którą możesz wyłączyć, jeśli jej nie używasz: Galerie, Finanse, Dokumenty, przypomnienia, prośby o opinię, widok pipeline, sugestie AI. Wyłączony moduł znika z menu, dane zostają.
Link publiczny
Adres, który wysyłasz klientowi: do strefy klienta, galerii, wyceny albo formularza. Ma w sobie długi losowy ciąg znaków, więc nie da się go zgadnąć. Kto ma link, ten widzi stronę — traktuj go jak klucz. Galerię możesz dodatkowo zabezpieczyć hasłem.
Oś zdarzeń
Historia zlecenia na jego stronie: zmiany etapu, wysłane e-maile, przypomnienia, wybór zdjęć, wiadomości klienta. Pisze się sama.
Pipeline
Widok listy zleceń jako kolumn według etapów. Do włączenia lub wyłączenia w Zlecenia → Ustawienia zleceń. Nie musisz z niego korzystać — to tylko inny sposób patrzenia na tę samą listę.
Integracja, webhook, iCal
Sposoby na łączenie aplikacji z innymi programami. iCal to link, który wklejasz do kalendarza w telefonie, żeby widzieć w nim terminy zleceń. Webhook to adres, pod który jeden program wysyła drugiemu wiadomość „coś się stało”. Jeśli nie używasz Zapiera, Make ani systemów rezerwacji — nie potrzebujesz tego rozdziału. Więcej: Integracje.