Umowy i podpisy
Umowa podpisana w strefie klienta albo na papierze — obie drogi kończą się tak samo.
Umowę z klientem możesz podpisać na dwa sposoby — aplikacja traktuje je równorzędnie i oba kończą się tym samym stanem Podpisana:
- Cyfrowo w strefie klienta — wysyłasz umowę, klient czyta ją pod swoim linkiem, wpisuje imię i nazwisko, zaznacza potwierdzenie i klika Podpisuję umowę.
- Ręcznie, poza systemem — podpisujecie na papierze, przez DocuSign albo w jakikolwiek inny sposób, a Ty odnotowujesz to w aplikacji: data podpisania, opcjonalnie kto podpisał i skan.
Umowy prowadzisz na stronie zlecenia, w sekcji Umowa. Podpisana umowa daje plakietkę Umowa podpisana przy nazwie zlecenia i pozwala przesunąć je na etap Umowa podpisana.
Treść
Nowa umowa otwiera edytor. Treść możesz:
- napisać od zera,
- wstawić przyciskiem Wstaw przykładowy wzór — prosty wzór umowy o wykonanie usługi fotograficznej lub filmowej,
- wziąć z własnego wzoru z Dokumentów (lista Albo z Twojego wzoru).
W obu ostatnich wypadkach pola takie jak {klient_imię}, {data_sesji} czy {cena} są już wypełnione danymi tego zlecenia. Zapis przyciskiem Zapisz umowę.
Wzór jest pomocniczy, nie jest poradą prawną. Treść umowy jest Twoja i za nią odpowiadasz — przeczytaj ją, dopasuj do siebie, a w razie wątpliwości skonsultuj z prawnikiem.
Dlaczego wzór mówi o licencji, a nie o przeniesieniu praw autorskich? Bo przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności — kliknięcie w strefie klienta by go nie uniosło. Licencja niewyłączna jest skuteczna w zwykłej formie dokumentowej i zwykle jest tym, czego chcecie oboje: klient korzysta ze zdjęć prywatnie, Ty zachowujesz prawo do pokazania ich w portfolio. Jeśli potrzebujesz przeniesienia praw albo licencji wyłącznej, podpiszcie umowę na papierze i oznacz ją jako podpisaną ręcznie.
Wysłanie do podpisu
Wyślij umowę do podpisu robi trzy rzeczy:
- zamraża treść — od tej chwili umowa się nie zmienia, bo klient podpisuje dokładnie to, co widzi,
- pokazuje ją w strefie klienta w sekcji Umowa,
- wysyła klientowi e-mail z linkiem, jeśli ma zapisany adres. Jeśli nie ma, przekaż mu link do strefy sam.
Wysłaną umowę możesz wysłać ponownie albo anulować (zniknie ze strefy klienta). Edytować jej już nie można — jeśli chcesz zmienić treść, anuluj i napisz nową.
Podpis klienta
Klient w strefie klienta przewija umowę do końca (dopóki tego nie zrobi, podpis jest zablokowany), wpisuje imię i nazwisko, zaznacza potwierdzenie i klika Podpisuję umowę.
Aplikacja zapisuje: imię i nazwisko, chwilę podpisania, skrót adresu sieciowego (nigdy samego adresu) i skrót treści umowy. To zwykła forma dokumentowa — wystarczająca dla umowy o usługę z licencją, ale nie jest to kwalifikowany podpis elektroniczny.
Dostajesz powiadomienie w dzwonku i wpis na osi zdarzeń zlecenia.
Podpis poza systemem
Oznacz jako podpisaną ręcznie działa w dowolnym momencie — także wtedy, gdy nigdy nie wysyłałeś umowy przez aplikację. Podajesz:
- datę podpisania (domyślnie dzisiejszą),
- kto podpisał — opcjonalnie,
- skan umowy — opcjonalnie, PDF albo zdjęcie do 5 MB; plik trafia do dokumentów zlecenia i widzi go klient.
Zlecenie wygląda potem tak samo jak przy podpisie cyfrowym: plakietka, powiadomienie, wpis na osi zdarzeń. Różnica jest tylko w opisie („poza systemem”) i w tym, że nie ma zapisu adresu sieciowego ani skrótu treści — bo nie było czego zapisać.
Unieważnienie i nowa wersja
Warunki się zmieniły po wysłaniu albo po podpisaniu? Umowy nie da się usunąć — to, co klient widział i podpisał, zostaje. Zamiast tego jest Unieważnij i utwórz nową wersję:
- Potwierdzasz (możesz dopisać powód, np. „zmiana terminu i zakresu”).
- Stara umowa znika ze strefy klienta i trafia do Historii wersji pod aktywną umową — z treścią, skrótem i zapisem podpisu.
- Od razu otwiera się nowa wersja z tą samą treścią do poprawienia. Wysyłasz ją tak jak pierwszą; klient dostaje e-mail i podpisuje nową.
Jeśli zlecenie stało na etapie Umowa podpisana, a żadna inna umowa nie jest podpisana, wraca na Wycena wysłana — pipeline nie twierdzi, że podpis jest, kiedy go nie ma.
Szkicu, którego klient nigdy nie widział, nie trzeba unieważniać: ma zwykły przycisk Usuń.
Czego aplikacja nie robi
Nie generuje PDF-a podpisanej umowy, nie ma podpisu kwalifikowanego i nie wysyła umów do zewnętrznych systemów podpisu. Skan podpisanej umowy trzymasz jako załącznik.