Blendia

Pomoc

Jak zacząć pracę z CRM

Pierwsze pół godziny: od założenia konta do pierwszego zlecenia i galerii. Bez żargonu.

Ten poradnik przeprowadzi Cię od pustego konta do pierwszego zlecenia, karty dla klienta i galerii. Zajmie to około pół godziny. Nie musisz niczego instalować ani nic „konfigurować” — aplikacja działa w przeglądarce, na komputerze i na telefonie.

Jedna rzecz do zapamiętania: w tej aplikacji zlecenie to jedna robota dla jednego klienta — sesja, ślub, film, reportaż. Wszystko inne (karta, galeria, płatności, dokumenty) wisi na zleceniu.

Krok 1: Załóż konto

  1. Wejdź na stronę rejestracji.
  2. Wpisz swój e-mail, imię i nazwisko oraz hasło (co najmniej 8 znaków).
  3. Kliknij Załóż konto.

Jeśli dostaniesz e-mail z prośbą o potwierdzenie adresu, kliknij link w tej wiadomości. Potem zaloguj się i trafisz na ekran Dziś.

Krok 2: Przejdź przez kreator „Witaj”

Po pierwszym zalogowaniu aplikacja prowadzi Cię przez trzy krótkie kroki. Najpierw Kim jesteś: imię i nazwisko (wypełnione z rejestracji albo z konta Google), nazwa firmy i telefon — tylko imię jest obowiązkowe, resztę możesz zostawić na później. Kliknij Dalej.

Potem pytanie „Czym się zajmujesz?” z czterema odpowiedziami: sesje i śluby, nieruchomości i komercja, film i wideo, albo „chcę zacząć od minimum”.

To nie jest ankieta — od odpowiedzi zależy, które części aplikacji będą widoczne w menu. Aplikacja pokaże Ci listę modułów z proponowanymi przełącznikami. Możesz każdy przestawić, a potem kliknąć Zapisz moduły. Możesz też kliknąć Pomiń — wtedy wszystko zostaje włączone.

Nic nie jest ostateczne. Moduły włączasz i wyłączasz później w Ustawienia → Moduły aplikacji. Cały kreator uruchomisz ponownie wpisując w wyszukiwarce „start”. Wyłączony moduł znika z menu, ale dane w nim zostają. Więcej: Moduły.

Krok 3: Uzupełnij dane firmy (2 minuty)

Jeśli w kreatorze pominąłeś nazwę firmy albo robisz umowy, wejdź w Ustawienia (ostatnia pozycja w menu po lewej). W sekcji Dane firmy wpisz nazwę firmy, NIP i adres; w sekcji Twoje dane — telefon. Te dane trafią później automatycznie do umów, do nagłówków galerii i do wiadomości do klientów, więc nie będziesz musieć ich nigdzie przepisywać.

Kliknij Zapisz zmiany. Zobaczysz potwierdzenie „Zapisano zmiany.”.

Jedna zasada zapisu w całej aplikacji. Pole tekstowe, liczbę, datę i pole wyboru zapisuje przycisk — każdy formularz ma na dole „Zapisz zmiany” (albo „Zapisz szablon”, „Zapisz pakiet”), który jest szary, dopóki nic nie zmienisz, a gdy zmienisz, obok stoi „Niezapisane zmiany.” i przeglądarka ostrzeże Cię przed zamknięciem karty. Suwak (przełącznik włącz/wyłącz) zapisuje się sam od razu i potwierdza to pigułką „Zapisano zmiany.”. Przycisk z czasownikiem („Oznacz zaliczkę”, „Dodaj płatność”, zmiana etapu, „Usuń”) robi dokładnie to, co mówi, od razu. Nic nie zapisuje się po wyjściu z pola ani w tle.

Krok 4: Dodaj pierwszego klienta

  1. Wróć na Dziś i kliknij Dodaj klienta.
  2. Wpisz, co masz. Wystarczy jedno pole: imię, e-mail, telefon albo nick z Instagrama.
  3. Kliknij Dodaj i przejdź dalej.

Otworzy się strona klienta. Tu z czasem zbierzesz jego zlecenia, notatki i tagi. Więcej: Klienci.

Krok 5: Stwórz pierwsze zlecenie

Na stronie klienta kliknij Nowe zlecenie.

  • Nazwa zlecenia — jak chcesz je widzieć na liście, np. „Nowakowie, sesja rodzinna” albo „Kasia i Tomek, film ślubny”.
  • Rodzaj zlecenia — gatunek: sesja rodzinna, ślub, reportaż, film reklamowy. Podpowiada się później w wiadomościach.
  • Data i godzina — jeśli termin jest już ustalony. Bez daty zlecenie ląduje w etapie „Zapytanie”, z datą — od razu w „Termin umówiony”.
  • Lokalizacja — gdzie się spotykacie.

Kliknij Zapisz zlecenie. Otworzy się strona zlecenia: to Twoje centrum dowodzenia dla tej roboty. Więcej: Zlecenia i etapy.

Krok 6: Udostępnij klientowi strefę klienta

Każde zlecenie ma od razu swoją strefę klienta: stronę pod tajnym linkiem, którą klient otwiera bez żadnego konta i hasła. Na stronie zlecenia znajdź sekcję Strefa klienta — jest tam:

  • pasek z aktualnym etapem (klient widzi, na czym stoicie),
  • wycena do akceptacji, gdy ją wyślesz,
  • formularz z Twoimi pytaniami do klienta,
  • Twoja wiadomość powitalna,
  • lista zadań (np. „przygotuj stroje”, „wyślij listę gości”), którą klient sam odhacza,
  • miejsce na dokumenty od Ciebie i od klienta,
  • pole „Twoje oczekiwania”, w którym klient opisuje, na czym mu zależy,
  • okno wiadomości do Ciebie.

Skopiuj link przyciskiem Kopiuj link do strefy klienta i wyślij klientowi tak, jak zwykle rozmawiacie: Messenger, Instagram, SMS, e-mail. Ten sam link działa przez całe zlecenie — od wyceny po galerię. Więcej: Strefa klienta.

Krok 7: Po realizacji — galeria

Gdy masz gotowe zdjęcia albo film, wejdź w Galerie → Nowa galeria (albo na stronie zlecenia w sekcję dostawy).

  • Podgląd — klient wybiera, które zdjęcia chce mieć obrobione. Ty dostajesz jego listę.
  • Pełna galeria — klient pobiera gotowe pliki, pojedynczo albo wszystkie naraz.

Wgraj pliki (zdjęcia do 10 MB, filmy do 200 MB), skopiuj link, wyślij. Galeria sama wygaśnie po ustalonym czasie (maksymalnie 60 dni), więc nie płacisz za wieczne przechowywanie. Więcej: Galerie.

Krok 8: Włącz to, co ma iść samo

Dwie rzeczy warto włączyć od razu, bo pracują za Ciebie:

  1. Formularz zapytania (menu Zapytania → Formularz). Włącz, skopiuj link, wstaw w bio na Instagramie albo na stronie. Każde zgłoszenie trafi do aplikacji jako zapytanie, a Ty dostaniesz powiadomienie i e-mail. Więcej: Zapytania.
  2. Przypomnienia o terminie (menu Komunikacja → Przypomnienia i opinie). Klient dostanie e-mail 48 godzin i 2 godziny przed terminem. Sam nie musisz o tym pamiętać.

Co dalej

  • Codziennie zaglądaj na ekran Dziś — pokazuje tylko to, co wymaga Twojej reakcji. Więcej: Ekran „Dziś”.
  • Zrób sobie 2–3 szablony wiadomości (potwierdzenie terminu, „zdjęcia gotowe”), żeby nie pisać tego samego po raz setny. Więcej: Komunikacja.
  • Jeśli bierzesz zaliczki albo wystawiasz wyceny, zobacz Finanse.
  • Jeśli coś jest niejasne, przy większości pól w aplikacji stoi ikona ? — kliknij ją, a dostaniesz krótkie wyjaśnienie. Wszystkie te wyjaśnienia w jednym miejscu: Słownik pól.
  • Nie wiesz, gdzie coś jest? U góry ekranu jest pole Szukaj funkcji… (albo klawisze Ctrl+K). Wpisz po swojemu: „nowy klient”, „urlop”, „umowa”, „hasło”, nazwisko klienta — i naciśnij Enter. Czynność otworzy się od razu, np. „nowy klient” otwiera okno dodawania klienta.
Słowniczek pojęć